Behörigheter som hanteras i IDAC
På den här sidan samlas och beskrivs de specifika behörigheter som hanteras i IDAC i dag.
Instruktionsfilmer: hur du ansöker
I KI Play-kanalen IDAC instuktionsfilmer hittar du en samling filmer som visar vanliga uppgifter för administratörer, chefer och användare. Du kan i kanalen sortera filmerna utifrån olika taggar. Du måste logga in med ditt KI-ID för att nå filmerna i KI Play.
Drupal
Drupal är KI:s webbpubliceringssystem där webbsidor och dess innehåll skapas och publiceras.
På sidan Utbildning för webbredaktörer kan du läsa mer om de olika stegen du behöver genomföra för att tilldelas redaktörsrättigheter på ki.se.
I IDAC söker du efter resursen Webbredaktörskonto, och din förfrågan går vidare till din närmaste chef. Följ dessa steg när du loggat in i IDAC:
- Ange en Orsak (till exempel "För att redigera webbsidor X").
- Skriv in Webbredaktörskonto i rutan Sök.
- Klicka sedan på Lägg till-knappen i sökresultatet.
- När behörigheten du behöver syns under Dina val klickar du på Skicka-knappen nere till höger.
FUBAS
Fubas är ett system för kursgivare inom forskarutbildning som behöver systemstöd för att skapa och fastställa kursplaner för forskarutbildningskurser, skapa kurskataloger och hantera antagning.
Här kan du läsa mera om Fubas.
Beskrivning av de roller som finns
Behörighet att dokumentera beslut om kursplan i Fubas (per institution).
Behörighet att dokumentera beslut om litteraturlista i Fubas (per institution) - används i dagsläget inte vid KI.
Behörighet att granska kursplan i Fubas (per institution).
Behörighet att administrera kursutbud i Fubas (per institution).
Superadministratör, högsta behörigheten, global och inte organisationskopplad. Behörighet som superadministratör i Fubas gäller enfast endast systemförvaltningen.
HR-Arkiv
HR-arkivet är ett digitalt verktyg för lagring av dokument. I HR-arkivet återfinns personakter för alla som har en anställning vid KI.
I HR-arkivet börjar också ett antal processer som har betydelse för en anställning vid KI. Ett exempel är anställningsbevis och anställningsavtal som ska skrivas under av arbetsgivaren och sedan distribueras vidare till medarbetaren.
Beskrivning av de roller som finns
Rollen som Administratör Basic är till för dig som behöver läsbehörighet till dokument i ”MicroWebb”, men inga andra funktioner. Rollen ger tillgång till att läsa de flesta dokument, dock ej vissa dokument som kan anses som känsliga.
Rollen som Administratör Förhandling ger tillgång till samtliga funktioner i administratörsgränssnittet ”MicroWebb. Rollen har ej tillgång till gemensamt arkiv eller arkiv för inaktiva medarbetare.
Rollen som Administratör Lön ger tillgång till samtliga funktioner i administratörsgränssnittet ”MicroWebb” inklusive tillgång till gemensamt arkiv och arkiv för inaktiva medarbetare. Rollen får ej läsa vissa känsliga dokument.
Rollen som Chef är till för chefer med personalansvar. Behörigheten ger tillgång till Mina sidor och kan söka bland personakter, läsa de flesta dokumenttyper och ladda upp vissa dokumenttyper och se översikt över pågående rekryteringar.
Rollen som Handläggare Basic är till för dig som är lokal administratör. Behörigheten ger tillgång till Mina sidor och har samtliga funktioner, kan läsa och ladda upp dokument som inte anses som känsliga.
Rollen som Handläggare HR är till för lokal HR. Behörigheten ger tillgång till Mina sidor och har samtliga funktioner, samt kan läsa och ladda upp de flesta dokumenttyper.
HR-behörigheter
Arbetar du inom HR eller är chef på Karolinska Institutet behöver du inte längre ansöka om behörighet via en blankett. Behörighet för de digitala verktygen Primula (klient), PA-webben, HR-puls/Exit, VIS, Varbi, Avonova, W3D3, HR-arkiv, IDAC och UBW hanteras nu utifrån befattning samt funktion.
Här kan du läsa mer om behörigheter i HR-system.
Dessa behörigheter tilldelas utifrån roll
PA-webben: Roll AC för institution.
Primula klient: Roll AC för institution.
HR-puls/Exit: Enkät, resultat för institution.
VIS: Ledningsvy, Personalstat och Personalstat detalj, Ekonomi detalj, Forskarvy Admin och Forskarutbildning.
Varbi: Läsrätt.
Avonova:
HR-arkiv: Roll handläggare HR institution.
IDAC: ägare för institution.
UBW (anknutna): Registrera anknutna för institution.
UBW: Godkänn/rekvirent/attestant, titt- och läs, rapporter.
PA-webben: Administratör för sin organisatoriska tillhörighet.
IDAC: Roll Administratör.
UBW (anknutna): UBW anknytningsadministratör för sin organisatoriska tillhörighet.
UBW: Godkännare/rekvirent/attestant för enhet.
PA-webben: Roll attesterare för sin organisatoriska tillhörighet.
VIS: Personalstatistik och Personalstatistik detalj, ekonomi detalj, ledningsvy och Forskarvy.
Varbi: som chef.
HR-arkiv: Roll chef för sin organisatoriska tillhörighet.
IDAC: Roll chef.
UBW (anknutna): Registrera anknutna för sin organisatoriska tillhörighet.
UBW: Godkännare/rekvirent/attestant för enhet.
PA-webben: Roll HR för institution.
Primula klient: Roll HR för institution.
VIS: Personalstat och Personalstat detalj.
Varbi: Superanvändare.
HR-arkiv: Roll handläggare HR för institution.
