Direktupphandling (100 000 - 700 000 kr)
Förfarandet direktupphandling ska tillämpas på köp som överstiger 100 000 kr och understiger maximala värdet för direktupphandling på 700 000 kr. KI har beslutat om en direktupphandlingsprocess, enligt krav från LOU. En direktupphandling (till skillnad från direktköp) ska konkurrensutsättas genom att riktas till upp till tre leverantörer. Inköps- och upphandlingsenhetens centrala inköpssamordnare (CIS) ska genomföra direktupphandlingarna.
Checklista för direktupphandling
1. Kontrollera om ramavtal finns
Kontrollera alltid om det finns ett ramavtal som är möjligt att använda, oavsett inköpsbelopp. Ramavtalen är tillämpliga även för inköp under 100 000 kr.
2. Om ramavtal saknas för köp under 100 000 kr - direktköp
Om ett ramavtal saknas för inköpet och det enstaka inköpsbehovet understiger direktupphandlingsgränsen på 100 000 kr görs inköpet av beställaren själv som ett direktköp, eftersom ingen formell konkurrensutsättning behöver utföras.
3. Om ramavtal saknas för köp med värde 100 000 kr - 700 000 kr
Köp för över 100 000 kr och understigande 700 000 kr (100 0000 - 700 000 kr) ska göras genom direktupphandling av en inköpssamordnare. Värdet på inköpet beräknas som ett samlat inköpsbehov (över en 12 månaders period) för hela KI. Vid direktupphandling ska anbud om möjligt inhämtas från minst tre leverantörer för att säkra konkurrens.
Ni tar kontakt med Inköps- och upphandlingsenheten på inkopupphandling@ki.se, för att begära en direktupphandling med hjälp av inköpssamordnare. I samband med er kontakt fyller ni i blanketten Begäran om upphandlingsstöd som e-postas till inkopupphandling@ki.se.
Alla inköp måste godkännas av rätt person i KI:s delegationsordning i en begäran om upphandlingsstöd (BOU) innan en upphandling kan påbörjas.
4. Direktupphandling tar tid
Ha minst 2 månaders framförhållning för genomförande av en direktupphandling, från beställning till avtal. Är upphandlingen komplex behövs mer tid.
5. För köp från annan statlig myndighet gäller inte LOU
För anskaffning från annan statlig myndighet gäller inte LOU. Detta har konstaterats av Högsta förvaltningsdomstolen dom meddelad den 10 juni 2021, mål 4998-20. Detta gäller sammanfattningsvis eftersom myndigheter inom en och samma juridiska person (staten) inte kan ingå civilrättsliga bindande avtal med varandra. Istället kan man t.ex. besluta om samarbete i ett protokoll.
Generella principer för all offentlig upphandling
IU genomför upphandlingar elektroniskt i upphandlingsverktyget TendSign. Hela processen från förfrågningsunderlag till färdigt avtal sker elektroniskt, även anbuden tas in elektroniskt. Upphandlingsverktyget säkerställer ur teknisk aspekt att anbudsgivningen t.ex. sker transparent och likabehandlande.
Upphandling annonseras med ett s.k. upphandlingsdokument (ett förfrågningsunderlag). Detta underlag fastställer alla villkor för upphandlingen (kvalificering av och avtalsvillkoren.
En upphandling ska följa reglerna i lagen om offentlig upphandling (LOU) och de EU-rättsliga upphandlingsprinciperna, bl a:
Proportionalitetsprincipen; kraven, kriterierna och villkoren i upphandlingen ska vara rimliga (lämpliga och nödvändiga) i förhållande till det som upphandlas.
Likabehandlingsprincipen; alla leverantörer ska ges samma förutsättningar, samma regler och tidsfrister ska gälla alla
Öppenhetsprincipen (transparens); upphandlingar ska vara transparenta och förutsägbara. Uppgifter som gäller upphandlingen får inte hemlighållas, upphandlingen ska annonseras offentligt och de leverantörer som deltagit i anbudsförfarandet ska informeras om resultatet
Icke-diskrimineringsprincipen; Man får inte ta regionala hänsyn, leverantörer från andra orter ska behandlas på samma sätt som företag från den egna kommunen. Leverantörer får heller inte diskrimineras på grund av nationalitet, man får inte ställa krav som bara svenska företag känner till eller kan klara av att uppfylla.
