Samordnad IT vid MMK

Projektets olika steg

(Obs! Informationen nedan kan komma att uppdateras under projektets gång)

Inventering av hur MMK:s IT ser ut idag 

KI:s IT-avdelning (ITA) har försetts med underlag över MMK:s befintliga IT.

Pilotanvändare utses vid MMK 

ITA har som önskemål att cirka 8-10 användare i vår verksamhet testar att använda Sam-IT-datorer i sin vanliga miljö under en period för att säkerställa att allt fungerar tillfredsställande. Elva medarbetare är identifierade och tillfrågade att vara piloter, dessa är spridda vad gäller lokaler, typ av datoranvändare, grupptillhörighet etc. 

Genomförande 

När pilotanvändarnas feedback har kommit in till ITA och eventuella problem har åtgärdats är det dags att genomföra utbytet av datorer. Beräknad uppstart månadsskiftet mars/april 2025.

Frågor

1. Ny dator eller inte? 

De allra flesta vid MMK behöver byta ut sin dator till en ny. Utifrån inventeringen så har bedömts om din dator går att uppdatera eller om du behöver hyra/köpa en ny dator. Åldern på datorn är det som avgör. Är din dator äldre än fem år måste du byta ut din dator av säkerhets- och driftskäl. Varje medarbetare kommer att få ett mail när det är dags att hämta upp den nya datorn. I mailet finns personliga instruktioner och en beskrivning om hur du förbereder din gamla dator. Du behöver själv säkerställa så att eventuella lokala filer på din gamla dator sparas över på den gemensamma servern eller i molnet. Din nya dator kommer att motsvara din gamla när det gäller PC eller Mac.

Den nya datorn hämtar du sedan upp på Campus Solna, Adminhuset, Nobels väg 5. Din gamla dator behåller du parallellt under en övergångsperiod om ca två veckor för att säkerställa att den nya datorn fungerar optimalt. Därefter lämnar du den gamla datorn till Jan-Erik Kaarre vid MMK:s administration L1:00 för utrangering. 

2. Vad är innebär migrering och hur går det till rent praktiskt?

1. Du blir kontaktad via mail från ITA när det är dags för ominstallation/migrering av datorn.
2. Säkerställ så att dina lokala filer är flyttade till servern eller till molnet.
3. Din dator är förinstallerad med det mesta du behöver. 
4. En guide för slutförande av installationen medföljer vid upphämtning. 

3. Kommer det att se ut som förut i datorn? 

Kommer jag att känna igen mig? Ja, men du kan behöva anpassa den om du har gjort personliga val, som till exempel favoriter i webbläsare och ställa in storlek på text i vissa program. Du får hjälp om du behöver.

4. Hur lång tid tar det att komma igång med min nya dator? 

Du följer en installationsguide som tar ca 1 timme.

5. Vart vänder jag mig för support? 

ITA erbjuder flera olika supportkanaler under vardagar mellan kl 8-17. Du når Helpdesk via 

• KI Self Service (selfservice.ki.se)
• Via telefon 08-524 82 222 som i sin tur placerar ärendet där det hör hemma. 
• Besöka en servicedesk
  • Adminhuset, Nobels väg 5
    Öppettider: 09-12, måndag-fredag
  • Biomedicum, Solnavägen 9
    Öppettider: 13-16, måndag-fredag.

6. Jag har olika tillbehör till min dator idag, kan jag behålla dem?

Ja, du behåller trådlöst tangentbord, webbkamera, hörlurar och trådlös mus. De kommer att fungera med din nya dator också.

7. Kan jag behålla min gamla dator?

Under en övergångsperiod om två veckor kan du behålla din gamla dator för att säkerställa att allt fungerar optimalt. Därefter lämnar du den gamla datorn till Jan-Erik Kaarre vid MMK:s administration L1:00. Han ser till att ev licenser avslutas, att inventarieregistret uppdateras och att datorn utrangeras. 