IDAC: Administratör för institution.
UBW (anknutna): UBW anknytna administratör för institution.
UBW: Godkännare/rekvirent/attestant för enhet.
PA-webb: Roll HR för institution.
Primula klient: Roll HR för institution.
HR-puls/Exit: Skicka enkät och se resultat för institution.
VIS: Ledningsvy, Personalstat och Personalstat detalj.
Varbi: Superanv.
Avonova:
HR-arkiv: Roll handläggare HR för institution.
IDAC: Administratör för institution.
UBW (anknutna): UBW anknutna administratör för institution.
UBW: Godkännare/rekvirent/attestant.
PA-webben, attesterare för institution.
VIS: Ledningsvy, Personalstat och Personalstat detalj, Ekonomi detalj, Forskarvy Admin och Forskarutb.
Varbi: Läsrättigheter.
Avonova:
HR-arkiv: Rollen chef för sin organisatoriska tillhörighet.
IDAC: Administratör.
UBW (anknutna): Attestera anknutna.
UBW: Godkännare/rekvirent/attestant, titt- och läsbehörighet, rapporter.
IA-systemet för incidentrapportering
"IA - Avvikelser i arbetsmiljön" är den tjänst som används för att rapportera incidenter och avvikelser. Mer information hittar du på sidan Rapportera incidenter.
Beskrivning av de roller som finns
Tex HR, HRA, US, FA. Ger tillgång till rollen handläggare – registrerare 1 med möjlighet att stötta chefer i att utreda, åtgärda och följa upp alla händelser inom den tillgängliga organisationen. Kan även anmäla till Försäkringskassan.
Även för skyddsombud som är chefer. Ger tillgång till rollen huvudskyddsombud med möjlighet att följa händelser inom ditt skyddsområde och anmäla till försäkringskassan.
Det går inte att vara skyddsombud + chef, därför kommer vissa ”vanliga” skyddsombud ha rollen Huvudskyddsombud.
På svenska Utredare medarbetare student, till exempel PD, GUA eller annan utredare. Ger tillgång till rollen utredare med möjlighet att utreda, åtgärda och följa upp alla händelser inom den tillgängliga organisationen. Kan även anmäla till försäkringskassan.
Rollen Labbsäk/miljö får tillgång till rollerna utredare och åtgärdare, med tillgång till händelser som tillbud, olycksfall och egendom/säkerhet. Kan inte anmäla till Försäkringskassan. Rollen kan inte kombineras med rollen chef.
Rollen läsanvändare får tillgång till avidentifierad information om händelser.
Ger tillgång till rollen skyddsombud, med möjlighet att följa händelser inom ditt skyddsområde och anmäla till Försäkringskassan.
Det går inte att vara skyddsombud + chef, därför kommer vissa ”vanliga” skyddsombud ha rollen Huvudskyddsombud.
IDAC
IDAC är systemet som hanterar identiteter och behörighetstilldelning på KI.
Beskrivning av de roller som finns
Behörighet till rollen Support IT. Rollen ger åtkomst till fler processer samt fler vyer.
Behörighet att extrahera identiteter från systemet.
Beskrivning saknas.
Denna roll ger dig behörighet att byta lösenord på KI-ID på din institution. Denna behörighet ingår automatiskt i IDAC-Administrator.
Behörigheten att hantera personer inom din institution.
Ger läsrättigheter till identitetsvyn.
Behörigheten att komma åt och se IT-fakturan.
Beskrivning saknas.
Rollen ger åtkomst till fler processer samt fler vyer.
Rollen ger åtkomst till fler processer samt fler vyer.
Ladok
Preliminärt från och med 2 oktober 2025 - mer detaljerad information om dessa roller kommer senare.
Mer information om Ladok hittar du här.
Projektmappar (P:)
En projektmapp är ett centralt lagringsutrymme för bland annat projekt och lagring av forskningsdata för grupper. Du kan läsa mer om vad en projektmapp är på sidan Lagra och dela filer.
Ansökan om behörighet till projektmappar
Enskilda användare som önskar tillgång till befintliga projektmappar ansöker själv om behörigheten direkt i IDAC. Instruktioner finns i denna guide på KI Self Service.
Vem tilldelar behörighet?
Ägaren av mappen bestämmer vem som ska ha tillgång till den. När en ansökan har skickats in från en användare får ägaren/ägarna ett mejl från IDAC som uppmanar till att godkänna eller avslå inkommen ansökan.
Automatisk tilldelning av projektmappar
Projektmappar kan väljas att tilldelas automatiskt enligt den organisatoriska tillhörigheten om det behovet finns: detta kan mappägare beställa genom att skapa ett ärende i KI Self Service.
Pythagoras
Här kan du läsa mer om KI:s Fastighetssystem Pythagoras.
Beskrivning av de roller som finns
Ger administratörsrättigheter till Pythagoras.
För fastighetsförvaltare på FA-LF.
Ger läsrättigheter i Pythagoras.
Ger dig som tillhör KM rättigheter att läsa i Pythagoras.
Tilläggsaccess: endast för administratörer på FA.
Tilläggsaccess SpaceManager: endast för administratörer på FA.
RIMS
KI RIMS (Research Information Management System) hanterar forskningsinformation och dess syfte är att samla in, förbättra och synliggöra informationen om KI:s forskning.
De roller som går att söka genom IDAC handlar om behörigheter för att redigera och publicera dessa sidor på Medarbetarportalen, bland annat.
Du hittar en guide för ansökan här, och det är dessa roller går att söka:
- RIMS Content Manager: Du behöver rollen som Content Manager för att kunna redigera den valda gruppens information i KI RIMS.
- RIMS Statistician: Du behöver rollen som Statistiker för att kunna ta ut rapporter för den valda gruppen i KI RIMS.