Direktupphandling (100 000 - 700 000 kr)
Förfarandet direktupphandling ska tillämpas på köp som överstiger 100 000 kr och understiger maximala värdet för direktupphandling på 700 000 kr. En direktupphandling (till skillnad från direktköp) innebär att inköpet ska konkurrensutsättas genom att riktas till upp till tre leverantörer. Inköps- och upphandlingsenhetens centrala inköpssamordnare (CIS) genomför direktupphandlingar.
Denna checklista ger vägledning vid genomförande av en direktupphandling.
Checklista
1. Kontrollera om ramavtal finns
Kontrollera alltid om det finns ett ramavtal som är möjligt att använda, oavsett inköpsbelopp. Ramavtalen är tillämpliga även för inköp under 100 000 kr.
2. Om ramavtal saknas för köp under 100 000 kr - direktköp
Om ett ramavtal saknas för inköpet och det enstaka inköpsbehovet understiger direktupphandlingsgränsen på 100 000 kr görs inköpet av beställaren själv som ett direktköp, eftersom ingen formell konkurrensutsättning behöver utföras.
3. Om ramavtal saknas för köp med värde 100 000 kr - 700 000 kr
Köp för över 100 000 kr och understigande 700 000 kr (100 0000 - 700 000 kr) ska göras genom direktupphandling av en inköpssamordnare. Värdet på inköpet beräknas som ett samlat inköpsbehov (över en 12 månaders period) för hela KI. Vid direktupphandling ska anbud om möjligt inhämtas från minst tre leverantörer för att säkra konkurrens.
Ni tar kontakt med Inköps- och upphandlingsenheten på inkopupphandling@ki.se, för att begära en direktupphandling med hjälp av inköpssamordnare. I samband med er kontakt fyller ni i blanketten Begäran om upphandlingsstöd som e-postas till inkopupphandling@ki.se.
Alla inköp måste godkännas av rätt person i KI:s delegationsordning i en begäran om upphandlingsstöd (BOU) innan en upphandling kan påbörjas.
Direktupphandling tar tid
Ha minst 2 månaders framförhållning för genomförande av en direktupphandling, från beställning till avtal. Är upphandlingen komplex behövs mer tid.
Dokumentationsplikt vid (direkt-) upphandlingar
En upphandling (upphandling, direktupphandling, förnyad konkurrensutsättning) som överstiger ett värde på 100 000 kr exklusive moms ska dokumenteras enligt LOU. Dokumentationen av upphandlingen görs av inköpssamordnaren.
Inköpssamordnaren ska anteckna genomförandet som skälen till en direktupphandling, vilka leverantörer som tillfrågats och skälen till varför den aktuella leverantören valdes.
När det gäller avrop av beställaren (över 100 000 kr) direkt från ramavtal med tillämpning av fördelningsnyckel (t.ex. lägsta pris) är det lämpligt (men inte obligatoriskt) att beställaren dokumenterar ärendet genom att på lämpligt sätt anteckna att vald leverantör hade ekonomiskt mest fördelaktiga anbud enligt fördelningsnyckeln (t.ex. lägsta pris i förekommande fall).
Avrop under 100 000 kr behöver inte dokumenteras ur upphandlingslagstiftningens aspekt.
För köp från annan statlig myndighet gäller inte LOU
För anskaffning från annan statlig myndighet gäller inte LOU. Detta har konstaterats av Högsta förvaltningsdomstolen dom meddelad den 10 juni 2021, mål 4998-20. Detta gäller sammanfattningsvis eftersom myndigheter inom en och samma juridiska person (staten) inte kan ingå civilrättsliga bindande avtal med varandra. Istället kan man t.ex. besluta om samarbete i ett protokoll.