Om dödsfall eller svår personskada inträffar

Checklistan gäller främst för anställda vid KI. För anknutna/adjungerade medarbetare gäller att huvudarbetsgivaren omgående ska informeras. Vilka åtgärder respektive huvudman ska vidta får avgöras i dialog utifrån gällande omständigheter och samordningsbehov. Avsnitten nedan om försäkringar och hantering i lönesystem ska dock enbart tillämpas för anställda vid KI. Med ”arbetsplats” avses även resa till och från arbetet och tjänsteresa (dock med vissa undantag i PSA och TGL-S).

Fortsatta åtgärder för närmaste chef

- när den akuta situationen har hanterats

• Lämna aldrig ett dödsbud eller besked om att en anställd medarbetare skadats svårt, via telefon. Närmast anhöriga informeras i dessa fall av polis eller sjukvårdspersonal. Nästkommande dag eller dagar kan det vara lämpligt att ta kontakt med anhöriga.
• Skaffa korrekt information om händelsen och se till att alla direkt och indirekt berörda får ta del av den. Förvissa dig dock om att anhöriga är underrättade innan du informerar berörda på arbetsplatsen om händelsen. Medarbetare som är närmaste kollegor bör kallas till möte och erbjudas stöd via t.ex. företagshälsan eller personalstödet. Förebygg spekulationer och ryktesspridning. Informera via e-post till alla och/eller kalla till ett möte.
• Låt aldrig medarbetare gå hem eller ”skingras för vinden” utan att du har informerat om vilket stöd som kan erbjudas och tidpunkt för nästa möte samt chefens eller annan kontaktpersons tillgänglighet.
• Avboka alla möten den avlidne/svårt skadade medarbetaren skulle deltagit på samt meddela alla externa kontakter om det som inträffat. De bör få personlig information, hur den ges får avgöras från fall till fall.
• Dokumentera gärna vad du gör i en logg då det kan bli mycket att komma ihåg och det är en pressad situation.

Planera resten av dagen

Besluta om och hur arbetet ska fortgå för närmast berörda kollegor resten av dagen. Gör samma övervägande de närmaste dagarna.

Anmälan till Arbetsmiljöverket (inom 24 timmar)

Om dödsfallet/den svåra personskadan helt eller delvis orsakades av arbetet ska närmaste chef anmäla detta till Arbetsmiljöverket på www.anmalarbetsskada.se. Denna anmälan registreras då automatiskt även hos Försäkringskassan. Där hittar du också exempel på vad som räknas som allvarlig/svårare personskada.

Utredning. 

Genomför en utredning av vad i arbetet som kan ha orsakat det inträffade och vidta åtgärder för att en liknande händelse inte ska inträffa igen. Samarbeta med HR och skyddsombud. Anlita intern eller extern experthjälp vid behov. Glöm inte att rapportera händelsen i KI:s interna incidentrapporteringssystem.

Kontakt och stöd i efterförloppet

Närmaste arbetskamrater, du som chef och eventuellt andra personer som berördes av det inträffade dödsfallet/den svåra personskadan ska erbjudas stöd både individuellt och i grupp, akut och på sikt.

• Kontakta lokal HR för stöd i ärendet.
• Delegera. Utse till exempel en kontaktperson som upprätthåller kontakten med anhöriga.
• Om medarbetare behöver stöd kan detta planeras in med Avonova företagshälsa och deras krisjour 
• Fånga upp signaler. När det gått en tid efter den allvarliga händelsen kan det finnas medarbetare som fortfarande mår dåligt. Ansvarig chef ska då erbjuda fortsatt stöd i form av samtal via företagshälsan eller personalstödet.

Kommunikation

Om möjligt, samla samtliga medarbetare på arbetsplatsen. Ge stort utrymme för samtal, både enskilt och i grupp. Ge samma information till alla. Glöm inte att informera och bjuda in föräldralediga, sjukskrivna eller berörda övriga tjänstlediga. Samarbeta med lokal/central kommunikatör och HR-medarbetare på arbetsplatsen. KI:s presschef ska informeras snarast möjligt om det inträffade. I dialog med presschefen avgörs vem som ska svara på eventuella frågor från media.

Försäkringsinformation - om en anställd fått en svår personskada

Avtal om ersättning vid personskada (PSA)

• Arbetstagaren är försäkrad genom PSA om hen skadas i arbetet eller vid direkt färd mellan bostad och arbetsplatsen. Detta gäller både svårare och mindre svåra skador.
• Anmälan görs till PSA-försäkringen via AFA försäkring.
• Försäkringen kan täcka bl.a. inkomstförlust, kostnader som uppstått i samband med olyckshändelsen, ersättning för ärr, medicinsk invaliditet samt ersättning för sveda och värk.
• Efter inskickad anmälan är det AFA som avgör om ersättning ska utbetalas.

Mer om KI:s försäkringar 

Frågor om PSA-försäkringen och övriga försäkringar besvaras av försäkringshandläggaren på KI:s centrala HR-avdelning. Mera information om vad som gäller vid olycka/skada/sjukdom i arbete/studier hittar du på sidan Försäkringar.

