IDAC för chefer
IDAC genererar automatiskt mejlbekräftelser vid ett antal händelser i systemet för att du som chef antingen ska utföra något i IDAC, som till exempel att godkänna eller avslå åtkomst - eller för kännedom.
Du som chef har ansvar för att digitalt attestera till exempel anknutna och när någon ansöker om tillgång till vissa system. Det är du som kommer att få inloggningsuppgifter och aktiveringskoder för nyanställda och har ansvaret att lämna ut dessa på korrekt sätt till den nyanställda eller anknutna.
Det finns möjlighet att delegera denna uppgift under semester eller annan frånvaro.
Varför och hur bör du som chef arbeta med IDAC?
Att regelbundet se över medarbetares behörigheter är en viktig del av säker och korrekt hantering inom organisationen. Förändringar i chefskap och delegeringar kan ibland glömmas bort, vilket gör uppföljning extra viktig.
I IDAC sker en årlig behörighetsrevision där resursägare – de som ansvarar för specifika system eller resurser – får en sammanställning över de behörigheter de ansvarar för.
Chefer får inte automatiskt denna översyn, men har flera funktioner i IDAC som underlättar kontroll och hantering:
- Godkänna eller avslå behörighetsansökningar: När en medarbetare ansöker om en ny behörighet, är det den aktuella chefen som ska granska och besluta.
- Se medarbetares befintliga behörigheter: Chefen kan enkelt kontrollera vilka behörigheter varje medarbetare har.
- Ta bort vissa behörigheter: För vissa typer av behörigheter kan chefen själv begära att de tas bort innan ärendet går vidare till resursägaren.
- Ansöka om behörigheter åt medarbetare: Chefen kan initiera ansökningar direkt i systemet.
- Kontrollera organisatorisk koppling: Chefen kan se om hen själv eller medarbetare är kopplade till rätt organisatorisk enhet och vid behov kontakta payroll@ki.se för korrigering.
Genom att använda dessa funktioner kan chefer bidra till en mer effektiv och korrekt hantering av behörigheter, vilket minskar risken för felaktiga åtkomster och stärker informationssäkerheten på KI.
Vid följande tillfällen får närmaste chefer i organisationen automatiska mejl från IDAC:
Närmaste chef får mejl
- När en ny individ läggs till på din organisationsenhet. Om personen är korrekt placerad på din institution eller avdelning klickar du på länken och godkänner uppdateringen.
- Du får också ett mejl från IDAC med KI-ID och övriga inloggningsuppgifter i samband med att en ny anställd eller anknuten börjar i din grupp. Administratören för institutionen får samma mejl och detta sker tidigast 30 dagar innan startdatum.
- Ett mejl från IDAC om någon i din grupp har begärt åtkomst i en annan organisatorisk enhet. Om det är korrekt, klicka på länken i mejlet för att godkänna.
- Ett automatiserat mejl 30 dagar innan en anställds anställning upphör
Prefekt får mejl
- När en person har tillkommit i IDAC på institutionsnivå. Detta är kopplat till den närmaste chefen på den organisatoriska enheten på institutionen där prefekten är chef. Om personen är korrekt placerad på din institution, klicka på länken i mejlet för att godkänna. Det bör vara endast antagna doktorander som kommer in på institutionsnivå, om de inte har hunnit bli anställda eller anknutna först.
- När en person begärt behörighet för exempelvis en gemensam filmapp på institutionsnivå. Klicka på länken i mejlet för att bekräfta att personen ska ha åtkomst.
Videoguider
Här hittar du videoguider för olika åtgärder och inställningar du som chef kan utföra i IDAC.
Du behöver logga in med ditt KI-ID i KI Play för att ta del av guiderna nedan.
Instruktionsfilmer
I KI Play-kanalen IDAC instuktionsfilmer hittar du en samling filmer som visar vanliga uppgifter för administratörer, chefer och användare. Du kan i kanalen sortera filmerna utifrån olika taggar.