Offboarding på KI

Påbörja offboardingprocessen direkt när uppsägning inkommit som chef.

Gör följande:

• se till att medarbetaren registrerar i PA-Webben om medarbetare säger upp sig / söker tjänstledighet för ny anställning
• säkerställ uppsägningstid och anställningsvillkor

Under uppsägningstiden planeras avslutet och kunskap förs över av chef.

Gör följande:

• planera och dokumentera överlämning
• spara ner samtliga dokument på gemensamma ytor
• boka och förbered inför exitintervju
• be lokala HR skicka exitenkät
• informera IT och säkerhet
• se över semester och lön
• planera avtackning (vid önskan)

Under de sista dagarna säkerställs att tillgångar, utrustning och åtkomst hanteras av dig som chef.

Gör följande:

• genomför och dokumentera exitintervju, sammanställ lärdomar
• säkerställ att medarbetaren har fått exitenkäten
• säkerställ att medarbetaren lämnar tillbaka dator, telefon och annan utrustning
• säkerställ att dokument är sparade

Telefoni

Medarbetaren ska:

• rensa och återställa telefon
• lämna tillbaka den
• lämna lösenord/koder

Passerkort och fysisk säkerhet

Medarbetaren ska:

• återlämna kortet till utföraren för avregistrering (oftast reception eller facility manager).

OneDrive och email konto

När en medarbetare eller student slutar på KI inaktiveras deras konto. Hur länge de har tillgång till kontot och hur länge information sparas beror på vilken typ av roll de har haft. Mejl och dokument kommer att raderas – likaså lagringsytor som till exempel OneDrive.

Kom ihåg att säkerställa att behörigheter har hanterats i HR-system enligt rutin. 

Efter avslutet följs processen upp och dokumenteras.

Gör följande:

• säkerställ med er lokala HR att svar på exitenkäten inkommit 
• sammanställ lärdomar från exitintervjun
• erbjud intyg och dokument (tjänstgöringsintyg och tjänstgöringsbetyg), ta stöd av lokala HR

En strukturerad överlämning minskar risken för kunskapsförlust, skapar tydlighet i ansvar och bidrar till en effektiv övergång när en roll förändras eller upphör. Det ger bättre förutsättningar för ersättare eller vikarie att snabbt komma in i arbetet och säkerställer att verksamheten kan fortsätta utan onödiga avbrott.

Dokumentbeskrivning

KI:s överlämningssamtal utförs när en medarbetare avslutar sin anställning, byter roll eller tar längre ledighet, för att säkerställa en strukturerad överlämning av arbetsuppgifter och ansvar. I ett tidigt skede efter besked om uppsägning, rollförändring eller ledighetansökan bör HR eller närmsta chef genomföra ett överlämningssamtal med fokus på överlämning och verksamhetskontinuitet.

Överlämningssamtalet ersätter inte och ska inte förväxlas med en exitintervju. Till skillnad från exitintervjun, som syftar till att fånga medarbetarens upplevelser och återkoppling, har överlämningssamtalet ett operativt fokus. Syftet är att säkerställa att arbetsuppgifter, ansvar, kunskap och resurser kan överföras på ett strukturerat sätt.

KI:s överlämningsmall ger stöd för att dokumentera:

• arbetsuppgifter och ansvarsområden
• pågående projekt och leveranser
• filer, system, behörigheter och kontaktuppgifter
• kritisk kompetens och arbetssätt
• behov av kompetensöverföring, onboarding eller rekrytering av ersättare

Mallen kan även användas som underlag vid annonsering av ny anställning eller planering av introduktion och kompetensutveckling.

Vi som arbetsgivare samlar in värdefull feedback från anställda som slutar sin tjänst. Anställda som lämnar KI har ofta insikter och perspektiv som kan hjälpa oss att förbättra kultur, processer och ledningsmetoder.

När en medarbetare avslutar sin tjänst hos oss förväntas chef erbjuda en exitintervju och HR vid berörd institution skicka en exitenkät. Genom att genomföra dessa kan vi få värdefull information om orsakerna till varför en anställd slutar, deras grad av arbetstillfredsställelse och deras övergripande uppfattning om KI.

Exitundersökningar kan också hjälpa oss att identifiera trender och mönster i personalomsättningen, vilket gör att vi kan fatta datadrivna beslut om hur vi ska ta itu med dessa frågor. Om vi till exempel har flera anställda som anger bristande möjligheter till karriärutveckling som en anledning till att de slutar, kan vi behöva omvärdera våra program eller policyer för professionell utveckling.

Målgrupp

Målgrupp för exitundersökningen innefattar alla medarbetare på KI. Tidigare målgrupp innefattade endast medarbetare som varit anställda längre än 6 månader. Det finns således idag inget minimum kriterium för anställningstid.

De insikter som erhålls från exitintervjuer kan hjälpa oss att identifiera områden som kan förbättras. Genom att ge medarbetarna möjlighet att ge feedback i ett exitsamtal kan vi dessutom visa hur mycket vi värdesätter våra medarbetares åsikter och hur engagerade vi är i att ständigt förbättra arbetsplatsen. Sammantaget är exitintervjuer ett viktigt verktyg för oss för att samla in värdefull feedback från anställda som slutar och för att kunna förbättra kulturen och metoderna på arbetsplatsen.

Vem ansvarar för att exitintervju erbjuds? 

Det är linjechefernas ansvar att erbjuda exitintervjuer till medarbetarna, men om den anställde föredrar att en annan person genomför intervjun kan denne begära att HR eller en högre chef genomför intervjun. Detta gäller inte för postdoktorer.

Lokal HR-representant ansvarar för att skicka ut exitenkäten, detta görs i kombination med intervjuerna som linjechef erbjuder. Enkäten skickas ut via HR-puls.

Doktorander förväntas inte motta exitenkäten då dessa genomförs i ett separat system.