Samordnad IT
Samordnad IT syftar till att aktivt stödja kärnverksamheten genom en enhetlig, kostnadseffektiv och säker hantering av IT-miljön på Karolinska Institutet. Samordnad IT drivs av den centrala IT-avdelningen på uppdrag av KI:s ledning.
Bakgrund
Historiskt har ansvaret för merparten av IT-relaterade frågor formellt sett legat hos respektive institution. Detta ledde till att IT-miljön på KI skilde sig mycket mellan institutionerna och att det saknades samordning inom IT-frågor. Många institutioner har behövt köpa hårdvara och underhålla servrar och mjukvara på egen hand - något som krävt resurser i form av både tid och dyra investeringar.
Konsistoriet har fattat beslut om att samordna IT centralt på KI. Detta gjordes bland annat för att få en bättre överblick över KI:s IT-investeringar och därmed kunna dra nytta av samordningsvinster och kunna möta de allt högre krav som ställs på IT-säkerhet.
Att vara med i Samordnad IT
Att vara del av Samordnad IT innebär i korthet tillgång till bland annat:
- Centraliserad modern lagring med hög säkerhet.
- Centralt managerad klienttjänst (KI Karyon) med PC och Mac-datorer, för användarvänlig och säker hantering.
- Säker molnlagring för alla anställda som säkerhetskopierar allt innehåll från specifika mappar på datorn.
- Användarsupport hos Helpdesk som är tillgänglig på kontorstid kombinerat med fysiska servicedeskar som kan ge extra stöd vid behov.
- Enkla rutiner för inköp av IT-utrustning och programvarulicenser.
- Centrala multifunktionsskrivare med ”follow me”-funktionalitet, vilket gör det möjligt att använda skrivare i alla KI:s byggnader på campus.
- Hantering av institutionernas centrala servrar.
Går det att beskriva Samordnad IT väldigt kort?
För vissa standardtjänster inom IT flyttas ansvaret från institutionen till KI:s centrala IT-avdelning. Tjänsterna är:
- Klienthantering
- Beställning av program och viss licenshantering
- Lagring
- Nätverk
- Serverdrift (IaaS eller IaaS+)
- Administration av behörigheter vi ett centralt Active Directory
Varför har KI startat projektet?
För att öka informations- och IT-säkerheten och utnyttja resurser mer effektivt. En generell bedömning från Riksrevisionen gör gällande att informationssäkerheten på svenska lärosäten påvisar stora brister och Samordnad-IT är KI:s åtgärd för att möta kraven.
Måste alla institutioner vara med?
Ja. Det är beslutat av Universitetsdirektören att när projektet är klart skall alla vara inkluderade.
Omfattar det all IT på en institution?
Nej. Drift, administration och support av specialsystem och egenutvecklade lösningar (som till exempel labb- och instrumentdatorer) är fortfarande ett ansvar för institutionen. Serverdrift skall dock som regel ske i ITA:s centrala datacenter.
Vad kostar det?
Kostnaden för att införa projektet står ITA för med undantag för de resurser som institutionen måste tillhandahålla (varierar från institution till institution). Till detta kommer kostnad för hyra av dator, utnyttjande av lagring och serverdrift som tas ut enligt fastslagen prislista. Det är dock fel att säga att det skulle vara en merkostnad då det är kostnader som institutionen haft tidigare men i en annan form.
Jag har en ny dator. Måste jag byta ut den?
Som regel kan en ny dator migreras till ny standard och behöver inte bytas ut. Det skall poängteras att många passar på att byta hela klientbeståndet till hyrdatoralternativet för att få en enhetlig och kostnadseffektiv lösning för sina datorer.
Vad händer med min gamla dator?
Varje enskild institution avgör vad som skall ske. En relativt ny dator kan köpas av vår partner efter det att allt det som varit installerat och lagrat på den på säkert sätt raderats. På så sätt genereras en kickback på restvärdet till institutionen eller forskargruppen.
Jag är med i ett forskarkollektiv som delar dokumentation på Dropbox, kommer jag att kunna fortsätta med det?
Nej, och det gäller oavsett om du är med i Samordnad-IT eller ej. Det finns likvärdiga lösningar som möter KI:s säkerhetskrav och där KI har giltiga avtal med leverantörer.
Hur långt har projektet kommit och när är det klart?
17 institutioner är införlivade och 7 återstår. Planen är att vara klara 2026.
Om jag behöver hjälp hur fungerar det då?
ITA erbjuder flera supportkanaler mellan 8-17. Du kan nå Helpdesk via KI Self Service, telefon eller ett besök till en servicedesk.
Tidplan för kvarvarande institutioner och verksamhetsstöd
Merparten av institutioner och verksamhetsstöd på KI är i dag del av Samordnad IT.
När en migrering till Samordnad IT påbörjas hos en institution leds arbetet genom en styrgrupp med representanter från både institutionen och IT-avdelningen. IT-avdelningens projektledare sammankallar till detta i god tid inför projektstart.
En av Universitetsdirektör beslutad tidplan för migrering av kvarvarande institutioner finns och ser ut så här:
Pågående projekt
- Dentmed (Institutionen för odontologi)
- MEB (Institutionen för medicinsk epidemiologi och biostatistik)
- OnkPat (Institutionen för onkologi-patologi)
- KBH (Institutionen för kvinnors och barns hälsa)
Påbörjas under 2024
- MMK (Institutionen för molekylär medicin och kirurgi)
Påbörjas under 2025
- CNS (Institutionen för klinisk neurovetenskap)
- KIB (Universitetsbiblioteket)
Dokument: beslut och presentation
Kontakt
Kontakta projektledare Ola Danielsson eller Jan Värmon om du har frågor.