Ekonomi vid MMK
Beställning från svenska leverantörer
Beställning får bara göras av behöriga beställare. Om du vill få mer information eller få vem som är behörig beställare, kontakta ekonomi@mmk.ki.se.
Beställningar ska i första hand ske via inköpssystemet UBW/e-handel. Vid dessa beställningar skapas automatiskt ett ordernummer som då gäller som referens. Du ska då inte ange din zz-kod som referens. För beskrivning av beställningar se Inköp-startsidan | Medarbetare.
Vid beställningar som inte går via UBW/e-handel måste alltid en personlig referens anges: ZZK1xxxxxx, där ZZ är referensidentifiering, K1 är institutionsbeteckning och xxxxxx är personlig KI-ID. Referensen skall anges i referensfältet. Det är viktigt att ingen ytterligare information skrivs in i referensfältet.
Gemensam fakturaadress:
Karolinska Institutet
Fakturor
Box 23 109
104 35 Stockholm
KI:s organisationsnummer är: 202100-2973
KI:s VAT.nr är: SE202100297301
Det finns lagkrav på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura). Här kan du läsa mer om fakturering till Karolinska Institutet.
Institutionens beteckning inom KI är K1.
Beviljad ansökan och rekvisitioner
Kontakta er forskargrupps kontaktperson för ekonomi vid MMK:s verksamhetsstöd och bifoga fullständig ansökan (inkl. bilagor, budget etc.) samt beslut på beviljade medel med villkor kring återrapportering och dispositionstid.
Referens för en rekvisition är alltid rekvisitionens OCR-nummer och tillhandahålls av er ekonomiska kontaktperson efter att en rekvisition skapas i redovisningssystemet. I de fall finansiärer vill ha en referens redan vid ansökningstillfället ange att ”OCR-nummer meddelas i samband med rekvirering”.
Se processbeskrivning vid beviljat bidrag
För information om KI:s konton, inbetalningsuppgifter och banker se länk: Banker | Medarbetare.
Utlägg/reseräkning och reseriktlinjer
För att få ersättning för resekostnader eller för att få betala resekostnader med medel på KI måste KI:s reseriktlinjer efterlevas. Det innebär bland annat att man måste använda KI:s upphandlade resebyrå vid bokning av hotell, flyg, taxi och andra reserelaterade färdmedel. Det innebär också att det ska finnas underlag som visar att resan är relaterad till din tjänst på KI såsom exempelvis mötesagenda. I länken nedan finner du information som du kan behöva inför, under och efter en tjänsteresa.
Alla kvitton bifogas digitalt i PA-webben. Ingenting behöver skickas in med post till oss med undantag för papperskvitton som gäller utlägg för KIs räkning. Även program/inbjudan eller mejlkonversation som styrker syftet med utlägget gällande ev. resa behöver bifogas i PA-webben.
Se mer information: Digitala kvitton, reseräkning och utlägg | Medarbetare
Samtliga utlägg/reseräkningar går efter granskning (MMK ekonomi) till Administrativa chefen för attest. Därav behöver utläggen först godkännas av forskargruppledaren eller den person som tilldelats attesträtt. Detta görs i första hand med e-signatur men det går också bra med ett godkännande via mejl. Godkännandet ska bifogas som PDF-fil till utlägget i PA-webben. E-signatur med EduSign | Medarbetare
Manual och snabbkurs finns till höger när du har loggat in i PA-webben under "Lathundar PA-webben".
Ni som är anknutna väljer mottagare "K1 5201 Molekylär medicin och kirurgi" innan ärendet skickas iväg elektroniskt.
Ekonomiavdelningen vid MMK
Gemensam e-postadress till ekonomernaBesöksadress: MMK:s Verksamhetsstöd L1:00, Anna Steckséns gata 53, Karolinska Universitetssjukhuset, Solna
Kortbetalningar
I första hand ska betalning genom faktura väljas men om det finns behov av kortbetalning kontaktas ekonomi@mmk.ki.se.
INDI, LKP, kalkylmallar och IT-avgift
INDI, LKP och IT-avgift samt projektkalkylmall för MMK
Inköp
Inköp och upphandling, KI:s regler