UBW VIS
UBW är KI:s ekonomisystem som hanterar löpande bokföring, in- och utbetalningar, kundfakturering och rapportering. Systemet och dess data är en förutsättning för att uppnå god kvalitet i rapportering, analys och uppföljning av KI:s verksamhet. Till UBW är flera andra system, exempelvis Primula, kopplade.
Inloggning
Logga in med ditt vanliga användarnamn (KI-ID) och lösenord som du använder när du loggar in i KI:s mejlsystem: Logga in i UBW VIS.
Vem kan använda UWB VIS
Målgruppen för applikationerna i VIS (verksamhetsinformationssystem) avseende UBW är dels KI:s ledning, dekaner, prefekter, administrativa chefer, avdelningschefer, forskargruppsledare, forskare samt ekonomiadministrativ personal som ser VIS som ett bra komplement till det dagliga arbetet i källsystemet.
Även andra yrkeskategorier än den primära målgrupperna som anser sig ha användning av applikationerna ska givetvis få tillgång till dem.
Behörighet
Om du har personalansvar eller har ett forskningsprojekt får du automatiskt tillgång till Forskarvy. Du behöver alltså inte ansöka om behörighet för denna applikation.
För att få tillgång till övriga applikationer i VIS behöver en ansökningsblankett fyllas i och godkännas av AC eller prefekt. Den ifyllda blanketten mejlas till vis@ki.se som ser till att behörigheten läggs upp. Ansökningsblanketten hittar du längst ner på sidan under "Dokument".
Applikationer
I VIS finns fyra olika applikationer utvecklade, där information hämtas från UBW.
Ekonomi detaljer fungerar som stöd vid exempelvis planering och budgetering vid institutioner eller vid uppföljningsarbete. Innehåller nyckeltal, resultaträkning, balansräkning, budget samt ett antal grafer. Applikationen visar hela KI samt alla avdelningar och institutioner.
Ledningsvy ger en översiktsbild över diverse områden inom ekonomi (med tyngdpunkt på myndighetskapital), personal, utbildning och bibliometri för hela KI eller vald institution.
Forskarvy vänder sig till personer som har ett ekonomiskt ansvar för ett eller flera forskningsprojekt. Syftet är att på ett överskådligt och lättillgängligt sätt visa den ekonomiska statusen avseende forskningsprojekten utifrån ett projektperspektiv snarare än ett redovisningsperspektiv.
Forskarvy tilldelas automatiskt till de som är avdelningschef, enhetschef, teamchef eller projektledare, och de kan se alla projekt som tillhör deras nivå av chefskap. Personer med dessa roller behöver alltså inte ansöka om behörighet till Forskarvy. Behörigheten följer organisationsträdet från Primula och projektledare hämtas från UBW.
Om någon har delegerat bort sitt ekonomiska ansvar till någon annan, får även denna person behörighet till samma projekt på samma nivå som den ursprungsansvarige.
Forskarvy Admin är till för personal som stöttar forskare och forskargruppsledare och här har man full behörighet till alla projekt på KI. I övrigt ser applikationen exakt likadan ut som Forskarvy.
Fördelar med UBW i VIS
- Överskådliga underlag för uppföljning och analys både på institutionsnivå och egna enheter/forskargrupper.
- Enklare och snabbare uppföljning på sektion-, grupp- och/eller projektnivå.
- Enkelt att fördjupa sig i både resultat- och balansräkning för en vald period, vilket gör det lätt att se trender och göra jämförelser.
- Färdig statistik presenterad direkt i applikationerna - både pivottabeller och grafiska diagram.
- Lätt att jämföra nyckeltal över perioder.
- Underlag för strategiska beslut och/eller budgetarbete.
Instruktionsfilmer
Handledning
Under Dokument finns också handledningsguider för VIS.
Support
Vid tekniska problem med VIS kan du titta på sammanställningen över vanliga inloggningsproblem i "FAQ VIS" under rubriken Dokument nedan.
- Om problemet kvarstår och är av teknisk karaktär, kontakta IT-support genom att skapa ett ärende i Självserviceportalen.
- Har du frågor om innehållet i VIS, kontakta vis@ki.se.
Ekonomienheten ansvarar för systemadministration, utveckling, registerunderhåll och support av UBW. Det gäller även de andra system som är kopplade till UBW, som Primula.