Lagra och dela filer

Central lagring på en filserver

Central lagring innebär att servrarna som data sparas på är placerade i Karolinska Institutets egna datacenter. Den här lagringslösningen ingår för de institutioner som är med i Samordnad IT och kan beställas för andra institutioner.

I dagsläget finns det fyra olika platser för lagring, H:, G:, P: och L:. I och med förändringen som sker, kommer:

• G: endast innehålla en mindre mängd administrativ data
• Forskardata och data för projekt som tidigare legat på G: kommer att flyttas till P:, den nya gemensamma mappen
• H: flyttas till OneDrive
• Ingen förändring för L:

Vilken plats för lagring du ska välja beror på vilka som har tillgång till filerna/sparad data.

Gruppmappar (G: på Windows)

Gruppernas gemensamma lagringsyta för administrativ data, såsom processer och rutiner för hur man arbetar i gruppen, semesterlistor, etc.

Rättigheter för gruppmapparna styrs av vilka som är anställda eller anknutna till gruppen. Mappen kopplas automatiskt upp om man har en KI-klientdator.

Tjänsten är endast tillgänglig för institutioner inom Samordnad IT.

Projektmappar (P:)

Lagringsutrymme för bland annat projekt och lagring av forskardata för grupperna. Ägaren av mappen bestämmer vem som ska ha tillgång till den. Det är endast personer inom KI (med KI-ID, ej studenter) som kan få tillgång till lagringsutrymmet. Instruktioner för hur du beställer en projektmapp beskrivs i nästa avsnitt.

Hemkatalag (H:)

Personligt utrymme som bara den individuella användaren har tillgång till (endast tillgänglig för institutioner inom Samordnad IT).

Labbmappar (L:)

Lagringsutrymme som fungerar som projektmapparna men som även går att nå från labbnätverken. Labbmappar kan beställas som en personlig mapp eller som mapp till en grupp.

Du behöver vara uppkopplad på KI:s klientnät eller VPN för att komma åt dina mappar. Labbmapparna har du tillgång till även när du är uppkopplad på labbnätverket. 

Se nedan hur du ansluter till dina labb- och projektmappar. Obs! Har du en KI-dator ska mapparna vara synliga utan att du behöver ansluta via guiderna.

Beställ mapp på P:

För att beställa en mapp på P: eller L:, skapa ett ärende med följande uppgifter på KI IT Selfservice:

• Mappens namn
• Person som äger mappen, för- och efternamn samt KI ID (godkänner vilka som ska ha behörighet till mappen framöver)
• Hur stor tror ni att mappen kommer att vara (om ni vet)
• Hur mycket kommer mappen att växa i storlek (om det går att förutsäga)
• Vilka användare som ska ha åtkomst till mappen, för- och efternamn samt KI ID

Är din institution inte med i Samordnad IT? Om ni vill beställa lagringsplats på filserver kan du läsa mer om lagring i vår tjänstekatalog.

OneDrive

OneDrive är en molntjänst för att lagra och dela mappar och filer. OneDrive är tillgängligt för alla anställda och anknutna på KI. Anställda och anknutna har 5 TB lagring tillgängligt på sin OneDrive. 

Maxstorlek på filer som kan sparas i OneDrive är 250 GB. Om filen är större än ett par GB rekommenderar vi att du använder OneDrive-synkroniseringsapp i stället för att ladda upp den på webbplatsen.

På migrerade KI-datorer är OneDrive förinstallerat. Datorn kopplar upp sig till OneDrive automatiskt och synkroniserar mapparna Skrivbord, Dokument och Bilder till OneDrive från datorn.

Du kan även logga in på OneDrive via en webbläsare och på så sätt komma åt dina filer.

Du kan även gå in på Learning pathways i Teams för att lära dig mer om One Drive.

Att lagra och dela känsliga personuppgifter kräver multifaktorautentisering

Vill du dela ut mappar eller filer med känsliga personuppgifter måste du säkerställa att mottagaren också har aktiverat multifaktorautentisering. Det ligger på den anställde eller anknutna att meddela mottagaren och säkerställa att multifaktorautentisering är aktiverad innan känsliga personuppgifter delas.

Delade filer

Du har tidigare haft möjlighet att dela filer från KI Box. Nu kan du fortsätta dela dina filer från One Drive istället. Om du är osäker på vilka filer du delar i dagsläget, finns mer information om hur du gör på Microsoft support Visa filer som delas i OneDrive.

MFT (Managed File Transfer)

MFT är en tjänst som gör det möjligt att på ett säkert sätt dela och ta emot data från interna och externa användare. Det är inte en lagringstjänst utan endast en tjänst för att dela och ta emot data. Data som laddas upp i tjänsten är endast aktivt i 30 dagar. När 30 dagar har passerat så raderas all data. Det är därför viktigt att hämta eller flytta all data till en lämplig lagringsplats inom de 30 dagarna.

MFT-tjänsten är tillgänglig via HTTPS (webbläsare) eller med SSH File Transfer Protocol (SFTP).

Tjänsten kräver multifaktorautentisering vid inloggning.

Hantering av personuppgifter

• (Ja) = Prata med den ansvariga personen på din IT-avdelningen innan du sparar känslig personlig information i systemet. Om personuppgifter ska delas utanför KI kan extra säkerhetsåtgärder behövas.
• * = Förutsatt att multifaktorautentisering (MFA) är påslagen för alla som får tillgång till sparad data.
• Ja - Data från MFT raderas efter 30 dagar.

Frågor

Om du har frågor kring tjänsterna är du välkommen att kontakta Helpdesk.