Rekrytering av professor och lektor

1. Inrättandeförslag

Institutionen tar fram ett inrättandeförslag och skickar det till HR-specialist på enheten för akademiska anställningar. 

Förslaget ska innehålla följande uppgifter:  

• Typ av anställning (professor eller lektor). Det ska även framgå om det är en förenad anställning.  
• Ämnesområde och titel.  
• Anställningens inriktning (forskning eller utbildning och forskning).
• Motivering av behovet av anställningen och ämnesbeskrivning.   

Gruppen för strategisk kompetensförsörjning (GSK) tar sedan ställning till förslaget vid ett sammanträde, HR-specialist föredrar ärendet. Vid sammanträdet beslutar GSK om att tillstyrka eller avstyrka ett inrättandeförslag.  

2. Rekryteringsgrupp, fullständigt inrättandeförslag och annons

Efter att gruppen för strategisk kompetensförsörjning fattat beslut om ett inrättande startar rekryteringsprocessen. Institutionen ska nu ta fram ett förslag på rekryteringsgrupp, fullständigt underlag och förslag till annons.  

Formella krav på rekryteringsgruppen: 

• Rekryteringsgruppen ska bestå av prefekt och minst två andra professorer med god ämneskompetens. En person ska vara sammankallande.  
• Minst två institutioner ska vara representerade.  
• Det ska vara jämn könsfördelning.  

Underlaget ska innehålla:  

• Beslutet från gruppen för strategisk kompetensförsörjning   
• Annonsförslag på svenska och engelska  
• Kravprofil  
• Ämnesbeskrivning  
• Hur anställningen ska finansieras  

Förslaget tas därefter upp på ett av rekryteringsnämndens sammanträden, HR-specialist föredrar ärendet. Rekryteringsnämnden kan även föreslå ändringar i annonsen.  

Vid sammanträdet deltar även prefekt/institutionsrepresentant och vid förenad anställning deltar även en sjukvårdsrepresentant.  

3. Annonsering 

HR-specialist publicerar annonsen i följande kanaler: ki.se/jobb (publiceras även på LinkedIn och Indeed), myndighetens digitala anslagstavla, Euraxess och Academic Positions. Institutionen ansvarar för all övrig publicering och spridning av annons. Annonsen publiceras i minst fyra veckor.  

Vid förenad anställning skriver HR-specialisten en överenskommelse om att inrätta en förenad anställning som professor/lektor. Överenskommelsen signeras av rektor och sjukvårdshuvudman. Annonsering kan ske först efter att överenskommelse om inrättande är signerad av båda parter. 

Efter att ansökningstiden har gått ut skickar HR-specialisten sökandeutfallet till rekryteringsgruppen samt rekryteringsnämnden. Vid behov förlängs annonsen.  

4. Sakkunnigbedömning  

Rekryteringsgruppen ska föreslå sakkunniga. För anställning som professor utses tre sakkunniga. För anställning som lektor ska två sakkunniga utses. Beslut om att utse sakkunniga fattas av rekryteringsnämnden.  

Sakkunniga får ca 4 veckor på sig att inkomma med sitt utlåtande, och i särskilda fall 6 veckor om institutionen har kommit överens med de sakkunniga om en särskild deadline. 

5. Intervjuer 

När sakkunnigutlåtanden har inkommit tar rekryteringsnämnden i samråd med rekryteringsgruppen ställning till vilka sökande som ska kallas till intervju. Vid oenighet har RN beslutanderätt avseende vilka sökande som kallas till intervju. Prefekt deltar vid intervjun i rekryteringsnämnden och om det är en förenad anställning deltar även en sjukvårdsrepresentant.  

Efter intervju i rekryteringsnämnden meddelar HR-specialisten prefekten vilken kandidat som föreslagits för anställningen. Prefekten återkommer med besked om fortsatt handläggning avseende kandidaten. 

