Förenade anställningar
En anställd kan inneha en s.k. förenad anställning, vilket innebär att en anställning som professor eller lektor är förenad med en anställning vid en sjukvårdsenhet som är upplåten för medicinsk utbildning och forskning, en s k USV-enhet. En förenad anställning kan endast innehas av en anställd som uppfyller de specifika behörighetskraven för båda anställningarna.
En professors/lektorsanställning kan förenas med specialistutbildad läkare eller med en annan anställning vid en USV-enhet, exempelvis logoped, sjuksköterska, arbetsterapeut eller fysioterapeut. Även chefsbefattningar kan ingå i den kliniska delen. En anställning som legitimerad läkare utan specialistutbildning kan inte förenas med en anställning vid KI.
Rekryteringsprocessen för förenade anställningar styrs av hälso- och sjukvårdslagen, högskolelagen och högskoleförordningen samt interna regelverk och rutiner.
Förenade anställningar inrättas och tillsätts i samverkan mellan sjukhus/SLSO och Karolinska Institutet.
För att en förenad anställning ska vara möjlig behöver följande dokument upprättas
- Överenskommelse om inrättande - Rektor vid KI och sjukhusdirektör för aktuell USV-enhet undertecknar en gemensam överenskommelse om inrättande av anställning
- Överenskommelse om tillsättning - Rektor vid KI och sjukhusdirektör för aktuell USV-enhet undertecknar en gemensam överenskommelse om beslut om tillsättning av anställning
- Respektive arbetsgivare upprättar anställningsavtal var för sig
Överenskommelser gäller tills vidare eller till dess att annan överenskommelse träffats.
Fördelningen av arbetstid avseende förenade anställningar är i normalfallet 70 % vid KI och 30 % vid USV-enheten. Annan fördelning av arbetstiden kan överenskommas mellan KI och sjukvårdsenheten men ska inte överstiga 100 %.
Rekryterande chefer vid USV-enheten och Karolinska Institutet ansvarar gemensamt för rekryteringen. Rekryteringsprocessen bygger på ett starkt ägarskap och involvering av rekryterande chefer och parterna ska använda gemensamma underlag som stödjer och kvalitetssäkrar genomförandet av rekrytering och anställning. HR vid USV-enheten ska vara informerade och i den mån det krävs även involverade i rekryteringen. Vid varje rekrytering finns en rekryteringsgrupp. Om den kliniska anställningen är förlagd på Karolinska Universitetssjukhuset sker en gemensam annonsering. Rekryteringsprocessen består av fyra steg.
Referenstagning
HR-avdelningen vid KI:s gemensamma verksamhetsstöd genomför CV- granskning och referenstagning. Vid rekrytering vid Karolinska universitetssjukhuset genomför rekryterande chef en referenstagning för sjukhusets räkning utifrån ett kliniskt perspektiv.
Beslut om anställning
KI fattar beslut om anställning efter att referenstagning/CV-granskning har genomförts och gemensam överenskommelse om tillsättning är undertecknad. Efter beslutet löper en överklagandetid om 3 veckor. Anställningsavtal upprättas sedan lokalt på respektive institution vid KI samt vid USVenheten. KI använder sig av ett särskilt anställningsavtal för förenade anställningar.
Roller och ansvar
Rekryterande chefer vid USV-enhet och KI ansvarar gemensamt för rekryteringen. Rekryterande chef vid KI är prefekt och rekryterande chef vid Karolinska universitetssjukhuset kan vara chef inom tema, funktion eller stab.
HR – avdelningen vid KI:s gemensamma verksamhetsstöd och Rekryteringscenter vid K (om rekryteringsprocessen sker vid Karolinska Universitetssjukhuset) säkerställer att rekryteringsprocessen efterlevs enligt gemensam processbeskrivning och gemensamma arbetsrutiner.
Rekryteringsgruppen – En rekryteringsgrupp sätts samman för varje ny rekrytering. Gruppen består i normalfallet av rekryterande prefekt, rekryterande chef vid K, två ämneskunniga professorer samt handläggare vid HR KI. Rekryteringsgruppen utarbetar förslag på inrättande av anställning (inklusive annons), lämnar förslag på sakkunniga, lämnar förslag på vilka som bör kallas till intervju samt närvarar i rekryteringsutskottet vid beslut om utlysningar och intervjuer. Vid sammanträden i rekryteringsutskottet representeras rekryteringsgruppen i normalfallet av prefekt vid KI och rekryterande chef vid sjukvårdsenhet. Båda parter har då möjlighet att framföra sina åsikter i ärendet.
Rekryteringsnämnden (RN) vid KI bereder rekryteringsärenden, ansvarar för att pröva förslagen från rekryteringsgruppen samt genomför urval och föreslår kandidat för anställning.
Sakkunnig – Externa sakkunniga granskar alla ansökningar. Om anställningen är förenad med en anställning som specialistutbildad läkare/specialistutbildad sjuksköterska vid Karolinska universitetssjukhuset sker en granskning för att pröva tjänstenivån.
Rektor/prefekt vid KI – fattar beslut om anställning av professor/lektor.
HR på institutionen upprättar när processen är klar ett anställningsavtal. Detta sker i HR-arkivet (lägg först in uppgifterna i Primula). Institutionens lönespecialist får en notis och kontrollerar avtalet.
Frånvaro
Vid sjukfrånvaro
Sjukfrånvaro ska samordnas mellan sjukhus/SLSO och KI genom månadsvisa avstämningar mellan respektive löneadministrativ enhet.
Vid föräldraledighet och övrig tjänstledighet
Frågor om föräldraledighet och övriga ledighetsansökningar för förenat anställd ska hanteras i samråd mellan den anställdes respektive chefer vid KI och sjukvårdsenhet.
Allmänt/hantering av avvikelser
Det är av största vikt att alla avvikelser av någon betydelse från respektive anställning hos sjukvårdsenhet och KI beträffande en förenat anställd kommuniceras mellan parterna. Kommunikationen ska ske skyndsamt och med full transparens.
Omregleringar
När det sker förändringar som påverkar den förenade anställningen och föranleder ett nytt anställningsavtal ska en överenskommelse om omreglering tas fram enligt en särskild process. Kontakt ska då tas med KI:s HR-avdelning och rekryteringscenter på Karolinska universitetssjukhuset (om anställning är förenad med K).
Avslut
I samband med nedanstående avslutas den förenade anställningen.
- Pension
- Egen uppsägning
- Uppsägning p.g.a. arbetsbrist
- Uppsägning p.g.a. personliga skäl
- Avsked
Vid avslut ska kontakt tas med respektive löneenhet vid sjukvårdsenhet eller KI. Inför uppsägning eller avsked från endera arbetsgivaren (KI eller berört sjukhus) ska kontakt tas på ett så tidigt stadium som möjligt med den andra arbetsgivaren för samråd kring hanteringen.