Direktupphandlingsprocessen
Inköpssamordnaren ansvarar för att leda och genomföra upphandlingsprocessen. Beställaren ansvarar för sakuppgifter och sakinformation till själva upphandlingen. Inköpssamordnaren formulerar upphandlingsdokumenten utifrån de sakuppgifter Beställaren tillför upphandlingen. Se mer nedan på denna sida om ansvarsfördelningen.
1. Behovsanalys
- Beställaren Identifierar behovet av vad som ska upphandlas, definiera upphandlingsobjektet och verifiera att budget finns.
- Beställaren: Kontrollera om det finns ett befintligt ramavtal som täcker behovet. Avtal kan vara tecknade av KI och finns då sökbara här. Om någon sökträff inte uppstår måste kontroll göras gentemot Kammarkollegiets ramavtal (avropa.se).
- Om ramavtal ej finns och det bedöms att denna upphandling bör göras som direktupphandling startas processen.
2. Marknadsanalys
- Beställaren: Undersök vad marknaden har att erbjuda utifrån det i punkt 1 identifierade behovet.
- Beställaren: Identifiera relevanta leverantörer och gör en bedömning av vad dessa kan erbjuda.
- Om värdet på det som skall upphandlas bedöms överstiga 100 000 kronor ska ni kontakta institutionens centrala inköpssamordnare och göra en begäran om upphandlingsstöd (se steg 4 nedan).
3. Beslut om direktupphandling
- Beställaren: Ta beslut om att genomföra direktupphandlingen enligt institutionens rådande delegationsordning och regelverk samt dokumentera detta enligt gällande policy.
4. Begäran om upphandlingsstöd
Instruktioner och blankett gällande begäran om upphandlingsstöd finns på medarbetarportalen under sidan om upphandlingsstöd.
5. Offertunderlag och kravspecifikation
- Inköpssamordnaren och beställaren ska tillsammans definiera och skriva ned kraven på vara/tjänst som ska upphandlas i ett upphandlingsdokument (förfrågningsunderlag), alltså en offertförfrågan. Nedan finns mer information om ansvarsfördelningen i upphandlingar utifrån de mandat och det uppdrag inköpssamordnaren har på KI.
- Beställaren: Ta fram kommersiella- och produktrelaterade krav utifrån det i steg 1 definierade upphandlingsbehovet.
- Besluta om hur leverantörerna ska svara på förfrågan. För att underlätta jämförelse ska ett svarsformulär tas fram av inköpssamordnaren på de uppgifter Beställaren lämnat.
- Beställaren: Besluta om utvärderingsmodell efter förslag från och diskussion med inköpssamordnaren. Är det bara pris som skall gälla eller även andra parametrar såsom kvalitet/service?
- Beställaren: Godkänn offertunderlaget.
6. Utskick av offertförfrågan
-Om möjligt välj ut minst tre av de identifierade leverantörerna under p. 2 för utskick av offertförfrågan.
-Offertförfrågan skickas via upphandlingsverktyget TendSign.
Från och med nu till dess att vinnare är utsedd råder anbudssekretess.
7. Frågor från leverantörer
- Svara på inkomna frågor, ge samtliga leverantörer samma svar via upphandlingsverktyget.
- Vid behov komplettera förfrågningsunderlaget.
8. Offertutvärdering
-Leverantörerna svarar på offertförfrågan direkt i TendSign där också utvärderingen dokumenteras.
-Utvärdera anbuden i förhållande till offertförfrågan.
-Kontrollera att leverantörerna innehar F-skattsedel samt deras ekonomiska status genom exempelvis CreditSafe eller kontroll med Skatteverket.
- Sammanställ anbudsutvärdering.
9. Meddelande om val av leverantör
- Fatta besluta om val av leverantör.
- (Eventuellt) svara på frågor som uppkommit i samband med utvärdering.
- Underrätta samtliga leverantörer om beslut i beslutsdokument som offentliggörs på Upphandlingsverktyget.
10. Avtalstecknande och arkivering
- (Eventuell) överprövning.
- Teckna avtal med utvald leverantör.
- Inköpssamordnaren ser till att upphandlingsdokument diarieförs.
11. Implementation och kommunikation
- När avtal tecknats överlämnas det till beställaren som äger avtalet.
- Vid behov avropa/beställ varor/tjänster från nyligen tecknat avtal.
- Kommunicera till berörda parter om det nya avtalet, vad det innefattar och vad det innebär för eventuella förändringar och rutiner.
