Återbud, sena avhopp och inställd kurs

Hantering av sena avhopp

Sent avhopp är när en student har tackat ja till en erbjuden kursplats och sedan lämnat återbud senare än 30 dagar före kursstart eller under kursens gång. Även frånvaro eller att inte fullfölja kursen betraktas som avhopp.

Den kursgivande institutionen har i detta fall rätt att debitera handledaren (för KI-doktorand eller KI-postdoc, men inte när det gäller doktorander från andra lärosäten) en administrativ avgift eftersom avhoppet försvårar kursgivarens planering och möjlighet till full finansiering. Sjukdom, vård av barn etc. är dock godtagbara skäl för frånvaro.

Institutionen bestämmer själv storleken på denna avgift men Kurs- och programkommitténs rekommenderade riktlinjer är upp till 3 000 kr i avgift vid avhopp mindre än 30 dagar före kursstart eller under kursens gång för alla typer av kurser (både teoretiska och laboratorieinriktade).

Reglerna för återbud informeras om i samband med erbjudande om kursplats. För att tacka ja till kursplatsen måste den sökande intyga att denne läst och godkänner avbokningsvillkoren och att handledare (alternativt PI/chef för disputerad sökande) har informerats om sökt kurs och om gällande avbokningsvillkor. Det krävs med andra ord ingen signatur av handledaren, utan det är den sökande som lämnar ett intygande.

Ersättning till kursgivare vid avhopp med eller utan giltigt skäl

För vissa kurser täcker inte den administrativa avgiften för avhopp det ekonomiska bortfallet av den utlovade ersättningen för genomförd kurs. För att kursgivaren inte ska drabbas ekonomiskt av sena avhopp, oavsett om det är avhopp med eller utan giltiga skäl, gäller följande[1]:

• Vid avhopp med giltigt skäl (sjukdom, vård av barn eller dyl.) ges ersättning för den aktuella studenten (dvs denna räknas med som om den fullföljt kursen)
• Vid avhopp utan giltigt skäl har kursgivaren möjlighet att debitera den administrativa avgiften. Därefter står det aktuella forskarutbildningsprogrammet (eller Kurs- och programkommittén i de fall finansieringen kommer därifrån) för den eventuella mellanskillnaden mellan avgiften och det belopp som skulle ha tilldelats om studenten fullföljt.

Det är därför viktigt att avhopp och skäl till dessa noteras i deltagarlistan vid rekvirering av medel (till kommittén eller till aktuellt forskarutbildningsprogram), samt även uppgift om eventuell debiterad administrativ avgift.

[1] Kurs- och programkommittén 2016-05-31 och 2018-10-02.

Att ställa in en kurs

När beslut har tagits att ställa in en kurs, gör du som kursgivare något av följande, beroende på tidpunkten:

Fram tills att ansökningsperioden har startat: 

1. Ta bort kurstillfället i Fubas via knappen Ta bort.
2. Meddela doctoralcourses@ki.se.

Från antagningsperiodens start och fram tills att de antagna förts över till Ladok:

1. Meddela doctoralcourses@ki.se och ange orsak till inställd kurs (på undervisningsspråket). 
2. Handläggaren ställer in kurstillfället i Fubas och en mejlavisering skickas automatiskt till de sökande/antagna/reservantagna med den angivna orsaken.

Från och med att de antagna förts över till Ladok:

1. Meddela snarast de sökande och eventuella reservantagna.
2. Meddela Ladok-administratören på kursansvarig institution som tar bort förväntat deltagande för antagna studenter på kurstillfället i Ladok.
3. Meddela doctoralcourses@ki.se. Handläggare kontaktar då Ladok-supporten om att kurstillfället ska ställas in i Ladok samt utvärderingsteamet på UoL om att stryka kursen från planerat utskick av kursvärdering.

Kontakt