Vad händer med mitt konto när jag slutar på KI?
När du slutar på KI inaktiveras ditt konto. Hur länge du har tillgång till kontot och hur länge information sparas beror på vilken typ av roll du har haft. Mejl och dokument kommer att raderas – likaså lagringsytor som till exempel OneDrive.
Anställd/anknuten
Tillgång till e-post: upphör dagen efter avslutad tjänst.
E-post (data och autosvar) sparas i 30 dagar efter avslutad tjänst.
Tillgång till OneDrive: upphör dagen efter avslutad tjänst.
Filer sparas i 60 dagar, de sista 30 dagarna har närmaste chef tillgång till filer.
Doktorand
Tillgång till e-post: i 90 dagar efter avslutad tjänst.
E-post (data och autosvar) sparas i 120 dagar efter avslutad tjänst (30 dagar utöver de 90 ovan).
Tillgång OneDrive: tillgång i 90 dagar efter avslutad tjänst.
Filer sparas därefter i ytterligare 60 dagar, de sista 30 dagarna har närmaste chef tillgång till filer.
Student
Tillgång till e-post: i 365 dagar efter avslutade studier.
E-post (data och autosvar) sparas i 30 dagar efter de 365 dagarna ovan.
Tillgång OneDrive: tillgång i 365 dagar efter avslutade studier.
Efter dessa 365 dagar sparas filerna i 60 dagar innan de raderas.
Alla använda e-postadresser på KI hamnar i karantän i 10 år så de inte ska gå att återanvända till nya medarbetare. Inga personuppgifter eller något som helst innehåll sparas.
Efter 10 år tas e-postadressen bort från karantän. Det enda som finns kvar i karantän är användarnamn (KI-ID), och denna karantän varar för evigt.
Ställ in autosvar
En guide för att ställa in autosvar hittar du på KI Self Service.
Regelverk
- Anställda/anknutnas konton som återaktiveras inom 60 dagar efter avslutad anställning, behåller innehållet i Microsoft 365, så som mejl och filer på OneDrive. Efter 60 dagar töms innehållet.
- Anställda/anknutna som återaktiveras efter 60 dagar behåller inte innehållet i mejl eller dokument i OneDrive. Innehållet har raderats.
- När du slutat får din närmaste chef tillgång till din tidigare lagring i OneDrive, innan det att innehållet raderas.
- Doktorander har åtkomst till sitt konto i 90 dagar efter avslut.
- Inlagt autosvar skickas i 30 dagar efter avslut.
Regelverket har tillkommit för att data inte ska sparas längre än nödvändigt, enligt dataskyddsförordningen GDPR.