Checklista för avrop på ramavtal

1. Ramavtal

Ett ramavtal är ett avtal som under en fastställd avtalsperiod medger att man gör successiva köp av varor eller tjänster när behov uppstår. Sådana köp från ramavtal kallas avrop.

Om flera leverantörer finns i ramavtalet ska avrop genomföras enligt den avropsordning som anges i ramavtalet: antingen rangordning eller förnyad konkurrensutsättning. I vissa avtal finns båda, t ex beroende på beloppsnivå. Detta framgår i så fall av avtalet.

Ramavtalet kan vara upphandlat av KI och finns i så fall i avtalskatalogen, eller vara ett statligt ramavtal som är upphandlat av Statens inköpscentral (www.avropa.se). Lagen säger att om det finns ett ramavtal som är tillämpligt så ska detta användas. KI:s upphandlade ramavtal har företräde framför de statliga ramavtalen.

För köp över 100 000 SEK där det saknas ramavtal ska istället begäran om upphandlingsstöd skickas in till inkopupphandling@ki.se.

I de fall KI fastställt ramavtal med särskild fördelningsnyckel som inte är rangordning eller FKU ska denna användas, som kemikalier och laboratorieförbrukningsmateriel där produkt med t. ex. lägsta pris kan väljas efter jämförelse. Då saknas tummen upp-markering i ekonomisystemet.

I de fall KI fastställt en särskild ordning för beställning ska denna följas (som till exempel för beställning av resor som görs direkt till resebyrån och inte via e-handel).

2. Förberedelser

En kontroll av om ramavtal finns skall alltid ske innan ett inköp eller en upphandling görs.

Kontrollera att den vara/tjänst som du ska avropa omfattas av avtalet. Kontrollera också att ramavtalets giltighetstid inte har gått ut. För avtal som finns inlagda i ekonomisystemet kontrolleras detta av systemet.

Kontrollera vilka villkor som enligt ramavtalet gäller för att avropa varan/tjänsten - pris, leveransvillkor, leveranstid m m (det kan vara skillnader i villkor mellan olika ramavtal). 

Vid avrop från ramavtal  krävs inget investerings- eller anskaffningsbeslut.

3. Avrop enligt villkoren i ramavtalet - rangordning

Rangordning innebär att alla villkor i ramavtalet inkl pris, är fastställda i avtalet och att man gör beställning från den leverantör som står först i rangordningen. Om denna leverantör av någon anledning inte klarar att leverera den efterfrågade varan eller tjänsten får förfrågan gå vidare till nummer två i rangordningen etc.

Produkter från våra ”stora” ramavtal (Laboratory Reagents & Chemicals, Laboratory Research Instruments & Devises samt Laboratory Consumables) åtefinns dels i E-handel samt dels i avtalskatalogen. De kan även förekomma som punch-out ifall leverantören har sådan möjlighet.

4. Avrop med förnyad konkurrensutsättning

Förnyad konkurrensutsättning (FKU) innebär att man kan justera villkoren och/eller få ett bättre pris, och genomförs genom att avropsförfrågan ställs samtidigt till samtliga leverantörer inom ramavtalet.

Om avrop kräver förnyad konkurrensutsättning ska detta göras före beställning (se nedan). 

Förnyad konkurrensutsättning ska genomföras av inköps- och upphandlingsenheten. Därför ska en begäran om upphandlingsstöd skickas till inkopupphandling@ki.se vid sådana inköp.

Kontaktinformation

Vid frågor angående avtal, upphandling m.m. rörande inköp på KI, vänligen kontakta inköpsenheten på upphandling@ki.se.

Vid frågor angående e-handel och beställningar i ekonomisystemet kan du kontakta ehandel@ki.se.