6. CV-granskning och förhandling av lön

Innan förhandling påbörjas utför HR-specialisten en CV-granskning och referenstagning. 

 Förhandling med kandidaten ska inte ske förrän HR-specialisten meddelar att CV-granskning och referenstagning är genomförd utan anmärkning. Detta med anledning av att KI anses ha ingått ett anställningsavtal med kandidaten när vi kommit överens om lön och tillträdesdag. 

Förhandling med föreslagen kandidat 

Prefekten ansvarar för diskussion av lön och anställningsvillkor. Om ni vill ha stöd i hur ni kan resonera vid lönesättning kan ni kontakta ansvarig HR-specialist på enheten för arbetsrätt och arbetsmiljö, se här. Förslag på lön ska även avstämmas med dekan. 

När lönen är avstämd skickar prefekten förslaget till HR-specialisten.  

7. Beslut om anställning 

Rektor fattar anställningsbeslut för professorer och prefekt fattar anställningsbeslut för lektorer. 

HR-direktör fastställer lön för efter föredragning av HR-specialist vid enheten för arbetsrätt och arbetsmiljö. 

Vid en förenad anställning skriver HR-specialisten en överenskommelse om tillsättning. Överenskommelsen skickas till berörd sjukvårdsenhet för signering och signeras därefter av rektor på ett rektors beslutsmöte, innan anställningsbeslut fattas. Observera att detta steg i processen kan ta tid. 

Prefekten ansvarar för att anställningsvillkor regleras i ett anställningsavtal eller anställningsbevis. 

Ett anställningsbeslut kan överklagas av resterande sökanden 3 veckor efter det datum som anställningsbeslutet anslås. Överklagandenämnden för högskolan behandlar överklagandet och KI får möjlighet att yttra sig i ärendet. Med hjälp av HR-specialist ansvarar jurist på HR-avdelningen för beredningen av överklagandet. 

1. Ansökan

Förslaget ska vara från två professorer. Om prefekten inte är en av förslagsställarna ska prefekten bifoga en separat tillstyrkan. Jävsfrågan ska ha beaktats.

Ansökan ska innehålla följande delar (A-D): 

A) FÖRSLAG FRÅN TVÅ PROFESSORER 

A1) En redogörelse för hur anställningen på KI praktiskt ska organiseras: 

• Ämnesområde 
• Om anställningen ska vara inriktad mot forskning eller mot utbildning och forskning 
• Adjungeringens längd (adjungerad professor kan anställas 4+4+4 år och adjungerad lektor kan anställas 2 år i taget) 
• Omfattning (20 – 49 procent av heltid) 
• Lön (vem betalar lönen)  

A2) En redogörelse för adjungeringens nytta för KI som ska innehålla: 

Specificering av den specialkompetens som är av betydelse för KI samt en jämförande analys av existerande kompetens. 

• En utförlig plan för verksamheten under anställningsperioden avseende planerade uppgifter för den föreslagna personen vad avser: 
  • Planerad forskningsaktivitet med angivande av ledning och/eller deltagande av/i forskningsprojekt samt tillhörande finansieringskällor samt resultat som förväntas uppnås. 
  • Planerat ansvar för och/eller deltagande i utbildning på forskarutbildningsnivå, t.ex. doktorandhandledning, arrangemang av forskarutbildningskurser, deltagande inom forskarutbildningskurser samt annan utbildningsverksamhet. 
  • Planerat ansvar för och/eller undervisningsåtagande i utbildning på grundnivå och/eller avancerad nivå samt övriga ledningsfunktioner inom utbildningsprogram och kurser som planeras med angivande av utbildningsprogram, kurser och tidpunkter. 
  • Lednings-, utvecklings- och samverkansuppdrag inom institutionen och/eller KI. 