12. Dokumentationsplikt vid (direkt-) upphandlingar
En upphandling (upphandling, direktupphandling, förnyad konkurrensutsättning) som överstiger ett värde på 100 000 kr exklusive moms ska dokumenteras enligt LOU. Dokumentationen av upphandlingen görs av inköpssamordnaren.
Inköpssamordnaren ska anteckna genomförandet som skälen till en direktupphandling, vilka leverantörer som tillfrågats och skälen till varför den aktuella leverantören valdes.
13. Avtals- och leveransuppföljning
- Beställaren/Fakturagodkännaren ansvarar för att faktura och leverans är korrekt enligt det gällande attestregelverket.
- Beställaren kontrollerar om leverans motsvarar den avtalade och/eller för tillfället beställda varan/tjänsten.
- Beställaren kontrollerar om faktura stämmer, dvs. exempelvis om priser och antal stämmer.
Ansvarsfördelningen i upphandlingar
Generellt gäller att Inköpssamordnaren står för den upphandlingsrättsliga kunskapen och leder den administrativa upphandlingsprocessen medan beställaren står för sakkunskapen och leder själva projektet i sak. Beställaren (fakturagodkännaren) äger budget och beslutsmandatet för inköpet.
- Inköpssamordnaren tar fram mall för upphandlingsdokumenten.
- Beställaren tar fram underliggande sakuppgifter och tillhörande handlingar (produktbeskrivningar t.ex.).
- Inköpssamordnaren sammanställer upphandlingsdokumenten.
Upphandlingsdokumentets delar och struktur
- Anbudsinbjudan: Presentation av KI, beskrivning av behovet, tidsplan m.m.
- Administrativa föreskrifter: Formkrav för hur anbud lämnas in, t.ex. digitalt, via upphandlingsverktyget, tidsfrister m.m.
- Prövning och utvärdering: Beskriver hur prövning och utvärdering av anbud kommer att gå till, t.ex. "ekonomiskt mest fördelaktiga anbud i förhållande till pris".
- Krav på anbudsgivare: Obligatoriska krav bestående av ekonomiska, juridiska och professionella (erfarenhet och kompetens) krav på leverantören.
- Kravspecifikation: Krav på produkten/tjänsten
- Kommersiella villkor: Kontraktsvillkoren som ligger till grund för avtalet, fakturering, support, vite, leverans m.m.
Ansvarsfördelningen för upphandlingsdokumentet
Anbudsinbjudan
Inköpssamordnaren + Beställaren
Administrativa föreskrifter
Inköpssamordnaren
Prövning och utvärdering
Inköpssamordnaren + Beställaren
Inköpssamordnaren kan ta fram exempel och mallar på utvärderingsmodeller. Beställaren ansvarar för att tillföra sakkunskap och besluta om utvärderingsmodell. Beställaren ansvarar även för att delta i utvärderingen av moment som kräver professionell sakkunskap, t.ex. mervärden.
Krav på anbudsgivare
Inköpssamordnaren + Beställaren
Beställaren ansvarar för sakuppgifter, krav i sak som kräver teknisk eller professionell kännedom om upphandlingsobjektet (professionella krav på leverantör och produkt) och kontrollerar dessa krav. Till tekniska krav hör t.ex. även miljökrav på en produkt eller tjänst.
Inköpssamordnaren kontrollerar administrativa, juridiska och ekonomiska krav (bolagsregister, skattekontroll, soliditet och liknande). Beställaren hjälper till att kontrollera och bedöma professionella krav på erfarenhet och kompetens.
Kravspecifikation
Beställare + Inköpssamordnaren
Beställaren ansvarar för att ta fram krav i sak på produkten eller tjänsten då dessa uppgifter kräver teknisk eller professionell kunskap. Till tekniska krav hör t.ex. även miljökrav på en produkt eller tjänst. Beställaren hjälper till att bedöma huruvida kravspecifikationen uppfylls. Inköpssamordnaren formulerar kraven i upphandlingsdokumentet och hjälper beställaren att kontrollera att kraven är i enlighet med upphandlingsprinciperna (proportionalitet, transparens, likabehandling, icke-diskriminering).
Kommersiella villkor
Inköpssamordnaren + Beställare
Beställaren ansvarar för att ta fram uppgifter som kräver professionell sakkunskap gällande objektet, t.ex. produktkrav (kravspecifikation), lämplig garantitid, betalningsmodell m.m. samt eventuella underliggande handlingar med krav på upphandlat objekt (t.ex. bygghandlingar).
Observera att ansvaret att förvalta avtalet ligger på beställaren eftersom beställaren äger avtalet.