Projektet Införande av tillgodoräknande i Ladok
Tillgodoräknande kommer under 2026 att kunna hanteras digitalt via Ladoks funktionalitet för tillgodoräknande.
Bakgrund
Tillgodoräknandeprocessen på KI har fram till nu mestadels varit manuell i den mening att PDF-blanketter och så vidare har använts för att ansöka om tillgodoräknande. Ett försök har gjorts av enheten arkiv och registratur att digitalisera processen med hjälp av en modul till verktyget W3D3. Efter en pilot beslutades det att lägga ner initiativet eftersom verksamheten inte upplevde att det bidrog till ett mer effektivt eller smidigt arbetssätt.
Ladokkonsortiet lanserade 2018 funktionalitet för att studenter kan söka om tillgodoräknande i Ladok. En initial förstudie gjordes på KI 2018 där bedömningen var att funktionaliteten var för omogen för att då börja användas på KI. Studenten kunde endast ange i fritext vad som skulle tillgodoräknas och vilka meriter som var grund. Det saknades också möjlighet att automatdela ärenden till ärendekorgar samt saknades möjlighet att hantera ärende som fick avslag.
Funktionaliteten för att ansöka om tillgodoräknande i Ladok har förbättrats de senare åren. Detta ledde till att styrgruppen för objektet ”Utbildningsadministration” hösten 2024 fattade beslut om att tillgodoräknandefunktionaliteten i Ladok på nytt ska utredas. Med bakgrund av det utfördes en förstudie under våren 2025 för att utreda om den nya ISP-funktionaliteten i Ladok uppfyller KI:s krav vilket det gjorde.
Mål
- Inför införandet, utreda de frågor som behöver utredas inför ett införande, i den tidigare förstudien.
- Ta fram rutiner för hur handläggning ska göras när vi går från manuell hantering till digital ansökan och handläggning av tillgodoräknande.
- Utreda hur beslut ska hanteras och ta fram beslutsmallar, dokument med mera som ska skickas med ihop med besluten.
- Införa TG-funktionaliteten i Ladok på KI bestående av följande delmål:
- Konfigurering av Ladok, slå på funktionaliteten, ändra behörighet för studentgränssnittet, lägga upp ärendekorgar, lägga in de texter som visas i ansökan och i mailaviseringar.
- Ta fram texter som ska användas i Ladok för studenter samt vilka hänvisningar som ska göras.
- Framtagning av manualer och utbildningsmaterial, för handläggare, studenter, examinatorer.
Översiktlig tidplan
| Vad? | Tidpunkt |
|---|---|
| Beslut: Projektstart | september 2025 |
| Beslut: Projektplan | oktober 2025 |
| Processutveckling och systemförberedelser | september 2025 - november 2025 |
| Utarbeta manualer och informationsmaterial | oktober 2025 - november 2025 |
| Beslut: Inleda pilot | november 2025 |
| Pilotkörning med två institutioner | november 2025 t o m februari 2026 |
| Beslut: Fullständig driftsättning | februari 2026 |
| Driftstart (fullständig) | mars 2026 |
| Beslut: Projektavslut samt överlämnande till förvaltning | mars 2026 |
Projektorganisation
Styrgrupp
Ordförande:
Åsa Nandorf, Avdelningschef, Avdelningen för utbildningsstöd
Ledamöter:
Fredrik von Feilitzen, Enhetschef, Utveckling, IT-avdelningen
Gottfried Gemzell, Teamchef, Institutionen för fysiologi och farmakologi
Joakim Jedholt, Enhetschef, Universitetsbiblioteket
Matti Nikkola, Studierektor, Institutionen för cell- och molekylärbiologi
Sandra Brogårde, administrativ chef, Institutionen för kvinnor och barns hälsa
Projektledare
Mathias Pettersson, Avdelningen för utbildningsstöd
Projektgrupp
Cecilia Lind, objektspecialist Ladok, Avdelningen för utbildningsstöd
Mikaela Janssson, objektspecialist Ladok, Avdelningen för utbildningsstöd
Moa Borg Delis, objektspecialist Ladok, Avdelningen för utbildningsstöd
Arbetsgrupper
Verksamhetsprocesser:
Charlotta Cederberg, enhetschef SPUN, Avdelningen för utbildningsstöd
Cecilia Forssman, samordnare, Avdelningen för utbildningsstöd
Frida Engman, sakkunnig juridik SPUN, Avdelningen för utbildningsstöd