Fakturahantering (EFH)

Frågor och svar om intern fakturahantering

När behöver jag godkänna/attestera mina fakturor?

När du har fått en faktura för godkännande eller attest i UBW, hantera den gärna så fort som möjligt, även om förfallodatumet ligger några dagar eller veckor fram i tiden.

Efter att du godkänt fakturan passerar den Ekonomiservice och ska attesteras. Därtefter skapas en betalningsrapport som skickas vidare till banken. Först då får leverantören betalt.

Som myndighet har vi 30 dagars betalningsvillkor, vilket är en ganska kort tidsram i fall fakturan fastnar hos godkännaren eller attestanten.

Hur ändrar jag projekt vid flera institutionsbehörigheter?

Användare X är anknuten till två olika institutioner, institutionerna A1 och Ö2. Användare X får en faktura med sin ZZ(A1)- referens, vilket betyder att fakturan hamnar på institution A1. Användare X vill att betalningen ska gå från institution Ö2.

Här ska du inte avvisa fakturan för att be oss att ändra institution. Välj istället projekt med institutionsbehörighet Ö2, därefter "konto" och sedan godkänna. Projektet styr institutionsbehörighet och i bokföringen ändras det från A1 till Ö2.

Exempel: ZZIIAAAAAA

• ZZ = referens-id (gemensamt för alla)
• II = institutionsbeteckning och
• AAAAAA = personligt KI-ID

Vad får man avvisa?

Du ska endast avvisa en faktura om den ska makuleras, det vill säga om den inte är ställd till Karolinska Institutet. Har du frågor kring en faktura, vänd dig till dina institutionsekonomer.

Behöver man begära en kredit vid felaktig faktura?

• Om du får en felaktig faktura, kontakta leverantören och begär en kredit.
• Parkera fakturan och ange kommentar.
• När krediten kommer, välj projekt, därefter "konto" och godkänn. Detsamma gäller debetfakturan.

Obs! Ange kommentar på båda fakturor så att ekonomerna kan koppla ihop båda fakturorna. Till exempel på debetfakturan kan du skriva: Tillhör kredit med nummer 123456. På kredit fakturan skriver du: Tillhör debet med nummer 78910.