Upphandlingsprocessen
Upphandling med bred offentlig annonsering ska genomföras om värdet av det som ska anskaffas överstiger 700 000 kr och inga giltiga ramavtal finns. Upphandling är en formell process som innebär att alla leverantörer via ett annonserat underlag erbjuds att lämna anbud (offert).
Inköpsenheten genomför upphandlingar elektroniskt i verktyget TendSign. Hela processen från förfrågningsunderlag till färdigt avtal sker elektroniskt, även anbuden tas in elektroniskt.
Beroende på inköpsvärde sker annonsering inom Sverige eller inom EU, beroende på det s.k. tröskelvärdet som har specifika beloppsgränser. Enligt LOU-direktivets artikel 25 har även länder utanför EU som anslutit sig till WTO-avtalet (World Trade Organization) GPA rätt att delta i upphandlingar som riktar sig till EU.
Upphandling annonseras med ett s.k. förfrågningsunderlag. Detta underlag fastställer alla villkor i upphandlingen och avtalsvillkor.
En upphandling ska följa reglerna i Lagen om offentlig upphandling, LOU och de EU-rättsliga upphandlingsprinciperna, bl a:
- Proportionalitetsprincipen; kraven, kriterierna och villkoren i upphandlingen ska vara rimliga i förhållande till det som upphandlas.
- Likabehandlingsprincipen; alla leverantörer ska ges samma förutsättningar.
- Öppenhetsprincipen (transparens); upphandlingar ska vara transparenta och förutsägbara. Uppgifter som gäller upphandlingen får inte hemlighållas, upphandlingen ska annonseras offentligt och de leverantörer som deltagit i anbudsförfarandet ska informeras om resultatet.
- Icke-diskrimineringsprincipen; Man får inte ta regionala hänsyn, leverantörer från andra orter ska behandlas på samma sätt som företag från den egna kommunen. Leverantörer får heller inte diskrimineras på grund av nationalitet, man får inte ställa krav som bara svenska företag känner till eller kan klara av att uppfylla.
Planera för att upphandling tar tid
Förutom den i lag fastställda annonseringstiden är det många moment som ska genomföras, räkna med att det tar minst 4-6 månader, komplicerade upphandlingar ännu mer. Kontakta därför inköps och upphandlingsenheten i god tid.
För upphandlingsprocessen gäller absolut sekretess i alla delar som avser inkomna anbud och prövning och utvärdering av dessa. Sekretessen gäller fram till att tilldelningsbeslut är offentliggjort.
Ansvarsfördelningen i upphandlingar
Generellt gäller att upphandlaren står för den upphandlingsrättsliga kunskapen och leder den administrativa upphandlingsprocessen medan beställaren står för sakkunskapen och leder själva projektet i sak. Beställaren äger budget och beslutsmandatet för inköpet.
- Upphandlaren tar fram mall för upphandlingsdokumenten.
- Beställaren tar fram underliggande sakuppgifter och tillhörande handlingar (produktbeskrivningar t.ex.).
- Upphandlaren sammanställer upphandlingsdokumenten.
Upphandlingsdokuments delar och struktur
- Anbudsinbjudan: Presentation av KI, beskrivning av behovet, tidsplan m.m.
- Administrativa föreskrifter: Formkrav för hur anbud lämnas in, t.ex. digitalt, via upphandlingsverktyget, tidsfrister m.m.
- Prövning och utvärdering: Beskriver hur prövning och utvärdering av anbud kommer att gå till, t.ex. "ekonomiskt mest fördelaktiga anbud i förhållande till pris".
- Krav på anbudsgivare: Obligatoriska krav bestående av ekonomiska, juridiska och professionella (erfarenhet och kompetens) krav på leverantören.
- Kravspecifikation: Krav på produkten/tjänsten
- Kommersiella villkor: Kontraktsvillkoren som ligger till grund för avtalet, fakturering, support, vite, leverans m.m.
Ansvarsfördelningen för upphandlingsdokumentet
Anbudsinbjudan - Upphandlare + Beställare
Administrativa föreskrifter - Upphandlare
Prövning och utvärdering - Upphandlare + Beställare
Upphandlaren kan ta fram exempel och mallar på utvärderingsmodeller. Beställaren ansvarar för att tillföra sakkunskap och besluta om utvärderingsmodell. Beställaren ansvarar även för att delta i utvärderingen av moment som kräver professionell sakkunskap, t.ex. mervärden.
Krav på anbudsgivare - Upphandlare + Beställare
Beställaren ansvarar för sakuppgifter, krav i sak som kräver teknisk eller professionell kännedom om upphandlingsobjektet (professionella eller tekniska krav på leverantör och produkt) och kontrollerar dessa krav. Till tekniska krav hör även miljökrav.
Upphandlaren kontrollerar administrativa, juridiska och ekonomiska krav (bolagsregister, skattekontroll, soliditet och liknande). Beställaren hjälper till att kontrollera och bedöma professionella och tekniska krav på erfarenhet och kompetens m.m.
Kravspecifikation - Beställare
Beställaren ansvarar för att ta fram krav i sak på produkten eller tjänsten då dessa uppgifter kräver teknisk eller professionell kunskap. Till tekniska krav hör t.ex. även miljökrav på en produkt eller tjänst. Beställaren hjälper till att bedöma huruvida kravspecifikationen uppfylls.
Upphandlaren formulerar kraven i upphandlingsdokumenten och hjälper beställaren att kontrollera att kraven är i enlighet med upphandlingsprinciperna (proportionalitet, transparens, likabehandling, icke-diskriminering)
Kommersiella villkor - Upphandlare + Beställare
Beställaren ansvarar för att ta fram uppgifter som kräver professionell sakkunskap gällande objektet, t.ex. produktkrav (kravspecifikation), lämplig garantitid, betalningsmodell m.m. samt eventuella underliggande handlingar med krav på upphandlat objekt (t.ex. bygghandlingar).
Observera att ansvaret att förvalta avtalet ligger på beställaren eftersom beställaren äger avtalet.