Resesäkerhet

Denna checklista är både till för dig som resande och dig som ansvarig chef. Inför varje resa ska en riskbedömning göras för att identifiera vilka hot och risker som finns. En riskbedömning görs så att vi kan säkerställa trygghet för våra resande. Riskbedömningen görs av medarbetare/ student/ forskare ihop med ansvarig chef. För högriskområden följer några extra åtgärder.

Gör en riskbedömning

Ta reda på information om resmålet. Ju mer du vet om klimat, religion, politiskt läge och brottslighet desto lättare har du att klara dig på egen hand och undvika för höga risker.
Titta igenom UD:s rekommendation: https://www.regeringen.se/uds-reseinformation/
För vidare stöd i bedömning kontakta sakerhetsenheten@ki.se
För resor till högriskområden ska det undvikas att resa ensam.
Tänk på att kravet på särskild riskbedömning för laboratoriearbete eller annat arbete med liknande risker även gäller på resa.

Inför resa

Undersök om vaccin behövs tas inför resan. Många vacciner behövs tas en lång tid innan resan: Vaccin.se
Kontrollera vilka regler som gäller för pass och visum, samt att ditt pass är tillgängligt.
KI har tjänstereseförsäkring genom Kammarkollegiet, där en digital personlig intygsmall för tjänsteförsäkring utfärdas av respektive institution och alltid ska tas med på resa: https://www.kammarkollegiet.se/vara-tjanster/forsakring-och-riskhantering/teckna-forsakring-och-bestall-intyg/bestall-forsakringsintyg
Vid resor inom EU ska även ett EU-kort beställas och tas med: EU-kort och vård utomlands - Försäkringskassan (forsakringskassan.se)
Om du på resan tar med dig produkter, prov, material, instrument, programvara eller teknisk information måste du kontrollera om det är farligt gods eller omfattas av exportkontroll, då tillstånd kan behövas alternativt kan det vara otillåtet att ta med.
Lägg till användbara telefonnummer såsom resebyrån, ansvarig chef, ambassad och konsulat. UD resklar och utrikesdepartementets rese-app ger dig aktuell information och konkreta tips.
Lägg in ICE (In case of emergency) i telefonens kontaktlista där nummer till nära anhörig i Sverige finns.
Ansvarig chef ska ha lagt in resandes telefonnummer.
Koppla ur mobilsvar när resande befinner sig i utlandet. Stäng även all datatrafik för att slippa dyra telefonräkningar.
Kontrollera om adapter behövs.
Ta bara med dig den information som du verkligen behöver.
Fundera över hur du skyddar den information du tar med dig. Information ska inför resa vara så långt det är möjligt både säkerhetskopierad och krypterad.
Kontrollera att du har tillgång till universitetets VPN-tjänst. Instruktioner finns på Medarbetarportalen.
Kontrollera att programvara och appar är uppdaterade.
Kontrollera att enheterna har automatisk låsning, lösenord/PIN-kod.
Ta bara med de enheter som du verkligen behöver – Tänk på att våra mobiltelefoner är en liten dator och innehåller mycket information.
Vid resor utanför EU - lämna om möjligt din dator hemma och ta med en lånedator.
För högriskområden ska ansvarig chef ha en kopia på resplan och bestämda kontakttider ska vara överenskomna.
Mer information finns här Resa i tjänsten | Medarbetare (ki.se) samt Goda råd på tjänsteresan - Kammarkollegiet

Boka resa

Du ska alltid boka din resa via KI:s avtalade resebyrå. Förutom att det är upphandlat och beslutat så ger det dig som resenär trygghet.
Resebyrån finns alltid till hjälp under hela resans gång.
Resebyrån arbetar med omvärldsbevakning och ser till att resan bokas med säkra bolag. Generellt sätt gäller att undvika om möjligt mellanlandningar, det är säkrare att flyga direkt, välj ett hotell med god säkerhetsstandard. Se till att du inte bor högre upp än brandstegar når. Undvik markplan och första våningen pga. inbrottsrisk och be om ett rum nära hissarna så slipper du obehaget att gå i långa korridorer, samt välj transportbolag som är välkända.
Då KI har en tjänst där vi löpande får information om olyckor och incidenter runt om i världen, informerar KI dig om det sker något i närområdet där du är. (Kontrollera att du har fyllt i kontaktperson i din reseprofil hos resebolaget ifall vi inte får tag på dig)

Under resan

Kontakta ansvarig chef vid överenskomna tider.
Tag för vana att kontrollera utrymningsvägar och brandsläckningsredskap på ditt boende.
Håll koll på dina enheter och var uppmärksam på din omgivning.
Använd sekretessfilter på skärmen så inte andra ser vad du gör.
Använd Eduroam (wifi)där det finns.
Koppla inte upp dina enheter mot publika öppna WiFi-nät.
Även anslutning till lösenordsskyddade nätverk, exempelvis på hotell, kan medföra stora risker. Var kritiskt inställd till frågor som ställs i samband med anslutning till nätverket.
Använd universitetets VPN-tjänst för att nå dina resurser vid universitetet.
Avaktivera bluetooth och positionstjänster du inte behöver under resan.
Koppla inte in okända tillbehör i datorn (ex USB).
Använd egen laddare – Fel laddare kan skada dina enheter och laddare riggade med skadlig kod förekommer.

Bra att veta

Nödnumret 112 fungerar inom hela EU. Numret är tillgängligt både från fasta och mobila telefoner.

Kontakta Falck Global Assistance om du hamnar i en nödsituation och snabbt behöver hjälp när du är utomlands.
Telefon: +46 8 587 717 49
Fax: +46 8 587 717 62
E-post: fga@se.falck.com

Efter resan

Kör en viruskoll på de enheter (även USB-minnen) du haft med dig på resan.
Var uppmärksam på eventuella phishing-försök eller kontakttagningar som kan ha koppling till din utlandsvistelse.
Återrapportera hur resan gick till närmsta chef.
Vid misstänkta händelser/ incidenter eller kontakttagningar kontakta sakerhetsenheten@ki.se.
Rapportera händelser/ incidenter i IA https://medarbetare.ki.se/rapportera-om-nagot-hant