A3) Förslag på två sakkunniga 

Formella kriterier: 

• De ska vara väl förtrogna med anställningens ämnesområde, ha pågående forskningsaktivitet och vara vetenskapligt och pedagogiskt meriterade på en nivå som minst motsvarar behörighetskraven för den aktuella anställningen 
• Ingen av de föreslagna sakkunniga ska vara anställda vid KI, de ska inte heller vara anknutna till KI  
• Minst en sakkunnig ska vara internationell  
• Två sakkunniga får inte vara verksamma vid samma lärosäte  
• Jämn könsfördelning, såvida inte synnerliga skäl föreligger. I så fall ska prefekt inkomma med en särskild förklaring. 

Förslaget om sakkunniga ska innehålla: 

• Information om sakkunnigas undervisnings- och forskningsmeriter samt motivering till varför de är lämpliga som sakkunniga för aktuellt ärende. 
• Antal peer review-granskade publikationer. 
• Lista över de senaste fem årens peer review-granskade publikationer i kronologisk ordning 
•  Publikationer som specifikt handlar om ämnet för den aktuella anställningen ska markeras i fetstil.   
• Aktuella mejladresser till samtliga sakkunniga 
• Information om att sakkunniga har accepterat uppdraget, tillfrågats om jäv samt förklarat sig ojäviga. 

B) MEDGIVANDE FRÅN HUVUDARBETSGIVAREN MED UPPGIFT OM: 

• Adjungeringens längd (år). Adjungerad professor kan anställas 4+4+4 år och adjungerad lektor kan anställas 2 år i taget. 
• Anställningens omfattning (procentuellt av heltid) 
• Lön 

Om arbetsgivaren är Region Stockholm ska intyget vara undertecknad av verksamhetschef. 

C) VILJEYTTRING FRÅN DEN FÖRESLAGNE 

D) DEN FÖRESLAGNES CV OCH MERITPORTFÖLJ UPPSTÄLLD ENLIGT KI:S MALL 

KI:s mall för meritportfölj för lärare och forskare hittas på medarbetarportalen. 

2. Ansökan bereds av rekryteringsnämndens beredningsgrupp  

Beredningsgruppen bedömer nyttan, nivån för anställningen, förslaget på sakkunniga samt om ansökan ska skickas till sakkunnigbedömning. Beredningsgruppen lämnar sedan ett förslag till beslut i rekryteringsnämnden.  

Prefekt meddelas om det föreslagna beslutet per mejl och bemöter förslaget till beslut per mejl i stället för att närvara i rekryteringsnämndens sammanträde. Prefektens svar läggs till handlingarna inför beslut i nämnden. 

2.1 Förslaget till beslut tas upp i rekryteringsnämnden vid ett sammanträde 

Rekryteringsnämnden tar ställning till förslag till beslut och tar även hänsyn till prefektens synpunkter på förslaget till beslut.  

Rekryteringsnämnden beslutar om ansökan ska bedömas av sakkunniga. Om rekryteringsnämnden bedömer att ansökan inte ska bedömas av sakkunniga, återförs ärendet till institutionen för vidare handläggning.  

3. Sakkunniga

HR-specialist skickar ut uppdraget till de sakkunniga. De sakkunniga får 3–4 veckor på sig att skriva sina utlåtanden. HR-specialist delger utlåtandena till prefekt, den föreslagne samt till ordförande i rekryteringsnämnden som tillstyrker eller avstyrker anställningen.  

4. CV-granskning och beslut om anställning 

Innan beslut om anställning fattas utförs CV-granskning och referenstagning.  

Beslut om anställning signeras av rektor vid en professur och prefekten vid ett lektorat. Institutionen ansvarar för att anställningsvillkor regleras i ett anställningsavtal eller anställningsbevis. 

1. Ansökan

Förslaget ska vara från två professorer. Om prefekten inte är en av förslagsställarna ska prefekten bifoga en separat tillstyrkan. Jävsfrågan ska ha beaktats. 