Om en anställd har avlidit

Minnesstund och begravning

• Anordna minnesstund vid lämplig tidpunkt. Närmast anhöriga till den bortgångne bör informeras om att minnesstunden ska äga rum och bjudas in att delta. Samordna och bjud in samtliga på arbetsplatsen även föräldralediga, sjukskrivna och tjänstlediga. Chef till den omkomne bör hålla i minnesstunden. Under minnesstunden bör ett inramat fotografi av den avlidne stå på ett bord. Dekorera bordet med en bukett vackra blommor och ställ fram batteridrivna tända ljus. En minnesbok/kondoleansbok kan finnas tillgänglig. Boken lämnas över till anhöriga i samband med minnesstunden, begravningen eller annat lämpligt tillfälle.
• Vid begravning ska de anhörigas önskan alltid respekteras. Om anhöriga inte meddelar att begravningen hålls inom den närmaste kretsen anhöriga och det är gängse anmälan till att närvara, bör minst en person från arbetsgivaren närvara. Den bortgångne hedras med en begravningsuppsättning, t.ex. en krans eller motsvarande från kollegorna på KI. Kollegor som vill närvara bör beviljas ledighet om verksamheten tillåter. Läs mer i KI:s regler för representation och gåvor.

Arbetsplatsen - praktiska frågor att hantera

• Tänk i samma termer som när någon avslutar sin anställning och följ rutinerna för det. Det innebär bland annat att namnskyltar ska bytas, medarbetarens uppgifter tas bort från webbsidor, telefonlistor och intranät. Tänk på att hantera alla praktiska frågor taktfullt.
• Avsluta medarbetarens AD-konto (för inloggning i datorer, e-postkonto m.m.) och ev. andra kontobehörigheter via ärende till IT Selfservice
• Hade medarbetare arbetsredskap som mobil, dator, nycklar som behöver samlas in? Ta i så fall kontakt med medarbetarens anhöriga vid lämpligt tillfälle.

Försäkringsinformation - om en anställd avlidit

TGL-S -försäkring

Det är Statens tjänstepensionsverk (SPV) som har hand om statens TGL försäkring. Det utgår ersättning till make, maka, sambo och barn med ett grundbelopp om den avlidne var under 55 år. Till barn under 20 år utgår det ett s.k. barnbelopp. Det utgår alltid ett halvt basbelopp till dödsboet.

Pengarna sätts alltid in på dödsboets bankkonto.

HR-specialist på institution

1. Registrerar i IDAC samma dag som man mottagit besked om dödsfallet. "Dölj i målsystem" genom att bocka i "Ej synlig på intranätet/KI-webb" så att profilsidan avpubliceras inom 48 timmar. 
2. Mejla information om dödsfallet till payroll@uf.ki.se och ange vilket datum man utfört "Dölj i målsystem" i IDAC. 

KI:s centrala lönespecialister

• Om lönekörningen ligger inom 48 timmarsgränsen så avslutas personen i Primula med avgångsdatum. 
• Skriver efter 48 timmar från den dag man mottagit beskedet om dödsfallet in i lönesystemet Primula att personen är avliden och ändrar namnet till efternamn dödsbo, förnamn. 
• Avslutar anställningen som upphör dagen efter dödsfallet. I det fall lönekörning i primula har påbörjats vid detta datum ska anställningen avslutas den sista dagen i månaden då medarbetaren avled.
• Betalar ut eventuell innestående lön och tillägg.

SPV beställer registerutdrag dödsfallsintyg från Skatteverket samt skickar handlingar till dödsboet för ansökan om pensionsförmån.

Hemtransport av avliden till annat land

Hemtransport av utländsk medborgare ombesörjs av anhöriga och bekostas av dödsboet.

Avsluta anställningen i Primula

Pensionshandläggare på löneenheten registrerar avgångsdatum i Primula som upphör dagen efter dödsfallet.I och med att anställningen upphör ska innestående lön, semesterersättning och andra innestående förmåner utbetalas till dödsboet. Om KI har betalat ut för mycket lön till den avlidne ska KI låta den gjorda utbetalningen bero, se mer information i Villkorsavtalen 15 kap 1 § 6 st. Har arbetstagaren haft längre semester än hen tjänat in, sker inget avdrag om anställningen upphört på grund av dödsfall, mer information finns i Villkorsavtalen 5 kap 8 § 2st.

Ersättning till efterlevande

Om en anställd avlider kan det finnas rätt till ersättning till den anställdes efterlevande. Det kan t.ex. vara efterlevandepension, tjänstegrupplivförsäkring eller återbetalningsskydd. Vad efterlevande har rätt till beror bl.a. på vilka val den avlidne har gjort och om personen var statligt anställd när den anställde avled.

Det är Statens Pensionsverk (SPV) som får besked om dödsfallet från Skatteverket och tar kontakt med de efterlevande så att de kan ansöka om efterlevandepension och tjänstegrupplivförsäkring

Om anställd avlider på grund av händelse i anställningen finns det bestämmelser om eventuella förmåner också i Personskadeavtalet, PSA, som handläggs av AFA.