Arkivera kursakt för forskarutbildningskurs

Kursakten lämnas till arkivet för arkivering (helst digitalt) efter avslutad kurs och efter att gallringsbart material har tagits bort. Vad kursakten ska innehålla framgår av dokumenthanteringsplanen, se Arkivering och diarieföring av utbildningshandlingar.

En generell tumregel är dock att kursakten ska innehålla sådan information som är unik för det aktuella kurstillfället och som inte finns arkiverad på annat sätt (t ex i Ladok vad gäller studieresultat).

Detta ska bevaras i kursakten

Dessa handlingar ska levereras (helst digitalt) till KI:s centrala arkiv efter avslutad kurs. Hur leverans sker, se Arkivering och diarieföring av utbildningshandlingar.

• Aktuell kursplansversion
• Kursbeskrivning – utöver vad som anges i kursplanen
• Förteckning över ytterligare litteratur eller annat studiematerial – utöver vad som anges i kursplanen
• Kursanalys
• Kursvärderingsrapport – den kompletta rapporten
• Schema
• Examinationsfrågor eller -instruktion
• Föreläsningsmaterial/studiematerial. Kan gallras när alla på kursen är klara och resultat inrapporterade i Ladok (och därmed inte längre behövs i verksamheten för kontroll och rättskipning). Unikt material som kan ha ett värde för framtiden ska dock bevaras (t.ex. sådant som enbart finns på papper och/eller som distribuerats under kursen).
• Kopior på kursintyg. Kursintyg får endast utfärdas för deltagare som inte kan/bör etableras i Ladok (gäller för vissa uppdragsutbildningar som samundervisas med forskarutbildningskurs).
• Kopia på avsteg från kursplan vid särskilda omständigheter

Detta ska gallras ur kursakten

Följande handlingar bevaras tillfälligt i en akt på institutionen, tills att gallring kan göras efter två år. Detta ska aldrig slutarkiveras i KI:s centrala arkiv.

• Betygsgrundande underlag och återkoppling till individuella deltagare Kan gallras två år efter att alla på kursen är klara och resultat har inrapporterats i Ladok.
• Deltagarlista. Kan gallras när alla på kursen är klara och resultat inrapporterade i Ladok.
• Närvarolistor. Endast aktuellt om närvaro är obligatoriskt, dvs utgör grund för examination. Kan gallras när alla på kursen är klara och resultat inrapporterade i Ladok.

Frågor om arkivering

Har du frågor angående arkivering och diarieföring av utbildningshandlingar vänligen kontakta registrator@ki.se eller arkivet@ki.se.