Vad händer med mitt konto när jag slutar på KI?
När du slutar på KI inaktiveras ditt konto. Hur länge du har tillgång till kontot och hur länge information sparas beror på vilken typ av roll du har haft. Mejl och dokument kommer att raderas – likaså lagringsytor som till exempel OneDrive.
Anställd/anknuten
Tillgång till e-post: upphör dagen efter avslutad tjänst.
E-post (data och autosvar) sparas i 30 dagar efter avslutad tjänst.
Tillgång till OneDrive: upphör dagen efter avslutad tjänst.
Filer sparas i 60 dagar, de sista 30 dagarna har närmaste chef tillgång till filer.
Doktorand
Tillgång till e-post: i 90 dagar efter avslutade forskarstudier.
E-post (data och autosvar) sparas i 120 dagar efter avslutad tjänst (30 dagar utöver de 90 ovan).
Tillgång OneDrive: tillgång i 90 dagar efter avslutade forskarstudier.
Filer sparas därefter i ytterligare 60 dagar, de sista 30 dagarna har närmaste chef tillgång till filer.
Om du inte har möjlighet att på egen hand flytta över filer från OneDrive till en annan lagringsyta, till exempel vid off-boarding av medarbetare, kan ITA genomföra en sådan flytt till en kostnad om 5000 kronor.
När en begäran om flytt av data beställs påbörjas processen genom att göra en back-up av den OneDrive som berörs, och därefter migreras den till den mapp som angetts. Beställaren meddelas när flytten är genomförd.
Du som beställare ansvarar för att kontrollera att all data har flyttats över till mappen som har angetts.
Beställning av dataflytt vid off-boarding
När en person har lämnat sin tjänst på KI avslutas kontot direkt, tillsammans med Microsoft-licenser kopplade till personen.
Beställs flytt av data kopplat till en användare som slutat måste användaren återanknytas under flytten. Vänd dig till din IDAC-administratör om du behöver hjälp. Flytten tar cirka en vecka att genomföra.
Följande uppgifter behöver ITA för att kunna göra en flytt:
- Användarnamn.
- Mejladress till personen som ska flyttas.
- Namn på mapp dit flytt ska ske – exempelvis ”(P:) Projektmapp”.
- Vem som ska kontaktas inför och efter flytt av data.
- Ansvarig som har godkänt debiteringen av flytten på institutionen.
- Projektnummer som ska debiteras.
Priset för en dataflytt är 5000 kr som interndebiteras kommande månad.
Beställningen görs genom att lägga en beställning som ett ärende i KI Self Service.
Exempel: doktorand med anställning
Om du som doktorand har en anställning eller anknytning som sträcker sig längre än slutdatumet för dina forskarstudier, kommer det slutdatumet också att vara slutdatum för ditt KI-konto.
Om du till exempel avslutat studierna den 1 juni har du access till kontot till och med den 1 september.
Har du däremot en anställning/anknytning som sträcker sig till 30 november, så har du åtkomst till ditt konto till dess.
Du får ett automatiskt mejl 30 dagar innan åtkomsten till ditt konto upphör, så det finns möjlighet att spara och dela din data.
Student
Tillgång till e-post: i 365 dagar efter avslutade studier.
E-post (data och autosvar) sparas i 30 dagar efter de 365 dagarna ovan.
Tillgång OneDrive: tillgång i 365 dagar efter avslutade studier.
Efter dessa 365 dagar sparas filerna i 60 dagar innan de raderas.
Alla använda e-postadresser på KI hamnar i karantän i 10 år så de inte ska gå att återanvända till nya medarbetare. Inga personuppgifter eller något som helst innehåll sparas.
Efter 10 år tas e-postadressen bort från karantän. Det enda som finns kvar i karantän är användarnamn (KI-ID), och denna karantän varar för evigt.
Regelverk
- Anställda/anknutnas konton som återaktiveras inom 60 dagar efter avslutad anställning, behåller innehållet i Microsoft 365, så som mejl och filer på OneDrive. Efter 60 dagar töms innehållet.
- Anställda/anknutna som återaktiveras efter 60 dagar behåller inte innehållet i mejl eller dokument i OneDrive. Innehållet har raderats.
- När du slutat får din närmaste chef tillgång till din tidigare lagring i OneDrive, innan innehållet raderas.
- Doktorander har åtkomst till sitt konto i 90 dagar efter avslut.
- Inlagt autosvar skickas i 30 dagar efter avslut.
Regelverket har tillkommit för att data inte ska sparas längre än nödvändigt, enligt dataskyddsförordningen GDPR.
Checklista för dig som anställd: innan du lämnar KI
- Lägg in autosvar.
- Överlämna filer som din chef behöver ha tillgång till.
Checklista för dig som student: innan du avslutar studier
- Lägg in autosvar.
- Spara filer/e-post som du vill ha kvar på annan lagringsyta utanför KI, innan kontot stängs.
Autosvar
En guide för att ställa in autosvar hittar du på KI Self Service.