Vad händer med mitt konto när jag slutar på KI?
När du slutar på KI inaktiveras ditt konto. Hur länge du har tillgång till kontot och hur länge information sparas beror på vilken typ av roll du har haft. Mejl och dokument kommer att raderas – likaså lagringsytor som till exempel OneDrive.
Anställd/anknuten
Tillgång till e-post: upphör dagen efter avslutad tjänst.
E-post (data och autosvar) sparas i 30 dagar efter avslutad tjänst.
Tillgång till OneDrive: upphör dagen efter avslutad tjänst.
Filer sparas i 60 dagar, de sista 30 dagarna har närmaste chef tillgång till filer.
Doktorand
Tillgång till e-post: i 90 dagar efter avslutade forskarstudier.
E-post (data och autosvar) sparas i 120 dagar efter avslutad tjänst (30 dagar utöver de 90 ovan).
Tillgång OneDrive: tillgång i 90 dagar efter avslutade forskarstudier.
Filer sparas därefter i ytterligare 60 dagar, de sista 30 dagarna har närmaste chef tillgång till filer.
Exempel: doktorand med anställning
Om du som doktorand har en anställning eller anknytning som sträcker sig längre än slutdatumet för dina forskarstudier, kommer det slutdatumet också att vara slutdatum för ditt KI-konto.
Om du till exempel avslutat studierna den 1 juni har du access till kontot till och med den 1 september.
Har du däremot en anställning/anknytning som sträcker sig till 30 november, så har du åtkomst till ditt konto till dess.
Du får ett automatiskt mejl 30 dagar innan åtkomsten till ditt konto upphör, så det finns möjlighet att spara och dela din data.
Student
Tillgång till e-post: i 365 dagar efter avslutade studier.
E-post (data och autosvar) sparas i 30 dagar efter de 365 dagarna ovan.
Tillgång OneDrive: tillgång i 365 dagar efter avslutade studier.
Efter dessa 365 dagar sparas filerna i 60 dagar innan de raderas.
Alla använda e-postadresser på KI hamnar i karantän i 10 år så de inte ska gå att återanvända till nya medarbetare. Inga personuppgifter eller något som helst innehåll sparas.
Efter 10 år tas e-postadressen bort från karantän. Det enda som finns kvar i karantän är användarnamn (KI-ID), och denna karantän varar för evigt.
Regelverk
- Anställda/anknutnas konton som återaktiveras inom 60 dagar efter avslutad anställning, behåller innehållet i Microsoft 365, så som mejl och filer på OneDrive. Efter 60 dagar töms innehållet.
- Anställda/anknutna som återaktiveras efter 60 dagar behåller inte innehållet i mejl eller dokument i OneDrive. Innehållet har raderats.
- När du slutat får din närmaste chef tillgång till din tidigare lagring i OneDrive, innan innehållet raderas.
- Doktorander har åtkomst till sitt konto i 90 dagar efter avslut.
- Inlagt autosvar skickas i 30 dagar efter avslut.
Regelverket har tillkommit för att data inte ska sparas längre än nödvändigt, enligt dataskyddsförordningen GDPR.
Checklista för dig som anställd: innan du lämnar KI
- Lägg in autosvar.
- Överlämna filer som din chef behöver ha tillgång till.
Checklista för dig som student: innan du avslutar studier
- Lägg in autosvar.
- Spara filer/e-post som du vill ha kvar på annan lagringsyta utanför KI, innan kontot stängs.
Autosvar
En guide för att ställa in autosvar hittar du på KI Self Service.