Hantering av beslut inom utbildning som kan överklagas

Dessa anvisningar syftar till att skapa en likvärdig och rättssäker ärendehandläggning av beslut mot studenter som hanteras av olika beslutsfattare i organisationen.

Omfattning

Följande beslut inom utbildning på grundnivå (G), avancerad nivå (A) och forskarnivå (F) som kan överklagas enligt 12 kap. 2 § högskoleförordningen ska handläggas enligt dessa anvisningar. 

  • avslag på en students begäran om undantag från behörighetsvillkoren (G,A),
  • avslag på en students begäran om tillgodoräknande av utbildning eller yrkesverksamhet (G,A,F),
  • avslag på en students begäran om befrielse från ett obligatoriskt utbildningsmoment (G,A,F),
  • avslag på en students begäran att få kursbevis (G,A),
  • avslag på en students begäran om att få fortsätta sina studier efter studieuppehåll (G,A).

Övriga beslut som kan överklagas enligt 12 kap. 2 § högskoleförordningen hanteras enligt de rutiner som finns inom den avdelning på universitetsförvaltningen som ansvarar för beredningen av beslutet.

Ansvar för handläggning och beslut

Den institution som är ansvarig för den utbildning som studenten/doktoranden går ansvarar för handläggning och beslut. Nedan framgår vem som har ansvaret för olika ärenden.

Tillgodoräknande av hel kurs/del av kurs

Grundnivå och avancerad nivå: Kursansvarig institution

Forskarnivå: Institution där doktoranden är antagen

Tillgodoräknande av del av utbildningsprogram, valbar kurs, examensarbete

Grundnivå och avancerad nivå: Programansvarig institution/programnämnd

Undantag från behörighetsvillkor

Grundnivå och avancerad nivå: Programansvarig institution/programnämnd

Studieuppehåll

Grundnivå och avancerad nivå: Programansvarig institution eller programnämnd för studieuppehåll inom program. Kursansvarig institution om det avser fristående kurs. 

Befrielse från obligatoriskt utbildningsmoment

Grundnivå och avancerad nivå: Kursansvarig institution

Kursbevis

Grundnivå och avancerad nivå: Kursansvarig institution

Hantering av ansökan och beslut 

Ansökan om t.ex. tillgodoräknande inkommer

Ansökan ska datumstämplas och diarieföras direkt när den kommer in till KI.

Diarieföringen sker när ansökan inkommer.

Handläggning och beslut

Ärendet bereds av en handläggare.

Beslutet ska som huvudregel motiveras. Det innebär att beslutet ska innehålla de skäl som har bestämt utgången.

Beslutsmallar med överklagandehänvisning ska användas.

Delgivning av beslut och avslutande av ärendet

Studenten delges beslutet genom att handlingarna och skickas till studenten med e-post. Digitala handlingar med digital signatur kan användas.

Handlingarna skickas till registrator med e-post.

Ärendet avslutas genom att alla originalhandlingar skickas till registrator med uppgift om att ärendet ska avslutas.

Hantering av omprövning av beslut och överklagande

Student överklagar beslutet

Studenten skickar in ett överklagande till registrator vid universitetsförvaltningen. Ärendet kan komma in t.ex. med e-post, post eller sms.

Registrator skickar ärendet till handläggare på ansvarig institution/programnämnd.

Beredning och beslut

Handläggaren eller beslutsfattaren prövar om överklagandet har kommit in i rätt tid, dvs. inom tre veckor från det att studenten tagit del av beslutet. Rättidsprövningen ska göras skyndsamt (samma dag eller senast inom en vecka). 

Om ärendet har kommit in för sent, dvs. efter tre veckor från det att studenten fått del av beslutet, ska det avvisas som för sent inkommen handling. Ett beslut om avvisning kan överklagas enligt 41 § förvaltningslagen, se särskild mall för beslut om avvisning.

Beslutsfattaren ska alltid pröva om det finns några nya sakförhållanden i överklagandet som motiverar ändring till ett positivt beslut. Omprövningen ska göras omgående och i möjligaste mån inom en vecka.

Om beslutet
- ändras helt till ett positivt beslut delges studenten det nya beslutet. Det nya beslutet diarieförs tillsammans med överklagandet. Överklagandet anses även omfatta det nya beslutet. Överklagandet, det nya beslutet ska delges studenten och skickas till Överklagandenämnden för högskolan.

- delvis ändras skrivs ett nytt beslut med motivering. Överklagandet skickas till Överklagandenämnden för högskolan tillsammans med det nya beslutet och ett yttrande över den del av det tidigare beslutet som inte ändrats till följd av överklagandet. Handlingarna i ärendet skickas till Överklagandenämnden för högskolan med e-post. Det ändrade beslutet och yttrandet skickas till studenten för kännedom.

- inte ändras skrivs enbart ett yttrande över det som framförs i överklagandet. Finns inget att tillägga från KI:s sida kan man hänvisa till det överklagade beslutet. Överklagandet och eventuellt yttrande tillsammans med övriga handlingar skickas till Överklagandenämnden för högskolan och till studenten.

Mallar för yttrande ska användas. Separera handlingarna i olika, tydligt namngivna, pdf-filer. Om handlingarna innehåller känsliga personuppgifter ska de skickas med vanlig post.

Postadress:
Överklagandenämnden för högskolan
Box 6028
121 06 JOHANNESHOV

E-postadress: onh@onh.se

Originalet av överklagandet, ev. nytt beslut och yttrande till Överklagandenämnden för högskolan skickas till registrator vid Universitetsförvaltningen via e-post.

Beslut från ÖNH

Registrator tar emot beslutet och skickar det till handläggaren.

Beslutsfattaren vidtar de ev. åtgärder som Överklagandenämndens beslut medför.

Ärendet avslutas genom att originalhandlingarna skickas till registrator vid Universitetsförvaltningen med uppgift om att ärendet ska avslutas.