Handläggning inom utbildningsnämnd / programnämnd

Planering

Institutionens utbildningsansvar på grundnivå och avancerad nivå omfattar såväl programkurser som fristående kurser och uppdragsutbildnings samt för programansvariga institutioner även programansvar. För att hantera institutionens utbildningsuppdrag ska en utbildningsnämnd (UN) inrättas med det övergripande ansvaret för genomförande och samordning av utbildningsansvaret. Programnämnd (PN) heter motsvarande beslutande organ under Kommittén för utbildning och Gemensamt verksamhetsstöd. Läkarprogrammet och biomedicinprogrammen har programnämnd.

Grundläggande är att ha ordning på besluts-och delegationsordningen för institutionen / programnämnden samt nämndens ledamöter och studentrepresentation. Därtill kommer tidsplanering för beslut i nämnden i förhållande till dead-lines för exempelvis, återrapportering, resursfördelning och kursplaner. Nämnden ska bland annat besluta om utbildningsutbudet under dess ansvar. Här måste det vara koordinerat mellan programhandläggare och handläggare i nämnden och eventuella involverade institutioner. Arbetet som handläggare i UN/PN sammanfaller ofta med programhandläggning.

KI:s utbildningsorganisation - vem gör vad?

Delegationsordning | Medarbetare (ki.se)

Programansvar

Utbildningsstöd

E-postadresser till PD, GUA, utbildningsnämnder och programnämnder

Ärenden i nämnden

Vilken typ av ärenden som tas upp i nämnden beror bland annat på om institutionen har programansvar eller inte och hur stort utbildningsuppdrag det rör sig om samt hur delegationsordningen ser ut för institutionen. En bra ssk är att ha koll på vad som händer i kommittén för utbildning (KU) genom dess protokoll.

Här än några vanligen förekommande frågor och sånt som ska fattas beslut om:

• Beslut om budget och resursfördelning samt uppföljning.
• Beslut kvalitetsarbete/-planer/återrapportering, aktivitetsplaner.
• Beslut om kursplaner.
• Antagningstal till program inför T1, reservantagning.
• Dimensionering av utbildningen (antal platser på program/ kurs).
• Valbara kurser.
• Internationalisering av utbildningen.
• Utvärderingar så som kursvärderingar, examens-enkäten, alumni-enkät.
• Revidera och skapa ny utbildningsplan.
• Lägga ner gamla kursplaner och utbildningsplaner.

Läs mer på sidan om programadministration och handläggning

Mötesformalia

Deltagare i mötet och formerna är anvisade i anvisningar för Kurs- och programansvar för utbildning på grundnivå och avancerad nivå.

Beslut fattas i enlighet med institutionens besluts- och delegationsordning. 

Mötesdatum bestäms i nämnden. Framförhållning underlättar arbetet, bestäm gärna kommande termins mötesdatum i god tid. Om möjlilgt kanske till och med hela kommande akademiskt års möten. 

Se till att synka nämndens möten med KU:s möten då besluten ofta är beroende av varandra.

Läs mer under Utbildningsnämnd

Kallelse, protokoll och justera protokoll

Kallelse går ut med eventuella bilagor senast en vecka innan mötet.

Bilagorna ska numreras och listas i kallelsen så att ledamöterna lätt kan orientera sig.

Handläggare skriver protokoll enligt mall och riktlinjer. 

Handläggare kan föredrar ärenden i nämnden. 

Så öppnar du KI-mallar direkt i PowerPoint och Word | Medarbetare

Ordförande justerar protokoll tillsammans med en ytterligare en person (gärna studentrepresentant).

Handläggare signerar också protokollet som sekreterare.

Dokument och mallar rörande dokumenthantering | Medarbetare (ki.se)

PN-protokoll diarieförs inte enligt dokumenthanteringsplanen. Protokoll för nämndens möten ska arkiveras.

Beslut

Efterfråga diarienummer (dnr) från Registrator när ett nytt ärende förs upp på dagordningen för beslut. 

Alla beslut ska diarieföras, med utdrag ur protokollet och underlaget till beslutet.
Läs mer om Arkiv och registratur. 

Ordförandebeslut och PD-beslut ska arkiveras i serier. Ordförandebeslut och PD-beslut ska numreras med år och löpnummer och skickas till arkivet tillsammans med PN-protokollet.

Beslut gäller från och med att protokollet är justerat. Alternativt kan ett beslutet fattas med omedelbar justering.

Beslut med omedelbar justering

Det betyder att ett beslut i ett protokoll godkänns direkt vid sammanträdet, istället för vid det ordinarie justeringstillfället. Beslut med omedelbar justering ska framgå av protokollet. 

Beslut Per capsulam

Per capsulam beslut innebär att beslut fattas utan att nämndens medlemmar är samlade. Det händer att man måste avgöra brådskande ärenden mellan nämndmöten. Ordföranden kan då lägga fram beslutsförslag till de enskilda ledamöterna, muntligt eller skriftligt. Ledamöternas ståndpunkter samlas in och protokollförs. I protokollet ska skrivas in att beslutet har fattats per capsulam.

Mejla ut till ledamöterna, som ges rimlig tid att ta ställning (24-72 timmar), beslutstexten måste formuleras så ledamöterna kan svara ja eller nej (inget annat).

Formulera beslutet med de som röstat (ej ordförande).

Beslutet fattas av ordförande.

Studentrepresentanter

Studenterna har rätt att vara representerade när beslut fattas eller beredning sker som har betydelse för utbildningen eller studenternas situation (Högskolelagen 2 kap 7§).

Medicinska Föreningen (MF) och Odontologiska föreningen (OF) utser studentrepresentanter.

Läs mer i dokumentet Anvisningar för studentinflytande och på sidan Studentinflytande

Ordförande tillsammans med handläggare introducerar studentrepresentanterna till rollen, exempelvis med ett välkomst-mejl där funktionen förtydligas och förväntningarna klargörs. Delge så snart som möjligt nämndens mötesdatum och andra viktiga datum för nämndens arbete. 

Efter avslutad period är det lämpligt att utfärda ett intyg till respektive studentrepresentant för arbetet i nämnden, där arbetet och ansvaret beskrivs.