Riktlinjer för telefoni

Telefoni vid Karolinska Institutet är en viktig tjänst som kopplar samman hela organisationen och är en kontaktväg för att snabbt och säkert nå rätt kompetens. Bemötande via telefon är viktigt för hur Karolinska Institutet uppfattas av omvärlden. Det är därför viktigt att alla medarbetare upprätthåller en servicenivå som uppfyller såväl interna samt externa krav på tillgänglighet.

IT-avdelningen 

IT-avdelningen ansvarar för Karolinska Institutets telefonitjänster samt hanterar avtal, kontakt med leverantör samt administrativ service. 

Utbud 

Standardabonnemang 

  • Mobil anknytning, MEX, är vårt rekommenderade och mest förmånliga standardabonnemang. 
  • Fast IP-anknytning erbjuds i de fall där fast telefon behövs, i till exempel laboratorier eller reception. 

Du som är medarbetare 

Du som är medarbetare ansvarar för din telefon samt att ha den påslagen under arbetstid. 

  • Se till att aktivera hänvisning när du inte kan svara. 
  • Se till att alltid ha din röstbrevlåda aktiverad (inom Sverige). 
  • När du lämnar ut din kontaktinformation, ange din fasta KI-anknytning (08-524 8xx xx nummer), inte ditt mobilnummer. 
  • Se till att återställa och rensa din mobiltelefon när du slutar på KI. Återlämna den därefter till din närmaste chef tillsammans med eventuella lösenord och koder. 

Rekommendationer till medarbetare 

  • Lyssna av din röstbrevlåda så snart som möjligt och återkoppla till den som har lämnat ett meddelande. 
  • Informera den telefoniansvariga på din institution när någon förändring sker, till exempel byte av avdelning/institution och/eller arbetsuppgifter. 
  • Använd samt förvara din telefon på ett säkert sätt så att obehöriga inte får tillgång till din information. 
  • Om telefonen tappas bort eller blir stulen: 
  1. Kontakta i första hand telefoniansvarig på din institution för spärra SIM-kort och erhålla ett nytt. Om telefoniansvarig inte är tillgänglig kontakta IT-support (via it-support@ki.se eller 08-524 822 22) 
  2. Gör en polisanmälan. Du behöver ange IMEI-nummer för att kunna göra en polisanmälan. Du hittar numret på kartongen till din telefon. Skicka sedan polisens diarienummer samt telefonens IMEI nummer till IT-support så stöldspärras även telefonen. IT-support kan även hjälpa dig att koppla bort ditt e-postkonto från telefonen. 

OBS! Vid upprepad oaktsamhet av telefonen kan den anställde själv komma att få bekosta lagning/ny telefon. 

För dig som är chef 

Du som chef ansvarar för: 

För dig som är telefoniansvarig 

Du som telefoniansvarig ansvarar för: 

  • Att vara informationskanalen mellan egna institutionen och IT-avdelningen rörande telefoni. 
  • Att beställa/ändra/avsluta/felanmäla telefoniabonnemang och telefonitjänster till IT-avdelningen. 
  • Att regelbundet gå igenom listor över aktiva abonnemang samt användare och rapportera in ändringar så att telefonisternas hänvisningssystem är så uppdaterat som möjligt. 
  • Att själv kontakta Telia i ärenden som handlar om att spärra SIM-kort samt stöldspärra abonnemang/telefon. 

Säkerhet 

  • Skärmlås ska vara aktiverat på din telefon (pinkod, mönster eller lösenord). 
  • Använd inte enkla koder likt 0000,1234, etc. för pinkoder. 
  • Inställningarna bör konfigureras så att enheten låses efter en kort tid av inaktivitet. 
  • Programvara får endast installeras från betrodda källor, t.ex. App Store, Google Play. 
  • Telefonen ska hållas uppdaterad med senaste programvaran från tillverkaren. När tillverkaren slutar leverera uppdateringar bör telefonen bytas ut inom ett halvår. 

Läs mer om Informationssäkerhet på KI 

Telefonabonnemang 

Rekommendation telefonitjänster 

  • Ta för vana att alltid ha Karolinska Institutets WiFi , t.ex. Eduroam aktiverad på telefonen. 
  • Det är alltid mer ekonomiskt att nyttja WiFi i den mån det går före operatörens surftjänster. 
  • Beställ endast i brådskande fall mer surf via SMS, när din månatliga surfvolym tagit slut, då priset på detta är mycket högre. Kontakta telefoniansvarig på din institution vid behov av ökad surfvolym per månad. 
  • För att hålla nere kostnaderna, använd telekonferenstjänsten InConference istället för operatörens, t.ex. Telia telemöte. 

Rekommendation telefonitjänster utomlands 

  • Om du behöver använda din mobiltelefon i utlandet, kontrollera att ditt abonnemang är öppet för roaming. Kontakta din telefoniansvarig på din institution. 
  • Använd Wifi istället för mobilsurf när det är möjligt. Eduroam finns på många universitet både i Sverige och i andra delar av världen. Wifi finns även på de allra flesta hotell. 
  • Stäng av dataroaming om möjligt. Om du behöver ha den påslagen, stäng av automatiska synkningar av e-post och appar. 
  • Fundera på om du behöver ha röstbrevlådan aktiverad när du åker utomlands. Vill du ha den aktiverad, lyssna hellre av den via CMG Web än genom att ringa till den. Glöm inte att hänvisa dig innan resa.