Nyheter och pressmeddelanden om vetenskapliga artiklar
Kommunikationsavdelningen (KA) informerar journalister om forskning och annan verksamhet vid KI som kan vara av allmänt intresse. Det gör vi bland annat genom att skicka pressmeddelanden och nyhetstips om vetenskapliga artiklar, men också genom att till exempel dela nyheter i sociala medier.
Syftet med att skicka pressmeddelanden och nyhetstips är att via journalister och nyhetsredaktioner nå allmänheten och särskilda patient- eller yrkesgrupper. Fokus i KA:s arbete ligger på allmänintresset och att bedöma möjligheten för varje nyhet att förmedlas vidare av allmänna medier – så kallat nyhetsvärde.
För nyheter som bedöms ha mindre chans till genomslag med hjälp av pressmeddelanden och nyhetstips finns andra sätt att nå ut. Dels använder KA sociala medier, tidningen Medicinsk Vetenskap, podcasten Medicinvetarna och nyhetsbrevet Medicinvetaren. Dels kan forskare sprida forskningsnyheter på egen hand eller tillsammans med kommunikatörer på sin institution. Alla institutioner kan till exempel publicera nyhetsartiklar som syns på KI:s externa nyhetsplats.
Bedöm nyhetsvärdet på din studie
Innan du kontaktar KA, gör en egen bedömning av nyhetsvärdet på din studie:
- Är det originalresultat som presenteras i studien?
- Är resultaten opublicerade och accepterade av en högt rankad vetenskaplig tidskrift?
- Har studien letts från Karolinska Institutet?
- Är resultaten begripliga och relevanta för allmänheten, patienter eller en viss yrkesgrupp?
- Kan nyheten intressera nationella/internationella medier som Svenska Dagbladet, Dagens Medicin, Vetenskapsradion eller Reuters?
Om svaret är ja på dessa frågor, kontakta KA via presstjänstens funktionsmejl (se även info nedan). I sin bedömning tittar nyhetsredaktörerna även på strategiskt värde för KI. Det kan handla om aktuell samhällsdebatt, universitetsledningens prioriteringar eller publicering i tunga vetenskapliga tidskrifter som Science, Nature och New England Journal of Medicine. Bra bildmaterial ökar oftast nyhetsvärdet. Andra saker som kan påverka bedömningen är tidigare publicering på preprintserver eller risk för förtroendeskada.
Figur för prioriteringsstöd
Så tipsar du oss om forskningsnyheter
Hör av dig till KA så fort din vetenskapliga artikel har accepterats av en vetenskaplig tidskrift (preliminärt eller definitivt). Vänta inte tills du har fått publiceringsdatum eller artikeln redan ligger i PubMed.
Gör så här:
- Mejla pressinfo@ki.se och skriv två eller tre meningar om vad studien visar och i vilken tidskrift den ska publiceras.
- Om KA:s nyhetsredaktörer bedömer att det finns ett nyhetsvärde ber de dig eventuellt att fylla i ett längre formulär för nyheter/pressmeddelanden.
- Fyll i så fall i formuläret, bifoga den vetenskapliga artikeln (embargot respekteras) och invänta nyhetsredaktörernas bedömning. Det går också bra att fylla i formuläret direkt, KA återkommer därefter med förslag på kommunikationsinsatser.
Bra att veta
KI:s forskare producerar över 7000 artiklar per år. Konkurrensen om att få hjälp med ett pressmeddelande eller nyhet är tuff. Ibland erbjuder KA andra alternativ, så som enklare nyhetstips via mejl eller inlägg i sociala medier. Om det inte blir någon större kommunikationsinsats från KA den här gången kan du i stället använda dig av våra tips om hur du själv kan sprida din forskning, till exempel via sociala medier.
Nyhetsredaktörerna behöver minst två veckor för att ta fram ett nyhetspaket och vid behov samordna med samarbetsorganisationer. Ju snabbare du hör av dig efter tidskriftens acceptmeddelande, desto bättre.
Om du tror att artikeln kommer att publiceras direkt efter accept kan du behöva höra av dig redan innan det formella beskedet från tidskriften. Ytterligare en anledning att höra av sig i god tid är att nyhetsredaktörerna ofta går ut med förhandsinformation till betrodda journalister några dagar innan artikeln publiceras, under så kallat embargo.
