Lathund för avtalshandläggning när KI är part i avtal

Här listar vi vad du behöver göra före och efter att avtalet granskats av jurist.

Stäm av med ansvariga för verksamheten (t.ex. prefekt och administrativ chef):
- Att de godkänner avtalet utifrån ett vetenskapligt och ekonomiskt perspektiv
- Att avtalet passar KI:s och institutionens verksamhet, riktlinjer och etiska principer
- Att det är KI som är avtalspart och inte en forskare genom sin bisyssla (se Riktlinjer om bisysslor vid behov)
- Att motparten godtas. En bedömning av risker förknippade med motparten bör göras som t.ex. att KI:s anseende kan skadas genom att förknippas med motparten eller dess verksamhet.
- Att ansvarig avtalshandläggare finns
Avtalshandläggaren ska:
- Ha god kunskap om Riktlinjer för forskningsrelaterade avtal
- Vara kontaktperson externt till motpart samt internt till avtalsjuristerna och övriga funktioner
- Ha god kunskap om jävsreglerna Riktlinjer om jäv
- Ha god kunskap om Riktlinjer om immateriella tillgångar och näringslivssamverkan (IP Policy)
Bestäm avtalstyp (ta hjälp av Att samarbeta med KI – ett medicinskt universitet /Research Data Office (rdo@ki.se)/ External Engagement Office), exempelvis:
- Sekretessavtal
- Uppdragsforskning
- Samverkansforskning
- Överföring av material
- Konsortialavtal
- Överföring av data
- Inköp av vara eller tjänst (kontakta enheten inköp och upphandling)
- Donation/sponsring (se Regler om donationer och sponsring, kontakta Development Office do@ki.se)
- Bidrag (kontakta Grants Office (grantsoffice@ki.se) för internationella bidrag)
- Annat
Bestäm ägande- och nyttjanderätt till resultat mellan parterna (ta hjälp av Att samarbeta med KI – ett medicinskt universitet , Riktlinjer om immateriella tillgångar och näringslivssamverkan (IP Policy), SUHF:s rekommendationer 2016:3)
Bestäm hur resultat ska publiceras, exempelvis endast av en part, individuellt av flera parter eller gemensamt
Bestäm vilka personer vid KI som kommer delta i utförandet av projektet
- Informera motpart om anknutna personer deltar
Säkerställ budgeten för avtalstypen med ekonomihandläggare på din institution
- Bidragsgivare
- Uppdragsgivare, vid uppdragsforskning full kostnadstäckning krävs
- Bestäm betalningsplan
Ta fram detaljerad forskningsplan
- Beskriv vad respektive part ska utföra och ansvara för (forskningsplan, etappmål, etc.)
- Lista KI:s bakgrundskunskap/”Background” (för hjälp se Guide till Vinnovas villkor om nyttjanderätt)
Kontrollera om etiktillstånd eller djuretiskt tillstånd behövs (kontakta Compliance Data Office vid behov)
- Kontrollera om KI ska vara forskningshuvudman i någon form
Förankra kliniska forskningsprojekt som berör patienter på kliniken i den kliniska verksamheten, bestäm KI:s och klinikens roll och ansvar (Checklista för kliniska forskningsprojekt)
Kontrollera om tillstånd för överföring av material eller data krävs (info om exportkontroll)
Utred försäkringsbehov (kontakta Compliance Data Office, HR vid behov). Mer information finns här:
Ta ställning till om personuppgifter hanteras (kontakta Research Data Office/KI:s dataskyddsfunktion vid behov)
- Ta fram en datahanteringsplan
- Genomför konsekvensbedömning vid behov enligt Anvisningar
- Ta reda på vilken roll/vilket ansvar KI respektive motparten/erna har
- Anmäl personuppgiftshanteringen (registeranmälan) till KI:s dataskyddsombud
Ta ställning till om biobanksprover ska hanteras (KI Biobank, SMB, annan biobank)
- Om svaret är ja, ska MTA upprättas
Bestäm hur länge avtalet ska gälla
- Startdatum
- Slutdatum

Efter avtalsjuristens granskning

Avtalsgranskning av jurist kan ske efter att ovanstående genomförts. Efter avtalsjuristens granskning:

Se till att slutligt utkast godkänns av den/de som ska underteckna
Kontrollera vem som ska underteckna avtalet och hur (se Rektors besluts- och delegationsordning)
- Elektronisk signatur (se Riktlinjer för elektroniska underskrifter)
- Datera och underteckna avtalet
Skicka forskarmedgivanden till alla deltagande KI-forskare för undertecknande när avtalet undertecknats
Diarieför och arkivera undertecknat avtal och forskarmedgivande