Återbud, sena avhopp och inställd kurs

Hur lämnar en doktorand återbud till kurs? Hur hanteras sena avhopp? Vad behöver jag göra när jag måste ställa in en planerad kurs? Svar på dessa frågor och några till hittar du på denna sida.

Återbud till kurs

Från och med VT19 uppmanas doktorander via antagningsmejlet att lämna återbud via Ladoks studentgränssnitt, istället för direkt till kursgivaren. Undantag gäller kurser som startar i början av januari - för dessa måste eventuellt återbud lämnas direkt till kursgivaren om det ska kunna göras minst 30 dagar före kursstart.

Observera att ingen avisering skickas till kursansvarig när återbud lämnas via Ladok. Ta därför som rutin att regelbundet kontrollera återbud i Ladok, efter att antagna har överförts från KIWAS och fram till kursstart.

Se anvisning för hur man kan se i Ladok att återbud har lämnats samt när.  

Se även nedan gällande hantering av sena avhopp.

Hantering av sena avhopp

Sent avhopp är när en student har tackat ja till en erbjuden kursplats och sedan lämnat återbud senare än 30 dagar före kursstart eller under kursens gång. Även frånvaro eller att inte fullfölja kursen betraktas som avhopp.

Den kursgivande institutionen har i detta fall rätt att debitera handledaren (för KI-doktorand eller KI-postdoc, inte när det gäller doktorander från andra lärosäten) en administrativ avgift eftersom avhoppet försvårar kursgivarens planering och möjlighet till full finansiering. Sjukdom, vård av barn etc. är dock godtagbara skäl för frånvaro.

Institutionen bestämmer själv storleken på denna avgift men Kurs- och programkommitténs rekommenderade riktlinjer är upp till 3 000 kr i avgift vid avhopp mindre än 30 dagar före kursstart eller under kursens gång för alla typer av kurser (både teoretiska och laboratorieinriktade).

Reglerna för återbud informeras om på det obligatoriska handledarintyget som signeras av doktorand/postdoc och handledare i samband med accept av kursplats (vilket är en förutsättning för att kunna ta ut en avgift). Kursgivaren rekommenderas dock att i samband med antagning precisera vilka datum och belopp som gäller för aktuell kurs. 

Ersättning till kursgivare vid avhopp med eller utan giltigt skäl

För vissa kurser täcker inte den administrativa avgiften för avhopp det ekonomiska bortfallet av den utlovade ersättningen för genomförd kurs. För att kursgivaren inte ska drabbas ekonomiskt av sena avhopp, oavsett om det är avhopp med eller utan giltiga skäl, gäller följande[1]:

  • Vid avhopp med giltigt skäl (sjukdom, vård av barn eller dyl.) ges ersättning för den aktuella studenten (dvs denna räknas med som om den fullföljt kursen)
  • Vid avhopp utan giltigt skäl har kursgivaren möjlighet att debitera den administrativa avgiften. Därefter står det aktuella forskarutbildningsprogrammet (eller Kurs- och programkommittén i de fall finansieringen kommer därifrån) för den eventuella mellanskillnaden mellan avgiften och det belopp som skulle ha tilldelats om studenten fullföljt.

Det är därför viktigt att avhopp och skäl till dessa noteras i deltagarlistan vid rekvirering av medel (till kommittén eller till aktuellt forskarutbildningsprogram), samt även uppgift om eventuell debiterad administrativ avgift.

[1] Kurs- och programkommittén 2016-05-31 och 2018-10-02.

Sena avhopp relaterade till coronaviruset

Sena avhopp på forskarutbildningskurser relaterade till att man följt KI:s gällande riktlinjer kring det nya coronaviruset (t ex gällande karantänstid) ska betraktas som avhopp med giltigt skäl och därmed berättiga kursgivaren till ersättning på samma sätt som andra sena avhopp med giltiga skäl. Om kursgivaren har frågor kring detta kontaktas doctoralcourses@ki.se

Att ställa in en kurs

När beslut har tagits (i dialog med aktuellt forskarutbildningsprogram) att ställa in en kurs, ska följande göras:

  1. Meddela snarast de antagna och eventuella andra sökande på reservplats.
  2. Meddela Enheten för utvärdering så att de inte behöver planera utskick av kursvärdering
  3. Meddela Ladok-administratören på kursansvarig institution som tar bort antagna studenter från kurstillfället i Ladok och därefter meddelar ladok@ki.se för att ställa in kurstillfället i Ladok.

Kontakt

Anna Gustafsson

Handläggare

Erika Franzén

Ordförande i Kurs- och programkommittén

Emilie Agardh

Vice ordförande i Kurs- och programkommittén

Ingeborg Van Der Ploeg

Central studierektor