FAQ tjänsteresa

Vilka omfattas av KI:s tjänsteresor och har rätt att få traktamente?

Alla anställda vid Karolinska Institutet. 
Gäller även för icke anställda som har forskningsmedel förvaltade av KI samt icke anställda som reser på KI:s uppdrag.

Om tjänsteresan utgår från annat ställe än bostad/arbetsplats, vad gäller? 

Tjänsteresan kan bara utgå från tjänstestället där den anställde har sin arbetsplats eller från folkbokföringsadressen.

Medarbetaren har en medföljande på tjänsteresan som inte reser i tjänsten och som ska dela hotellrum med medarbetaren, hur gör man med kostnaden?

Kostnaden för den medföljande anses utgöra 25 procent av priset för ett dubbelrum.
Om medarbetaren betalar med eget betalkort så ska 75% av priset uppges i reseräkningen.
Har KI betalat fakturan så ska ett löneavdrag göras på lönen med 25% av hotellpriset. 

När ska man uppge "Ej traktamente" i PA-webben vid registrering av reseräkningen?

Har medarbetaren tillsammans med sin chef i förväg kommit överens om att inget eller ett reducerat traktamente ska betalas ut så klickar man i "Ej traktamente".

När betalas lönetillägg ut?

Lönetillägget från KI utgår vid inrikes resa för endags- och flerdygnsförrättning.
För att det skattepliktiga lönetillägget ska betalas ut så ska endagsförrättningen pågå mer än 9 timmar och vara utanför tjänstestället (Stockholms län).

Kan man göra avbrott i sin tjänsteresa för semester?

Medarbetaren behöver först få ett godkännande från sin chef att få göra avbrott i tjänsteresan.
Man behöver också säkerställa innan bokning av biljetten att returresan ligger på samma prisnivå som om hen skulle rest tillbaka som planerat, dvs biljetten får inte vara dyrare. När reseräkningen registreras i PA-webben ska man fylla i "Avbrott i tjänsteresa". Inget traktamente eller lönetillägg utgår.

Observera att tjänstereseförsäkringen inte är gällande om uppehållet i tid är längre än tiden i övrigt för tjänsteresan. Uppehållet får inte heller vara längre än 14 dagar sammanlagt.
Ovanstående regel om semester gäller endast utomlands och inte vid tjänsteresa i Sverige.

Vad betyder privat logi i reseräkningen?

Privat logi klickas i om medarbetaren ordnar med logi själv, dvs om KI inte betalat för boendet. Då betalas ett nattraktamente ut.

Medarbetaren får traktamente under tjänsteresan och har även registrerat utlägg för matkostnader, är det ok?

Nej, eftersom medarbetaren får traktamente för ökade levnadskostnader under sin tjänsteresa så ska det täcka ev. restaurangbesök och liknande.

När ska man bocka i rutan "bilmedgivande" i PA-webben?

Om chefen anser och har godkänt att bil är det bästa färdmedlet så klickas bilmedgivande i. Då utgår en skattepliktig bilersättning. Kryssar man inte i bilmedgivande så utgår bara den skattefria delen.