Anläggningstillgångar

Materiella anläggingstillgångar - mindre värde eller kortare livslängd

I de allmänna råden till 5 kap 1 § FÅB finns det två förenklingsregler som innebär att anskaffningsutgiften inte behöver fördelas över de perioder som tillgången ska användas. Det gäller dels inköp av maskiner, inventarier m m av mindre värde, dels tillgångar med kort ekonomisk livslängd.

”Myndigheten får vid anskaffningstillfället redovisa maskiner, inventarier m m av mindre värde som kostnad. Gränsen för mindre värde bör sättas med utgångspunkt i ett anskaffningsvärde exklusive mervärdesskatt som understiger ett halvt prisbasbelopp”.

”Myndigheten får vid anskaffningstillfället redovisa maskiner, inventarier m m som kan antas ha en ekonomisk livslängd understigande tre år som kostnad. En förutsättning för denna tillämpning är att kostnadsfördelningen över tid inte påverkas väsentligt."

KI har fastställt gränsen för mindre värde till ett anskaffningsvärde under 40 000 med motiveringen att verksamheten anskaffar relativt dyrbar utrustning. 

Det innebär att maskiner och inventarier som uppfyller ovanstående villkor ska kostnadsföras direkt i kontogrupp 561*, som förbrukningsinventarie eller kortidsinvestering beroende på om den ekonomiska livslängden är under 1 år eller mellan 1 och 3 år. Se vidare kontobeskrivning i kontoplanen för vilket konto som ska väljas för anskaffningsutgiften.

Materiella anläggingstillgångar

Materiella anläggningstillgångar delas upp på flera poster i balansräkningen och kan bland annat bestå av:

• Maskiner, inventarier, installationer mm.
• Pågående nyanläggningar

Anskaffningsvärdet utgörs av inköpspriset (exkl. eventuella rabatter och kundförluster), som är direkt hänförbara kostnader för att få tillgången på plats och kunna användas i enlighet med anskaffnings syfte. Exempel på sådana kostnader kan vara:

• iordningsställande av plats eller område för installation av anläggningen
• leverans och hantering
• installation
• konsulttjänster och kostnader för egen personal
• nedmontering och bortforsling av tillgången samt återställande av plats om det gjorts någon planerad avsättning i 
  balansräkningen (BR)

OBS! Däremot ska inte efterföljande kostnader som avser anläggningen, exempelvis ordinarie service och underhåll, ingå.

Grundprincipen är att varje enskild tillgång ska värderas för sig, dock följs principen om likartade tillgångar eller ett naturligt samband (även kallat fungerande enhet). Det innebär att större anskaffningar av dessa tillgångar redovisas som en anläggningstillgång i de fall de överstiger beloppsgränsen om 40 000 kr även om respektive tillgång är av mindre värde.

Exempel på en likartad tillgång kan vara en större anskaffning av datorer och exempel på ett naturligt samband kan vara ett möblerat konferensrum (bord, stolar, hyllor osv) eller en dator med aktuella tillbehör (bildskärm, tangentbord och hårddisk).  Vid nyinredning av laboratorie- och kontorsutrymmen eller motsva­rande betraktas investeringen som en helhet. 

Utrangering/försäljning av anläggningar och inventarier

Om KI har anläggningar som inte längre behövs i den egna verksamheten eller som har blivit oanvänd­bar, är det tillåtet att sälja/utrangera anläggningen enligt förordning (1996:1191). En anläggning som ex. kontorsmaskin, laboratorieutrustning eller annan anläggningsförd utrustning ska påvisas att utrustningen inte behövs någonstans inom KI eller att den är helt obrukbar. Detta innebär att säljande institution måste undersöka ifall någon annan institution inom KI har användning av anläggningen innan ev. försäljning kan ske (Här lägger ni in en annons inom KI Köp och sälj labbutrustning och kontorsmaterial | Medarbetare (ki.se) ). KI ska trots detta vara mycket restriktiv med försäljning av anläggningar till en extern part. I de fallen krävs dessutom att ett avtal undertecknas av båda parter. Enligt rektors besluts- och delegationsordning måste även beslut om avyttring av utrustning tas av universitetsdirektören.

I frågan om inventarier så tillåter KI ingen försäljning av utrustning så som exempelvis dator, telefon och surf/läsplattor. KI avstår även från donationer av utrustning till extern part, detta eftersom KI inte kan säkerställa hur utrustningen kommer att användas.

Vid försäljning av en anläggningstillgång måste ett marknadsmässigt pris uppskattas, genom att kontrollera vad en liknande begagnad utrustning kostar i anskaffning och använda det som ett riktmärke för försäljningspriset. Försäljningen måste ske utifrån affärsmässiga grunder dvs. att den administrativa enheten för respektive institution beslutar ett andrahandsvärde för anläggningen och köparen får inte vara delaktig i prissättningen. Tillvägagångsättet för prissättningen måste dokumenteras och bifogas till verifikationen för bokningen. Som vägledning ska följande frågor utgöra underlag för dokumentationen.

• Hur har institutionen säkerställt att andra institutioner har tagit del av information om försäljningen?
• Hur har försäljningspriset fastställts, vilka andrahandsmarknader har kontrollerats?
• Vem besvarar ovanstående frågor och vilken enhet tillhör du?

KI är inte skatteskyldig för omsättningen och någon moms ska därför inte läggas på priset. Vid försäljning till personal ska regler om skattepliktiga förmåner beaktas. Om anläggningen säljs till ett pris under marknadsvärdet räknas den som en för­mån för den anställde från första kronan. Vid bedömning av priset bör även moms ingå eftersom den anställde troligen skulle ha betalat moms om anläggningen köpts på egen hand. KI ska däremot inte redovisa eller betala någon moms.

Utrange­ring och ev. försäljning aktiveras av institutionen och bokförs av Redovisning & Controlling. För mer information se vidare i handledning för AT-modulen, som finns på Medarbetarportalen/Stöd och Verktyg/Ekonomi/Manualer och vägledning.