Ansökan ska innehålla följande delar A-D:

A) FÖRSLAG FRÅN TVÅ PROFESSORER 

A1) En redogörelse för hur anställningen på KI praktiskt ska organiseras:

• Ämnesområde (samma som innan)
• Anställningens inriktning, mot forskning eller mot utbildning och forskning (se Anvisningar till anställningsordningen) (samma som innan)
• Adjungeringens längd (adjungerad professor kan anställas 4+4+4 år och adjungerad lektor kan anställas 2 år i taget)
• Omfattning (20–49 procent av heltid)
• Lön (vem betalar lönen)

A2) En redogörelse för adjungeringens nytta för KI som ska innehålla:   

• Specificering av den specialkompetens som är av betydelse för KI samt en jämförande analys av existerande kompetens. 
• En redogörelse för verksamheten under föregående adjungeringsperiod. 
• En utförlig plan för verksamheten under anställningsperioden avseende planerade uppgifter för den föreslagna personen enligt nedan:
  • Planerad forskningsaktivitet med redogörelse av ledning och/eller deltagande i forskningsprojekt, tillhörande finansieringskällor samt resultat som förväntas uppnås. 
  • Planerat ansvar för och/eller deltagande i utbildning på forskarutbildningsnivå, till exempel doktorandhandledning, arrangemang av forskarutbildningskurser, deltagande inom forskarutbildningskurser samt annan utbildningsverksamhet. 
  • Planerat ansvar för och/eller undervisningsåtagande i utbildning på grundnivå och/eller avancerad nivå samt övriga ledningsfunktioner inom utbildningsprogram och kurser som planeras där ni även anger utbildningsprogram, kurser och tidpunkter. 
  • Lednings-, utvecklings- och samverkansuppdrag inom institutionen och/eller KI. 

B) MEDGIVANDE FRÅN HUVUDARBETSGIVAREN

• Adjungeringens längd (antal år). Adjungerad professor kan anställas 4+4+4 år och adjungerad lektor kan anställas 2 år i taget.
• Anställningens omfattning (20–49 procent av heltid)
• Lön

Om huvudarbetsgivaren är Region Stockholm ska intyget vara undertecknad av verksamhetschef.

C) VILJEYTTRING FRÅN DEN FÖRESLAGNE

D) DEN FÖRESLAGNES CV OCH MERITPORTFÖLJ UPPSTÄLLD ENLIGT KI:S MALL

Dessa inklusive publikationslistan måste vara uppdaterade.

2. Bedömning av nyttan och fortsatt anställning

Rekryteringsnämndens vice ordförande tar ställning till adjungeringens fortsatta nytta för KI. Därefter tillstyrker eller avstyrker nämndens ordförande en fortsatt anställning som adjungerad professor/lektor.

3. Beslut

HR-specialist upprättar beslut om anställning. Vid förnyad anställning som adjungerad professor signerar rektor beslutet och vid förnyad anställning som adjungerad lektor signerar prefekt beslutet.

Institutionen ansvarar för att anställningsvillkor regleras i ett anställningsavtal eller anställningsbevis.

1. Ansökan 

Ansökan ska innehålla följande delar (A-D): 

Förslaget ska vara från två professorer. Om prefekten inte är en av förslagsställarna ska prefekten bifoga en separat tillstyrkan. Jävsfrågan ska ha beaktats. 

A) FÖRSLAG FRÅN TVÅ PROFESSORER 

A1) En redogörelse för hur anställningen på KI praktiskt ska organiseras: 

• Ämnesområde 
• Om anställningen ska vara med inriktning mot forskning eller mot utbildning och forskning (se Anvisningar till Anställningsordningen) 
• Anställningens längd (en gästprofessor kan anställas max 5 år, företrädesvis 3+2 år) 
• Omfattningen av anställningen (20–100 procent av heltid) 
• Finansiering 

A2) En redogörelse för anställningens nytta för KI som ska innehålla: 

Specificering av den specialkompetens som är av betydelse för KI samt en jämförande analys av existerande kompetens. 

