Registrera "funktion" i PA-webben
Institutionen/motsvarande ska utifrån sin delegationsordning registrera vem som är chef i PA-webbens "funktion" chef/ansvar.
Chef vid Karolinska Institutet
Flödet för anknutna i UBW Anknutna hämtar information ifrån PA-webben om vilka som är chefer på KI. Chefen godkänner anknytningar i UBW Anknutna. Det är därför ytterst viktigt att registreringen av chefer i PA-webben är korrekt och underhålls på ett bra sätt. Registrering i PA-webben sköts av HR-enheten på institution eller motsvarande.
En chef har det formella ansvaret och är ledare för verksamheten. Detta innebär att en chef:
- har skriftlig delegation att ta ansvar för frågor som avser personal,
- har skriftlig delegation att ta ansvar för frågor som avser ekonomi,
- har ansvar för frågor som avser verksamhet,
- har skriftlig delegation att i tillämpliga delar ta ansvar för arbetsmiljöuppgifter,
- i de fall en chef inte genomgått arbetsmiljöutbildning (6 månader efter tillträde) så ligger ansvaret för arbetsmiljöuppgifter hos överordnad chef. Efter genomgången arbetsmiljö-utbildning ska chefen genom skriftlig delegation i tillämpliga delar ta ansvar för arbetsmiljöuppgifter.
Utskick av rapport en gång i veckan
På torsdagar körs ett rapportjobb och behöriga att registrera chef/ansvar får en rapport i PA-webben.(organisation saknar information om chef) Rapporten går till alla institutioner. Ibland är inte institutionen berörd och därför behövs ingen ytterligare registrering göras.
Registrering av chefer
Du som har behörighet kan logga in i PA-webben och klicka på "handlägga". Klicka sedan på menyvalet "funktion".
Funktionslista och rapporter
I PA-webben kan du hämta sex rapporter som är kopplade till modulen Funktion/chef i Primula. Du finner dem i ”Rapportgeneratorn”.
I menyn för ”Funktionslista” under "Handlägga" i PA-webben kan du söka fram vem som är registrerad som chef eller har delegerat ansvar för en organisatorisk enhet.
Rapporter kopplat till chef/ansvar:
- Organisatorisk enhet saknar information om chef Syftet med rapporten är att få information om det finns någon organisatorisk enhet som saknar funktion (chef eller delegerat ansvar) kopplat till sig.
- BESTA-koden överensstämmer inte med funktion Syftet med rapporten är att få information om anställda där BESTA-koden inte stämmer överens med uppgiften om funktion. Har man en funktion som chef ska man även vara kodad som chef i BESTA och tvärtom.
- Funktion på 67+ Syftet med rapporten är att få information om det finns funktion kopplat till anställd som är 67+.
- Information om närmaste chef Syftet med rapporten är att kunna få en personalredovisning tillsammans med information om vem som är den anställdes närmaste chef.
- Minirappade med funktion Syftet med rapporten är att få information om personer som är chef (eller har annat ansvar enligt delegation) på KI men inte har någon anställning. Personerna är registrerade som mini rapporterade (arvodister)
- Maillista funktion Syftet med rapporten är att visa mailadress till personer märkta i funktion/chef.