Betalkort

Tjänstekort med individuell fakturering

Tjänstekortet AirPlus (tidigare Eurocard) är ett Mastercard som kan används för tjänsterelaterade inköp i situationer där faktura inte kan erhållas, till exempel vid utlägg under tjänsteresor i andra länder.

Kortet får endast användas för utlägg i tjänsten. Privat användning är inte tillåten

Användning:

• Kortet får endast användas för utlägg i tjänsten.
• Privat användning är inte tillåten.
• I första hand ska alltid KI:s upphandlade leverantörer användas, och betalning ske via faktura.

Fakturering och ansvar

• Kortet har individuell fakturering – fakturor skickas direkt till kortinnehavaren.
• Kortinnehavaren ansvarar för att betala fakturan i tid.
• Utlägg ersätts genom rese- eller utläggsersättning
• Ingen kreditprövning görs på individen – KI står som ytterst betalningsansvarig.
• Om fakturan inte betalas:
  • KI betalar initialt kostnaden, som då belastar kortinnehavarens institution och projekt.
  • KI kommer därefter kräva ersättning från kortinnehavaren via löneavdrag eller faktura om utläggen inte avser tjänst eller inte kan redovisas/styrkas med korrekta underlag och kvitton.
  • Kortinnehavaren och institutionsadministrativa chef signerar ett avtal om kortanvändning i samband med ansökan.

När kan du få ett tjänstekort?

Du kan ansöka om tjänstekort om du:

- Är anställd vid KI (Anknutna och adjungerade kan inte få ett tjänstekort).
- ofta reser i tjänsten eller gör utlägg där faktura inte är möjlig att erhålla.
- har fått godkännande från institutionens administrativa chef.

Så här ansöker du

1. Samråd med institutionens administrativa chef eller motsvarande och din närmaste chef – närmaste chef måste godkänna att du ansöker om tjänstekort.
2. Underteckna ansökan/avtal – Kortinnehavare och institutionens administrativa chef signerar digitalt ett avtal om användning och ansvar som finns under Dokument på denna sida. 
3. Skicka in ansökan – Avtalet skickas till redovisning@ki.se
4. Digital ansökan – Kortinnehavaren får en länk till kortleverantörens portal där du fyller i dina uppgifter.
5. Leverans och aktivering – Kortet skickas till kortinnehavarens folkbokföringsadress och aktiveras via app eller webbtjänst.

Villkor           

1. Endast tillåtet för tjänsteutlägg. Privat användning är förbjuden
2. Kortet får inte användas för inköp i Sverige där KI har giltiga ramavtal eller avtalade leverantörer
3. Kortet är inte öppet för kontantuttag
4. Kortet har en fastställd kreditgräns per 30 dagar. På 25 000 kr eller 50 000 kr, väljs i ansökningsformuläret
5. Ingen årsavgift
6. 0,98 % valutaväxlingspåslag vid köp i utländsk valuta.
7. Kortet ska avslutas när anställningen upphör
8. Kortet är spärrat för köp genom kortleverantören i följande branscher spel, nattklubb och lyxbutiker
9. KI kan se alla transaktioner som görs mer kortet
10. Missbruk kan leda till återkrav, disciplinära åtgärder, indragande av kort och att nytt kort inte beviljas

Fakturering

Fakturan skickas till dig som kortinnehavare till din folkbokföringsadress (möjlighet finns till e-faktura eller autogiro), som ansvarar för att själv betala fakturan i tid. Ersättning fås genom utläggsredovisning i Primula.  

Utebliven betalning

Om kortinnehavaren glömmer att betala sin faktura kommer ett flertal påminnelser att skickas till denne, både via SMS, e-post och brev. Om en kortinnehavare trots påminnelser inte betalar sin faktura kommer kortföretaget att begära att KI betalar den.

