Kundfakturering
Här hittar du information om hur processen för kundfakturor går till.
Rutin för att skapa kundfakturor
1. Behov från verksamheten
Någon i kärnverksamheten har ett behov av att skicka en faktura beroende på en överenskommelse/ett avtal mellan KI och kunden. Personen som har behovet att få en faktura skickad informerar en institutionsekonom om överenskommelsen/avtalet.
2. Fakturaunderlag
Institutionsekonomen får underlaget för faktureringen och gör nödvändiga kompletteringar så att fakturan går till korrekt mottagare.
Använd fakturamallen för att sammanställa fakturaunderlaget.
- Institutionsekonomen kontrollerar via organisationsnumret om kunden redan finns i kundregistret och hur kunden ska få faktura. Säkerställ att det finns korrekt fakturareferens, adress och e-postadress.
- Om kunden inte finns: skapas ett formulär för kundupplägg. Du hittar formuläret i UBW Web under "Formulär", "Kundupplägg".
- Fyll i konteringsspecifikationen samt fakturatexten i fakturamallen.
3. Skapa försäljningsorder
När underlaget är komplett skapar institutionsekonomen eller ekonomiservice försäljningsordern i UBW-webb.
4. Testkörning fakturering
När försäljningsordern är klar kan du skapa en testfaktura.
Du är nu klar med kundfaktureringen. Alla övriga steg sköter Redovisning & Controlling.
5. Fakturering
Samtliga försäljningsorder som skapats under dagen faktureras automatiskt varje kväll.
6. Överföring till OpusCapita
UBW skickar fakturorna till vår systemleverantör Opus Capita varje morgon.
7. Utskick
Kundfakturorna skickas vidare enligt angivet sätt i kundregistret. Det kan ske via Svefaktura, som pdf via e-post eller som pappersfaktura. Fakturorna märks med KI:s logga för äkthetsstämpel.
Kundfakturor i UBW
Behöver du hjälp med att skapa försäljningsorder i UBW-webb? Se processbeskrivningarna i UBW-handboken avsnitt Kundreskontra
Om Opus Capita
Opus Capita är ett företag som är specialiserad på att automatisera och digitalisera kunders upphandlings-, fakturerings- och betalningsprocesser. Bolaget finns i ett flertal länder.
OCR
Inbetalningar från svenska kunder sker till KI:s centrala bankgiro med hjälp av ett OCR-nummer.
Filen med betalda fakturor läses in automatiskt dagligen, vilket innebär att fakturorna får korrekt datum för kvittning i systemet och att kundreskontran uppdateras. Du som ekonom på institutionen behöver inte kvitta dessa fakturor.
Inbetalningar från utlandet
Inbetalningar från utlandet sker till ett centralt konto vid KI och kvittas av Redovisning & Controlling.
Rekvisition
En rekvisition skapas i UBW och skickas till de bidragsgivare som önskar för att begära utbetalning av beviljade bidrag. Det är inte att likställa vid en kundfaktura, för när vi rekvirerar pengar så uppstår ingen fordran och ingen händelse på projektet. Projektet påverkas först då betalning av rekvisitionen görs.
En rekvisition blir aktuell när ditt projekts beviljade medel klassificerats som bidrag. Ibland står det i kontraktet att bidragsgivaren begär en rekvisition för att betala ut medel, medan det för andra inte är ett krav.
Vi har gjort en utförlig rutinbeskrivning om hur du skapar rekvisitionen i UBW samt en processbeskrivning som visar flödet, se dokument nedan.
En av vinsterna med denna rutin är att inbetalningen blir automatiskt bokad då den kommer in såvida rekvisitionskunden angett ett rekvisitionsnummer som fungerar som ett OCR-nummer. I det fall rekvisitionsnummer inte är angivet söker Redovisning & Controlling upp vilken institution som ska ha inbetalningen och kontaktar den.
Har ni behov av att intyga att bankuppgifterna tillhör Karolinska Institutet så finns bankintyg, se dokument nedan.
Kontakt
Har du frågor angående kundfakturering kan du vända dig till redovisning@ki.se.