8. Vad omfattas av Samordnad IT?

• Standardiserade klientnära IT-tjänster, såsom datorer, support och säkerhetslösningar. 
• Backup, lokal lagring och lokala servrar migreras successivt till ITA. 

9. Vad omfattas inte av Samordnad IT?

• Specialsystem och egenutvecklade lösningar, som labb- och instrumentdatorer, hanteras fortfarande av institutionen.
• Vissa undantag har gjorts när det gäller lagring av stora datamängder där de även i fortsättningsvis kommer att lagras på servern i L1:00. 

10. Varför hyra dator istället för att köpa?

Att använda hyrdatorer istället för att köpa egna datorer löser flera problem: 

• Ansvarsfrågan blir tydlig – KI ansvarar för säkerhet och incidenthantering.
• GDPR och dataskydd säkerställs genom central hantering.
• Livscykelhantering blir effektiv – äldre datorer byts ut regelbundet, vilket minimerar säkerhetsrisker.
• Stabilare drift och snabbare support.

11. Varför behöver jag byta ut min dator?

Är din dator äldre än fem år måste du byta ut din dator av säkerhets- och driftskäl: 

• Äldre datorer kan sakna säkerhetsuppdateringar och ökar risken för cyberattacker. 
• Incidenthantering blir svårare om osäkra datorer finns i nätverket. 
• Ny programvara kräver modern hårdvara. 
• Gamla datorer är dyrare att underhålla och mer instabila.

12. Hur finansieras min nya dator?

Precis som idag finansieras datorer av respektive forskargrupp.

13. Vad händer med MMK:s IT support?

Vi kommer även fortsättningsvis att ha lokal IT-bemanning för hantering av bland annat labb- och instrumentdatorer, inköp av kringutrustning som skärmar och tillbehör, support i föreläsningssalar vid event och disputationer. Telefoniansvaret kommer att ligga kvar vid MMK:s IT och under en övergångsperiod behöver vi även hantera en viss lagring av data.

14. Vad är VDI och hur fungerar det?

VDI (Virtual Desktop Infrastructure) innebär en virtuell klient som du kan nå från vilken dator som helst och är till för dig med behov som en fysisk standardklient inte uppfyller. VDI är 

• ett alternativ för dig som behöver komma åt KI:s interna miljö någon gång ibland, men inte så ofta att det motiverar kostnaden av en fysisk klient.
• en tjänst för dig som har behov av hög beräkningskraft för att genomföra omfattande beräkningar i din forskning.
• tjänsten tecknas på månadsbasis, så du kan anpassa tiden du använder VDI efter ditt faktiska behov

Varför Samordnad IT?

Karolinska Institutets konsistorium har fattat beslut om att samordna IT centralt på KI. Detta gjordes bland annat för att få en bättre överblick över KI:s IT-investeringar och därmed kunna dra nytta av samordningsvinster och för att kunna möta de allt högre krav som ställs på IT-säkerhet i och med ökade hotbilder. Successivt har KI:s institutioner införlivats i Sam-IT och under våren 2025 har turen kommit till MMK. 

Samordnad IT drivs av den centrala IT-avdelningen på uppdrag av KI:s ledning och har i uppdrag att säkerställa att alla institutioner vid KI har en säker och modern IT-miljö genom centralisering och samordning av klientnära IT-tjänster.

Den digitala miljön på Karolinska Institutet är avgörande för forskning, utbildning och stödverksamhet. Samordnad IT:s uppdrag är att

• Skydda KI mot cyberhot genom enhetliga säkerhetslösningar och snabb incidenthantering. 
• Effektivisera resurser och kostnader genom en centraliserad IT-struktur. 
• Säkerställa efterlevnad av lagar och regelverk (GDPR, NIS2, KI:s säkerhetsriktlinjer). 
• Möjliggöra en robust IT-strategi som stöder forskning och utbildning på lång sikt.