Upphandlingsstöd
Kontakta enheten för inköp och upphandling redan i planeringsfasen om du behöver stöd i en upphandlingsprocess.
Om värdet på ditt inköp överstiger 100 000 kr för hela KI, ska alltid upphandlingar genomföras på Enheten för inköp och upphandling.
Begäran om upphandlingsstöd
För att få en så snabbt genomförd upphandlingsprocedur som möjligt ska begäran om upphandlingsstöd (BOU) sändas till inköps- och upphandlingsenheten redan i anskaffningens planeringsfas. Det ligger stora kvalitets- och tidsvinster i att samarbetet mellan inköps- och upphandlingsenheten och beställare (sakägare) påbörjas långt före önskad leveranstid eller avtalsstart. Inköps- och upphandlingsenheten behöver för sin planering god framförhållning. I annat fall kan leverans av vara/ tjänst inte utlovas inom tidsramarna.
Så ansöker du om upphandlingsstöd
Fyll i samtliga kolumner i Excel-mallen, se dokument för begäran om upphandlingsstöd enligt beskrivningen nedan. Skicka därefter det till inkopupphandling@ki.se eller via internposten till Enheten för inköp och upphandling.
Observera att BOU inte ska signeras av beslutsfattare innan avstämningen med upphandlare eller central inköpssamordnare har ägt rum och uppgifter i BOU är korrekt ifyllda.
| Instruktioner till excelmallen | |
|---|---|
| Beslutsfattare | Namn på den som har enligt KI:s delegationsordning rätt att besluta om att institutionen ska köpa in varor eller tjänster som överstiger beloppet för upphandlingsvärdet 100 000 kr |
| Institution | Observera att endast förkortningen för institutionen ska anges (tex. C2, C8). |
| Namn och e-post till kontaktperson | Ange namn och e-post till den person som ska ha kontakt med Enheten för Inköp och upphandling. |
| Upphandlingsobjekt | Beskrivning av vara/tjänst. Definiera vad som ska upphandlas och beskriv det så utförligt som möjligt. Kontrollera om det finns ett befintligt ramavtal i KI:s avtalskatalog eller hos Kammarkollegiet på avropa.se |
| Önskad avtalsstart/leveransdatum | Ange önskat datum för avtalsstart eller leveransdatum. |
| Budget | Ange den uppskattade totala kostnaden för anskaffningen, inklusive eventuella optioner och service. |
| Ramavtal/kontrakt | Ange om det är a) Ramavtal - ett avtal som avser flera köp som behöver göras vid flera tillfällen under avtalsperioden b) Kontrakt - ett avtal som avser inköp och leverans av varor/tjönst med bestämd volym eller pris. |
| Avtalsperiod | Ange den tidsperiod för det avtal som kommer att ligga till grund för anskaffningen. |
| Marknadsanalys | Har ni påbörjat marknadsanalys? om ni svarar "ja" behöver ni ange hur marknaden för leverans av den upphandlade varan/tjänsten ser ut, vilka potentiella leverantörer är och var de finns: i Sverige, EU eller utanför EU:s gränser. |
| Leveransadress | Ange den kompletta leveransadressen med namn på den som ska ta emot leveransen. |
| Signatur | Signeras av beslutsfattare efter avstämningen med upphandlare eller central inköpssamordnare har ägt rum. |
Dokument
Kontakt
Vid frågor vänligen kontakta inkopupphandling@ki.se.