Kostnaden kommer då belasta kortinnehavarens institution och projekt. KI kan ställa ut en faktura till kortinhavaren avseende eventuella inköp som inte anses korrekta eller kan redovisas. Det gäller också för utläggsersättning som erhållits för kortköp som KI fått betala. KI förbehåller sig rätten att även ha möjlighet att reglera detta genom att göra löneavdrag för kortinnehavaren.

Utläggsersättning

För att kunna få ersättning för dina utlägg behöver du bifoga originalkvitton där momsen framgår. Vid utländska transaktioner, bifoga även en kopia på AirPlus faktura där valutakursen framgår. Rese-/utläggsersättningen betalas ut i samband med löneutbetalningen varje månad och eftersom kortföretaget ger 30 dagars kredit så hinner i regel rese-/utläggsersättningen utbetalas innan fakturan förfaller till betalning.

I AirPlus mobilapp får kortinnehavaren digitala kvitton för köp, direkt från anslutna försäljningsställen. För övriga kan du enkelt fota ditt kvitto med hjälp av appen. På så sätt finns alla transaktioner samlade och du kan ta fram ett digitalt underlag att bifoga till din rese/utläggsersättning som registreras i Primula:

Redovisa utlägg i Primula.

Företagskort/Inköpskort

Företagskort där KI som arbetsgivare står som betalningsansvarig ska användas i begränsad omfattning. Som regel gäller följande: Administrativ chef (AC), Prefekt, Administratör för avdelning/enhet samt Universitetsledningen är berättigade företagskort. Avdelningschefen för Juridik, Planering och Ekonomi beslutar om företagskort. Om företagskort önskas till anställd som inte faller under de generella reglerna, skall begäran göras till avdelningschefen för Juridik, Planering och Ekonomi .

Kortinnehavaren är personligt ansvarig för gjorda beställningar och inköp. Kortet ska förvaras på betryggande sätt och får endast användas i tjänsten. Vid personlig användning dras kortet in. Samtliga betalningar ska kunna verifieras och vara i enlighet med KI:s regler. Se vidare representationsreglerna och resereglementet.

För regler om betalkort se Regler för betalkort med myndigheten som betalningsansvar, s k företagskort vid Karolinska Institutet.

Ansök om företagskort genom att mejla redovisning@ki.se. Ange vilken institution som ska ansvara för kortet samt i vilken tjänst kortet ska brukas.

Spärra och avsluta kort

Förlorat kort ska spärras omedelbart genom att kortinnehavaren kontaktar AirPlus kundservice, dygnet runt. Kortet ska avslutas när kortinnehavarens anställning vid Karolinska Instiutet upphör, detta sker genom att kontakta redovisning@ki.se
 
AirPlus kundservice
Telefon: +46 8 14 67 37

Corporate Customer Support | AirPlus

Betalkort med personligt betalningsansvar

Inga nya betalkort av denna typ utfärdas och befintliga kort avslutas 28 februari 2026. Information skickas ut till kortinnehavarna direkt från kortleverantören i slutet av november 2025.

För dig som redan har ett betalkort med personligt betalningsansvar

När du använder ditt kort får du en faktura månadsvis över dina inköp. Du betalar fakturan, registrerar utlägget i Primula och får sedan pengarna tillbaka på din nästa lön.

Utlägg

För att kunna få ersättning för dina utlägg behöver du bifoga originalkvitton där momsen framgår. Vid utländska transaktioner, bifoga även en kopia på Eurocards faktura där valutakursen framgår.

Du behöver redovisa dina utlägg

• Löpande, i nära anslutning till utgiften
• Inom samma år

Kortet får användas även för privata inköp.

Redovisa utlägg i Primula

Avsluta kort med personligt betalningsansvar

Om du vill avsluta ditt kort med personligt betalningsansvar, meddela detta till: corporatesupport@eurocard.se.

Frågor

För frågor angående limiter och övriga frågor om kortanvändning kontakta KI Redovisning

E-post: redovisning@ki.se