• En utförlig plan för verksamheten under anställningsperioden avseende planerade uppgifter för den föreslagna personen vad avser: 
  • Planerad forskningsaktivitet med angivande av ledning och/eller deltagande av/i forskningsprojekt samt tillhörande finansieringskällor samt resultat som förväntas uppnås. 
  • Planerat ansvar för och/eller deltagande i utbildning på forskarutbildningsnivå, t.ex. doktorandhandledning, arrangemang av forskarutbildningskurser, deltagande inom forskarutbildningskurser samt annan utbildningsverksamhet. 
  • Planerat ansvar för och/eller undervisningsåtagande i utbildning på grundnivå och/eller avancerad nivå samt övriga ledningsfunktioner inom utbildningsprogram och kurser som planeras med angivande av utbildningsprogram, kurser och tidpunkter. 
  • Lednings-, utvecklings- och samverkansuppdrag inom institutionen och/eller KI. 

A3) Förslag på två sakkunniga 

Formella kriterier: 

• De ska vara väl förtrogna med anställningens ämnesområde, ha pågående forskningsaktivitet och vara vetenskapligt och pedagogiskt meriterade på en nivå som minst motsvarar behörighetskraven för den aktuella anställningen 
• Ingen av de föreslagna sakkunniga ska vara anställda vid KI, de ska inte heller vara anknutna till KI  
• Minst en sakkunnig ska vara internationell  
• Två sakkunniga får inte vara verksamma vid samma lärosäte  
• Jämn könsfördelning, såvida inte synnerliga skäl föreligger. I så fall ska prefekt inkomma med en särskild förklaring. 

Förslaget om sakkunniga ska innehålla: 

• Information om sakkunnigas undervisnings- och forskningsmeriter samt motivering till varför de är lämpliga som sakkunniga för aktuellt ärende. 
• Antal peer review-granskade publikationer. 
• Lista över de senaste fem årens peer review-granskade publikationer i kronologisk ordning 
•  Publikationer som specifikt handlar om ämnet för den aktuella anställningen ska markeras i fetstil.   
• Aktuella mejladresser till samtliga sakkunniga 
• Information om att sakkunniga har accepterat uppdraget, tillfrågats om jäv samt förklarat sig ojäviga. 

B) MEDGIVANDE FRÅN HUVUDARBETSGIVAREN MED UPPGIFT OM: 

• Anställningens längd (år). (En gästprofessor kan anställas max 5 år, företrädesvis 3+2 år) 
• Anställningens omfattning (20–100 procent av heltid) 
• Finansiering 

C) VILJEYTTRING FRÅN DEN FÖRESLAGNE 

D) DEN FÖRESLAGNES CV OCH MERITPORTFÖLJ UPPSTÄLLD ENLIGT KI:S MALL 

KI:s mall för meritportfölj för lärare och forskare hittas på medarbetarportalen. 

2. Ansökan bereds av rekryteringsnämndens beredningsgrupp  

Beredningsgruppen bedömer nyttan, nivån för anställningen, förslaget på sakkunniga samt om ansökan ska skickas till sakkunnigbedömning. Beredningsgruppen lämnar sedan ett förslag till beslut i rekryteringsnämnden.  

Prefekt meddelas om det föreslagna beslutet per mejl. Prefekten bemöter förslaget till beslut per mejl i stället för att närvara i rekryteringsnämndens sammanträde. Prefektens svar läggs till handlingarna inför beslut i nämnden. 

2.1 Förslaget till beslut tas upp i rekryteringsnämnden vid ett sammanträde 

Rekryteringsnämnden tar ställning till förslag till beslut och tar även hänsyn till prefektens synpunkter på förslaget till beslut.  

Rekryteringsnämnden beslutar om ansökan ska bedömas av sakkunniga. Om rekryteringsnämnden bedömer att ansökan inte ska bedömas av sakkunniga återförs ärendet till institutionen för vidare handläggning.  