Fixa bilder
Bra bilder och illustrationer kan öka medieintresset. Porträttbilder som medierna kan använda gratis (pressbilder) ska alltid bifogas pressmeddelanden och nyhetstips. Om du tar egna bilder, till exempel med mobilen, ska de ha formatet JPG och en filstorlek på minst några hundra KB (eller en upplösning på cirka 300 dpi) för att vara av tillräckligt hög kvalitet.
Ett alternativ till att ta egna bilder kan vara att du beställer dem från KI:s bildbyrå Bildmakarna, som kan internfakturera. Vissa institutionskommunikatörer kan också hjälpa till med att ta porträttbilder. Det händer att KA beställer och betalar för pressbilder, men inte regelmässigt.
Skriva och skicka ut
Pressmeddelanden är nyhetsartiklar med kontaktuppgifter till talespersoner, ofta med logotyp, bilder och annat underlag. Dessa skickas ut brett till många journalister och medier med hjälp av vanlig e-post och olika webbpubliceringsverktyg. Nyhetstips är kortare texter med kontaktuppgifter, som skickas riktat till en mindre grupp journalister.
Nyhetsartiklar och pressmeddelanden från KI bygger oftast på ansvarig forskares populärvetenskapliga underlag (se formuläret). Texten bearbetas av KI:s nyhetsredaktörer och ges en nyhetsmässig struktur, så att den blir intressant och begriplig för allmänheten. Ibland anlitar KA upphandlade frilansskribenter för arbetet.
Tidskriftens embargo (sekretess) respekteras och ansvarig forskare får alltid läsa och rätta eventuella sakfel före publicering eller utskick. I princip alla nyhetstexter översätts så att de finns på både svenska och engelska.
Samtliga pressmeddelanden publiceras på KI:s nyhetssajt på ki.se. Ofta delas nyheten också i något av KI:s konton i sociala medier – så om du vill tagga något särskilt konto är det bra om du meddelar oss i god tid.
Information om finansiärer och eventuella företagsintressen ska tydligt framgå i KI:s nyhetsartiklar och pressmeddelanden.
Om kontaktuppgifter
Notera att kommunikationsavdelningen ofta sparar talespersoners kontaktuppgifter i sin interna telefonbok. Mejla pressinfo@ki.se om du vill kolla dina kontaktuppgifter, ändra eller ta bort dem.
Roller, ansvar och att jobba effektivt
För bästa resultat bör nyhetsproduktionen bygga på ett samarbete, där båda parter respekterar varandras roller och tid.
- Det är nyhetsredaktörens ansvar att nyhetstexten blir så begriplig, välskriven och intressant presenterad som möjligt.
- Det är forskarens ansvar att fakta är korrekta och att nyhetstexten motsvarar de resultat som presenteras i den vetenskapliga artikeln.
Låt en (1) av artikelförfattarna ansvara för kontakten med skribenten/nyhetsredaktören. Som kontaktperson förväntas du förse KA med underlag i minst två arbetsveckor innan planerad publicering, om inte annat är överenskommet. Om underlaget kommer in för sent kan vi tvingas prioritera bort din nyhet. Tänk också på att anlitade frilansskribenter tar betalt per timme, så försök vara så tydliga och effektiva som möjligt när ni samarbetar.
I de flesta nyhetstexter och pressmeddelanden räcker det med att en talesperson/artikelförfattare citeras. I längre texter kan det ibland få plats med två talespersoner, men inte fler. Artikelförfattarna bör gemensamt fatta beslut om vem som ska vara talesperson innan ni kontaktar KA. Doktorander kan inte ensamma ansvara för kontakterna med KA eller medierna, utan ska alltid ha uppbackning av en handledare eller gruppledare.
Journalistens roll
Journalister har en annan roll än KI:s kommunikatörer och kan ställa andra och mer kritiska frågor om studiens tillvägagångssätt och resultat. Det är deras jobb och något som ska respekteras.
Om du är talesperson är det viktigt att det går att nå dig när nyheten släpps, så att journalisterna har möjlighet att ställa frågor. Uppdatera också din profilsida på ki.se (via KI RIMS) innan utskick så att profilsidan innehåller aktuell information om titel, forskningsområde och kontaktuppgifter.
Kontakt
Presstjänsten
Telefon: 08-524 860 77 | E-post: pressinfo@ki.se
Presstjänsten är öppen 09.00-17.00 på vardagar. Presstjänsten är stängd under jul-, nyårs-, påsk- och midsommarhelgerna. Under semestermånaderna på sommaren kan särskilda öppettider förekomma.