Administrativa utvecklingsprojekt: Projektprocessen och mallar

Beskriver på ett övergripande plan idén till projektet. Idén kan exempelvis handla om att tillgodose ett behov, åtgärd som leder till kostnadsbesparing, lösa ett problem eller avhjälpa situationer som man inte är nöjd med. Projektidén skrivs ner i ”Mall idébeskrivning AU-projekt” som finns nedan.

Projektidén skall nu konkretiseras i en förstudie för att ge ett tillförlitligt beslutsunderlag. 

Förstudien är till för att ge de svar som behövs för att kunna bedöma förslagets värde och genomförbarhet. Den skall utmynna i exempelvis en rekommendation, förslag på arbetssätt för framtida projekt eller utvärdering av olika alternativ.

Förstudien godkänns av Universitetsdirektör i samråd med AU-chef och får då ett BP 2 beslut. När förstudien är genomförd skall resultatet redovisas i ”Mall resultat förstudie AU-projekt”. Resultatet från förstudien fungerar sedan som ett beslutsunderlag för beställaren om hur projektet sedan skall drivas vidare eller om det ens skall drivas vidare.

Förstudien skall diarieföras – mer information om det finns på registraturets hemsida.

När förstudien har fått sitt BP 2 beslut kontaktas Ekonomiavdelningen för att få ett projektnummer. Maila till redovisning@ki.se - uppge ansvarig avdelning och vem som kommer att fungera som attestant för projektet.

Om det rör sig om ett mindre projekt eller ett tvingande projekt kan en förstudie vara överflödig – resonera med AU-chef huruvida det är aktuellt med en förstudie i ditt fall om du är tveksam.

Om förstudiemallen

Några av rubrikerna i förstudiemallen som är värda att utveckla:

3. 1 Syfte

Beskriva vad det slutgiltiga syftet med tänkt projekt är och vad förstudien skall belysa. Beskriv också konsekvenserna om det önskade projektet inte genomförs.

3. 2 Mål

Beskriv vad förstudien är tänkt att utmynna i – exempelvis en rekommendation eller utvärdering av olika alternativ. Det är alltså inte det slutgiltiga projektets mål som skall definieras här.

4. Planering förstudie, 5. Organisation samt 6. Ekonomi

De resurser, kostnader och tid som definieras här skall avse arbetet med själva förstudien och alltså inte det slutgiltiga projektet.

Nu är det dags för en formell beställning av projektet i form av en projektbeställning (Mall Projektbeställning AU-projekt).

Projektbeställningen fastställs av beställaren och syftar till att beskriva och avgränsa uppdraget, definiera mål samt att göra en uppskattning över projektets kostnad, tid och resursbehov.

Tidskonflikt mellan löpande arbete och projektaktiviteter är vanligt för de resurser som deltar i projekt. För att säkerställa att de resurser som behövs för att driva projektet finns tillgängliga under önskad period upprättas därför ett resurskontrakt (Mall Resurskontrakt AU-projekt) med respektive resursägare. Så säkerställa att projekt inte startar utan tillgängliga resurser. Projektbeställningen godkänns av Universitetsdirektör och i samband med det får projektet sitt BP 3 beslut.

Om projektbeställningen

Fyll i N/A på de rubriker i projektbeställningen som inte är relevanta för det aktuella projektet. 

Några av rubrikerna i Projektbeställningen som är värda att utveckla:

3. 1 Syfte

Det slutgiltiga syftet med projektet - med andra ord det som projektet ska leda till - och konsekvenserna om det inte genomförs.

Exempel på formulering från projektet Forskarvy i VIS:

Syftet med projektet är att förse institutionerna med ett verktyg som på ett överskådligt och lättillgängligt sätt visar den ekonomiska statusen avseende forskningsprojekt på KI. Konsekvens om vi inte genomför projektet är att det kan blir otydligt för institutionerna vilka medel som det finns att röra sig med.

Syftet är med andra ord det som projektet skall leda till.

3.2 Mål

Vad utkomsten av projektet är och på vilket sätt som man har för avsikt att se till att syftet uppfylls.

Exempel på formulering från projektet Forskarvy i VIS:

Projektet kommer att skapas som en ny applikation i VIS (Verksamhetsinformationssystem) som kommer att hämta informationen från ekonomisystemet UBW.

Målet visar alltså på vilket sätt syftet skall kunna uppfyllas.

