Lagra och dela filer

På KI finns olika tjänster för att lagra data och dela filer.

Närbild server/lagring.
Foto: Pexels

Förändringar i datalagringen på KI

Under höstterminen 2020 påbörjades ett projekt för att förenkla och förbättra datalagringen på Karolinska Institutet. Bland de största förändringarna är avvecklingen av KI Box, KI Cloud och serverlagringsplatsen H:, samt att G: förändras.

Läs mer om projektet och om förändringar i datalagringen på KI.

Central lagring på en filserver

Central lagring innebär att servrarna som data sparas på är placerade i Karolinska Institutets egna datacenter. Den här lagringslösningen ingår för de institutioner som är med i Samordnad IT och kan beställas för andra institutioner.

I dagsläget finns det fyra olika platser för lagring, H:, G:, P: och L:. I och med förändringen som sker, kommer:

  • G: endast innehålla en mindre mängd administrativ data
  • Forskardata och data för projekt som tidigare legat på G: kommer att flyttas till P:, den nya gemensamma mappen
  • H: flyttas till OneDrive
  • Ingen förändring för L:

Vilken plats för lagring du ska välja beror på vilka som har tillgång till filerna/datan.

Gruppmappar (G: på Windows)

Gruppernas gemensamma lagringsyta för administrativ data, såsom processer och rutiner för hur man arbetar i gruppen, semesterlistor, etc.

Rättigheter för gruppmapparna styrs av vilka som är anställda eller anknutna till gruppen. Mappen kopplas automatiskt upp om man har en KI-klientdator.

Tjänsten är endast tillgänglig för institutioner inom Samordnad IT.

Projektmappar (P:)

Lagringsutrymme för bland annat projekt och lagring av forskardata för grupperna. Ägaren av mappen bestämmer vem som ska ha tillgång till den. Det är endast personer inom KI (med KI-ID, ej studenter) som kan få tillgång till lagringsutrymmet. Instruktioner för hur du beställer en projektmapp beskrivs i nästa avsnitt.

Hemkatalag (H:)

Personligt utrymme som bara den individuella användaren har tillgång till (endast tillgänglig för institutioner inom Samordnad IT).

Labbmappar (L:)

Lagringsutrymme som fungerar som projektmapparna men som även går att nå från labbnätverken. Labbmappar kan beställas som en personlig mapp eller som mapp till en grupp.

Du behöver vara uppkopplad på KI:s klientnät eller VPN för att komma åt dina mappar. Labbmapparna har du tillgång till även när du är uppkopplad på labbnätverket.  

Beställ mapp på P:

För att beställa en mapp på P: eller L:, mejla följande uppgifter till it-support@ki.se:

  • Mappens namn
  • Person som äger mappen, för- och efternamn samt KI ID (godkänner vilka som ska ha behörighet till mappen framöver)
  • Hur stor tror ni att mappen kommer att vara (om ni vet)
  • Hur mycket kommer mappen att växa i storlek (om det går att förutsäga)
  • Vilka användare som ska ha åtkomst till mappen, för- och efternamn samt KI ID

Är din institution inte med i Samordnad IT? Om ni vill beställa lagringsplats på filserver kan du läsa mer om lagring i vår tjänstekatalog.

OneDrive

OneDrive är en molntjänst för att lagra och dela mappar och filer. OneDrive är tillgängligt för alla anställda och anknutna på KI. Anställda och anknutna har 5 TB lagring tillgängligt på sin OneDrive. 

Maxstorlek på filer som kan sparas i OneDrive är 250 GB. Om filen är större än ett par GB rekommenderar vi att du använder OneDrive-synkroniseringsapp i stället för att ladda upp den på webbplatsen.

På migrerade KI-datorer är OneDrive förinstallerat. Datorn kopplar upp sig till OneDrive automatiskt och synkroniserar mapparna Skrivbord, Dokument och Bilder till OneDrive från datorn.

Du kan även logga in på OneDrive via en webbläsare och på så sätt komma åt dina filer.

Du kan även gå in på Learning pathways i Teams för att lära dig mer om One Drive.

Att lagra och dela känsliga personuppgifter kräver multifaktorautentisering

Du kan spara känsliga personuppgifter i OneDrive om du har aktiverat multifaktorautentisering för att logga in i ditt konto.

Vill du dela ut mappar eller filer med känsliga personuppgifter måste du säkerställa att mottagaren också har aktiverat multifaktorautentisering. Det ligger på den anställde eller anknutna att meddela mottagaren och säkerställa att multifaktorautentisering är aktiverad innan känsliga personuppgifter delas.

Delade filer

Du har tidigare haft möjlighet att dela filer från KI Box. Nu kan du fortsätta dela dina filer från One Drive istället. Om du är osäker på vilka filer du delar i dagsläget, finns mer information om hur du gör på Microsoft support Visa filer som delas i OneDrive.

KI Cloud (ownCloud)

KI Cloud är en tjänst för synkronisering av filer, s.k. ”share and sync” där allt data lagras och säkerhetskopieras inom ITA:s datacenter. Tjänsten ger anställda möjlighet att synkronisera filer mellan datorer, telefoner och surfplattor. Du kan också dela ut filer till kollegor och externa medarbetare på ett säkert sätt. Tjänsten baseras på ownCloud.

MFT (Managed File Transfer)

MFT är en tjänst som gör det möjligt att på ett säkert sätt dela och ta emot data från interna och externa användare. Det är inte en lagringstjänst utan endast en tjänst för att dela och ta emot data. Data som laddas upp i tjänsten är endast aktivt i 30 dagar. När 30 dagar har passerat så raderas datat. Det är därför viktigt att hämta eller flytta datat till en lämplig lagringsplats inom de 30 dagarna.

MFT-tjänsten är tillgänglig via HTTPS (webbläsare) eller med SSH File Transfer Protocol (SFTP).

Tjänsten kräver multifaktorsautentisering vid inloggning.

Hantering av personuppgifter

Institutions- server IT-avdelningens server (unit:G, H, P, L) KI ELN KI Box (saknar MFA) KI Cloud (saknar MFA) KI Share (saknar MFA) OneDrive Teams
Lagring, inga personuppgifter Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Lagring, känsliga personuppgifter (Ja) Ja Ja Nej Nej Nej Ja* Ja*
Delad data, inga personuppgifter Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Delad data, känsliga personuppgifter (Ja) Ja Ja Nej Nej Nej Ja* Ja*
  • (Ja) = Prata med den ansvariga personen på din IT-avdelningen innan du sparar känslig personlig information i systemet. Om personuppgifter ska delas utanför KI kan extra säkerhetsåtgärder behövas.
  • MFA = Multifaktorautentisering. Används för att få en säkrare lagring av dina filer. Läs mer om hur du aktiverar multifaktorautentisering.
  • * = Förutsatt att MFA är påslaget.

Frågor

Om du har frågor kring tjänsterna är du välkommen att kontakta IT-supporten.