Checklista för avrop på ramavtal

1. Ramavtal

Ett ramavtal är ett avtal som under en fastställd avtalsperiod medger att man gör löpande köp av varor eller tjänster, när behov uppstår. Sådana köp från ramavtal kallas avrop. Hur olika avrop ser ut förklaras närmre nedan.

Ramavtalet kan vara upphandlat av KI och finns i så fall i avtalskatalogen, eller vara ett statligt ramavtal som är upphandlat av Statens inköpscentral. Om det finns ett ramavtal som är tillämpligt så ska detta användas, eftersom KI är avtalsrättsligt bundet av avtalet. KI:s upphandlade ramavtal har företräde framför de statliga ramavtalen. 

För köp över 100 000 SEK där det saknas ramavtal ska istället begäran om upphandlingsstöd skickas in till inkopupphandling@ki.se.

2. Förberedelser

En kontroll av om ramavtal finns skall alltid ske innan ett inköp eller en upphandling görs.

Kontrollera att den vara/tjänst som du ska avropa omfattas av avtalet. Att leverantören har ett ramavtal betyder inte att vi får beställa allt som leverantören säljer. Endast de varor/tjänster som omfattas av avtalet får köpas in från leverantören. Kontrollera också att ramavtalets giltighetstid inte har gått ut. För avtal som finns inlagda i E-handel kontrolleras detta av systemet.

Kontrollera vilka villkor som enligt ramavtalet gäller för att avropa varan/tjänsten - pris, leveransvillkor, leveranstid m m (det kan vara skillnader i villkor mellan olika ramavtal). 

3. Avrop på ramavtal

3.1 Alternativa avropsordningar

För avrop på ramavtal med mer än en leverantör finns olika sätt att avropa. Avropsordningen är något av alternativen

- rangordning,

- förnyad konkurrensutsättning eller

- särskild fördelningsnyckel. 

I respektive ramavtal framgår på vilket sätt (avropsordning) man ska gå till väga. Se nedan vad de olika avropsalternativen innebär.

3.1.1 Ramavtal med endast en leverantör

Avrop på ramavtal med endast en leverantör görs i enlighet med de priser och villkor som fastställts i ramavtalet.

3.1.2 Avrop enligt rangordning

Rangordning innebär att alla villkor i ramavtalet inkl pris, är fastställda i avtalet och att man gör beställning från den leverantör som står först i rangordningen. Om denna leverantör av någon anledning inte klarar att leverera den efterfrågade varan eller tjänsten får förfrågan gå vidare till nummer två i rangordningen etc.

4. Avrop med förnyad konkurrensutsättning

Förnyad konkurrensutsättning innebär att avropsförfrågan ska sändas till samtliga ramavtalsleverantörer och man väljer sedan det avropssvar som är bäst utifrån ramavtalets fastställda villkor. Observera att rutinen Förnyad konkurrensutsättning ska genomföras innan man lägger beställning. Förnyad konkurrensutsättning utförs normalt endast för inköp över 100 000 kr och ska därför genomföras av Inköps- och upphandlingsenheten. Inköps- och upphandlingsenheten erbjuder även förnyad konkurrensutsättning för de undantagsfall när inköpsbeloppet är under 100 000 kr. Fyll i sådant fall i en begäran om upphandlingsstöd och skicka till inkopupphandling@ki.se.

Avrop med särskild fördelningsnyckel

Särskild fördelningsnyckel innebär att du utifrån ett eller flera kriterier, angivna i ramavtalet, väljer den leverantör som bäst kan tillgodose ert behov vid avropstillfället, t.ex. lägsta pris på en produkt. Fördelningsnyckeln finns reglerad och beskriven i ramavtalet.

Avtalskatalogen

KI:s upphandlade ramavtal återfinns i avtalskatalogen. Ramavtal som upphandlats av Statens inköpscentral finns på www.avropa.se.

Produkter från våra ”stora” ramavtal (Laboratory Reagents & Chemicals, Laboratory Research Instruments & Devises samt Laboratory Consumables) åtefinns även i E-handel. Dessa stora ramavtal kan även förekomma som punch-out ifall leverantören har sådan möjlighet. Hänvisning till punch-out finns i sådana fall i E-handel.

Kontaktinformation

Vid frågor angående avtal, upphandling m.m. rörande inköp på KI, vänligen kontakta inköpsenheten på upphandling@ki.se.

Vid frågor angående e-handel och beställningar i ekonomisystemet kan du kontakta ehandel@ki.se.