3.4 Effektmål

Vilken nytta eller effekter projektet förväntas ge i förlängningen.

Exempel på formulering från Forskarvy i VIS:

Nyttan med projektet är att institutionerna får tillgång till ett webbaserat system där informationen avseende forskningsprojekt är lättillgängligt och erbjuder kontroll över det ekonomiska flödet.

Effektmål visar alltså på vad den långsiktiga nyttan med projektmålet är.

I vissa fall är det inte relevant med ett effektmål – exempelvis vid tvingande aktiviteter kan det vara överflödigt med ett effektmål.

5.3 Förvaltningsorganisation samt 6.2 Förvaltningkostnader

I samband med projektbeställningen skall mottagande förvaltningsorganisation ha accepterat projektet. Nytillkomna framtida förvaltningskostnader som eventuellt uppstår på grund av projektet skall ha identifierats.

När projektbeställningen är beslutad skall en projektplan upprättas av projektledaren och stäms av med beställaren (Mall Projektplan AU-projekt).

Projektplanen fungerar som ett styrdokument för projektledaren och skall ge en detaljerad bild över hur projektet skall drivas för att nå syftet och målen definierade i projektbeställningen. Vad projektet förväntas leverera skall klart och tydligt framgå. 

Under genomförandefasen utförs själva projektet. Statusrapportering, riskhantering och styrgruppsmöten hålls löpande under projektets gång där projektledaren är sammankallande.

Resurser, tid, kostnad och förväntad utkomst skall vara definierade i projektplanen. Om någon av dessa under projektets gång markant avviker från planen skall en projektrevidering göras (Mall Projektrevidering AU-projekt). Denna mall skickas till AU-chef som gör en bedömning i samråd med Universitetsdirektören om hur projektet skall drivas vidare. När projektet är klar med sin leverans fattar styrgruppen ett BP 4 beslut om att Go Live.

Om Projektplanen

De avsnitt som återkommer från projektbeställningen går bra att kopiera in i projektplanen och behöver alltså inte omformuleras. I vissa fall är rubrikerna i projektplanen inte relevanta för det aktuella projektet – skriv då N/A under rubriken.

Några av rubrikerna i Projektplanen som är värda att utveckla:

3.5 Uppföljning effektmål

Beskriv hur man kan mäta att effektmålet har uppnåtts, vem som skall göra det och när i tid uppföljningen skall ske.

I vårt tidigare exempel avseende Forskarvy i VIS så var effektmålet följande:

Nyttan med projektet är att institutionerna får tillgång till ett webbaserat system där informationen avseende forskningsprojekt är lättillgängligt och erbjuder kontroll över det ekonomiska flödet.

Uppföljningen av effektmålet skulle då kunna vara:

Ett år efter implementering skall användartalet av relevanta användare vara 300 stycken. Detta kontrolleras i QVM av förvaltningsledaren för VIS.

Om nuvarande förvaltningsledare för VIS skulle sluta eller byta tjänst så är det den person som tar över rollen som förvaltningsledare som skall kontrollera uppföljningen av effektmålet. Man skall därför ange roll i uppföljningen av effektmål och inte person.

9. Risker

En riskanalys skall alltid göras för projektet. Riskanalysen görs av projektledaren tillsammans med projektgruppen och beställare/styrgrupp i syfte att identifiera eventuella hot mot projektet, kritiska aktiviteter samt händelser som kan försvåra genomförandet av projektet.

Riskanalysen kan göras på olika sätt och det finns ingen fastställd metod som skall användas utan det beslutar beställare och projektledare vad som är lämpligt. Under Hjälpmallar finns det exempel på olika riskanalyser.

Projektledaren skall när projektet är klart författa ett överlämningsdokument (Mall Överlämningsdokument AU-projekt) där bland annat eventuell restlista och kvarstående risker beskrivs.

Överlämningsdokumentet skall sedan tas emot av förvaltningen och/eller mottagande organisation. Efter det fattas ett BP 5 beslut om att avsluta projektet leverans. Detta besluts tas av styrgruppen.

Projektledaren får då uppdrag att författa en slutrapport (Mall Slutrapport AU-projekt) där bland annat den eventuella restlistan finns med. Man gör även en projektanalys där erfarenheter av projektet summeras.

Slutrapporten får ett BP 6 beslut av styrgrupp och universitetsdirektör och projektet är sedan formellt avslutat.

Projektkoden skall sedan avslutas hos Ekonomiavdelningen.