UBW VIS
UBW är KI:s ekonomisystem som hanterar löpande bokföring, in- och utbetalningar, kundfakturering, rapportering m.m. Systemet och dess data är en förutsättning för att uppnå god kvalitet i rapportering, analys och uppföljning av KI:s verksamhet. Ekonomiavdelningen ansvarar för systemadministration, utveckling, registerunderhåll och support av UBW.
Till UBW är flera andra system (exempelvis Primula) kopplade och Ekonomiavdelningen ansvarar även för dessa integrationer.
Målgrupp
Målgruppen för applikationerna i VIS avseende UBW är dels KI:s ledning, dekaner, prefekter, administrativa chefer, avdelningschefer, forskargruppsledare, forskare samt all ekonomiadministrativ personal på KI som ser VIS som ett bra komplement till det dagliga arbetet i källsystemet. Även andra yrkeskategorier än denna primära målgrupp som anser sig ha användning av applikationerna skall givetvis få tillgång till dem.
Applikationer
Fyra olika applikationer finns utvecklade i VIS där information hämtas från UBW:
- Ekonomi detaljer –applikationen är tänkt att fungera som stöd vid exempelvis planering och budgetering vid institutioner eller vid uppföljningsarbete. Innehåller nyckeltal, resultaträkning, balansräkning, budget samt ett antal grafer. Applikationen visar hela KI samt alla avdelningar och institutioner.
- Ledningsvy – ger en översiktsbild över diverse områden inom ekonomi (med tyngdpunkt på myndighetskapital), personal, utbildning och bibliometri för hela KI eller vald institution.
- Forskarvy – vänder sig till personer som har ett ekonomiskt ansvar för ett eller flera forskningsprojekt. Syftet är att på ett överskådligt och lättillgängligt sätt visa den ekonomiska statusen avseende forskningsprojekten utifrån ett projektperspektiv snarare än ett redovisningsperspektiv. Forskarvy tilldelas automatiskt till de som är registrerade på ett projekt i UBW eller som har medarbetare som är registrerade på projekt och man ser då enbart dessa projekt.
- Forskarvy Admin – är till för personal som stöttar forskare och forskargruppsledare och här har man full behörighet till alla projekt på KI.
Fördelar med UBW i VIS
- Överskådliga underlag för uppföljning och analys både på institutionsnivå och egna enheter/forskargrupper.
- Enklare och snabbare uppföljning på Sektion-, GRP- och/eller Projektnivå
- Enklelt att "borra" sig ner i både resultat- och balansräkningen för en vald period vilket gör det lätt att se trender och göra jämförelser
- Färdig statistik presenterad direkt i applikationerna - både pivottabeller och grafiska diagram
- Lätt att jämföra nyckeltal över perioder
- Underlag för strategiska beslut och/eller budgetarbete
Behörighet
För att få behörighet till VIS fyller du i behörighetsblanketten som du hittar längst ner på sidan under "Dokument". Administrativ chef, prefekt eller motsvarande skall skriva under ansökan. Maila sedan blanketten till vis@ki.se så läggs din behörighet upp.
Inloggning i VIS
Logga in med ditt vanliga användarnamn (KI-ID) och lösenord som du använder när du loggar in i KI:s mailsystem.
Logga in här
Support
Om du har tekniska poblem med VIS kan du söka i sammanställningen över vanliga inloggningsproblem som du hittar under FAQ VIS under "Dokument" längst ner på sidan. Om problemet kvarstår och är av teknisk karaktär kan du kontakta IT-support genom att skapa ett ärende i Självserviceportalen.
Har du några frågor om innehållet i VIS kontakta vis@ki.se.
Handledning
Handledning avseende applikationerna hittar du under "Dokument" längst ner på sidan.