3. Ansökan skickas till sakkunniga för bedömning 

HR-specialist skickar ut uppdraget till de sakkunniga. De sakkunniga får 3–4 veckor på sig att skriva sina utlåtanden. HR-specialist delger utlåtandena till prefekt, den föreslagne samt till RN-ordföranden som tillstyrker eller avstyrker anställningen.  

4. CV-granskning, beslut om anställning och lön  

Innan beslut om anställning fattas utförs CV-granskning och referenstagning.  

Om KI ska betala lön för en gästprofessor ska institutionen inkomma med löneförslag och motivering innan beslut om anställning fattas. Prefekt skickar förslag på lön och tillträdesdatum till kontaktperson på akademiska anställningar som säkerställer att ärendet behandlas av HR-direktör. 

Beslutet om anställning fattas och signeras av rektor vid ett rektors beslutsmöte. 

Institutionen ansvarar för att anställningsvillkor regleras i ett anställningsavtal eller anställningsbevis. 

1. Ansökan

Ansökan ska skickas av den sökande och ska innehålla följande delar:

• Ansökan om att byta ämnesområde med en kort motivering varför ett byte önskas
• CV och meritportfölj uppställd enligt KI:s mall 
• Intyg om pågående anställning (rektorsbeslut, prefektbeslut eller anställningsbevis där ämnesområde framgår)
• Tillstyrkan från prefekt

HR-specialisten tar kontakt med prefekten för begäran om godkännande och förslag på sakkunniga inom ämnesområdet. 

2. Sakkunniga 

Prefekten skickar förslag på två sakkunniga till HR-specialist. 

Formella kriterier för sakkunniga:

• De ska vara väl förtrogna med anställningens ämnesområde, ha pågående forskningsaktivitet och vara vetenskapligt och pedagogiskt meriterade på en nivå som minst motsvarar behörighetskraven för den aktuella anställningen
• Ingen av de föreslagna sakkunniga ska vara anställda vid KI, de ska inte heller vara anknutna till KI 
• Minst en sakkunnig ska vara internationell 
• Två sakkunniga får inte vara verksamma vid samma lärosäte 
• Jämn könsfördelning, såvida inte synnerliga skäl föreligger. I så fall ska prefekt inkomma med en särskild förklaring.

Förslaget om sakkunniga ska innehålla:

• Information om sakkunnigas undervisnings- och forskningsmeriter samt motivering till varför de är lämpliga som sakkunniga för aktuellt ärende.
• Antal peer review-granskade publikationer.
• Lista över de senaste fem årens peer review-granskade publikationer i kronologisk ordning
• Publikationer som specifikt handlar om ämnet för den aktuella anställningen ska markeras i fetstil.  
• Aktuella mejladresser till samtliga sakkunniga
• Information om att sakkunniga har accepterat uppdraget, tillfrågats om jäv samt förklarat sig ojäviga.

2.1 Beslut om sakkunniga

Rekryteringsnämnden fattar beslut om att tillstyrka eller avstyrka förslag på sakkunniga. HR-specialist delger ordförandebeslutet till den sökande och prefekt.

2.2 Ansökan skickas till sakkunniga för bedömning

HR-specialist skickar ut uppdraget till de sakkunniga. De sakkunniga får 3–4 veckor på sig att skriva sina utlåtanden. HR-specialist delger utlåtandena till prefekt, den sökande samt till ordföranden i rekryteringsnämnden.

3. Beslut

Beslut fattas vid rekryteringsnämndens sammanträde. Prefekt deltar vid detta sammanträde.

Protokollet från sammanträdet delges den sökande och prefekten. Prefekten får även förfrågan om när nya ämnesområdet ska gälla ifrån. Bekräftelse om byte av ämnesområde, signerat av ordförande i rekryteringsnämnden, skickas till den sökande.