AV-support

På Karolinska institutet ansvarar AV-Support för support på och drift av den ljud- och bildutrustning som finns installerad i fastighetsavdelningens bokningsbara lokaler.

Hybridmöte via Zoom Room

Installerad klient för Zoom Room finns på flera platser på KI.

I salarna Scheelesalen, i Solna, samt de Verdiersalen i Flemingsberg finns Zoom Room integrerad med rummets AV-anläggning. Detta innebär att man som brukare av lokalen kan nyttja lokalens kameror, mikrofoner, högtalare och bildvisning för att delta i ett Zoom-möte. Brukaren kan naturligtvis nyttja systemet för hybrid-undervisning.

Det finns ett flertal sätt brukaren i rummet kan ansluta systemet till molnet men det allra enklaste är att bjuda in rummet till sitt befintliga möte eller föreläsning i Zoom. Lathund för detta finns längre ned på sidan samt på lokalernas respektive sidor. Du som bokar lokal behöver inte boka Zoom Room-funktionen separat - den ingår i bokningen av lokalen precis som all annan AV.

Det är i högsta grad rekommenderat att den som avser bruka Zoom Room i någon av dessa två lokaler börjar med att boka demonstration hos AV-support vid ett särskilt tillfälle innan skarp bokning eller åtminstone boka uppstart i god tid innan mötets start. Detta främst för att brukaren ska känna sig trygg med handhavandet.

Hybridmöte via BYOD

Bring Your Own Device.

Till skillnad från lokalerna med integrerad Zoom Room-klient så finns i följande lokaler utrustning för att medge hybridmöte via egen dator. Lokalens ljudanläggning, mikrofoner och kamera presenteras för datorn via USB:

Solna

Jacob Berzelius, Andreas Vesalius, Cesar, Samuelssonsalen, Petrén, Inghesalen

Flemingsberg

4Y, H2, Erna Möllersalen

Vänligen utgå från följande korta lathund:

Starta rummets AV-system från kontrollpanelen
Anslut USB-kabeln från talarstolen till din dator
Starta valfri mjukvara för videomöte
Välj "Shure P300" som högtalare och mikrofon
Välj "USB Capture SDI" som kamera

Demonstration

Boka demonstration och tekniskt stöd för uppstart via mail. All demonstration och utbildning i handhavande är helt kostnadsfritt.

AV-support har i dagsläget inte möjlighet att sitta med i möten eftersom det främst rör sig om en jour-funktion för hela campus och av den anledningen är det extra viktigt att brukare lär sig använda systemen.

För att boka tekniker till event i dessa två lokaler samt övriga hybrid-lokaler vänligen maila önskemålen. AV-Support kan rekommendera externa tekniker att boka för event i hybrid-format men kommer inte agera mellanhand för debiteringen.

Support på plats ges som vanligt via jour-telefon på numret nedan.

Inspelning av föreläsning

Salarna Jan-Åke Gustafssonsalen, Erna Möllersalen, Samuelssonsalen och Eva & Georg Klein medger inspelning på USB-minne som brukaren tar med själv. Dessa salar är i dagsläget de enda centralt bokningsbara lokalerna som medger inspelning via installerad utrustning. Vänligen kontakta AV-support på respektive campus i samband med salsbokningen för tekniskt stöd inför och under inspelning på detta vis.

För att spela in en föreläsning i någon annan sal än de nämnda ovan så kan utrustning lånas och riggas av AV-Support i samråd med arrangören. Viktigt i detta fall är att den avsedda lokalen bokas ytterligare en timme innan start för att medge riggning och handhavandestöd tillsammans med arrangören. Vänligen kontakta AV-support på respektive campus i samband med salsbokningen för att boka detta.

Låna kamera och mikrofon

Kit med kamera på stativ och mikrofon för upp till 10 deltagare finns också att låna på båda campus. Dessa ansluts med USB till användarens egen dator för inspelning av talljud och/eller kamera till Power Point/datorbild.

Ovan kit kan även nyttjas för Zoom, med eller utan inspelning samt för streaming via Zoom eller annan mjukvara. Utrustningen är plug-n-play mot både windows och mac och ingen mjukvara eller särskild behörighet krävs för att använda den. Utrustningen kan bara lånas per tillfälle och aldrig över en längre tid. Vid behov av utrustning under längre tid än 1 vardag så kan AV-support rekommendera att brukaren investerar i egen utrustning.

AV-support lånar ut ett kit tillsammans med handhavandeinstruktioner och om tid finns ges även demonstration och utveckling av bästa handhavande tillsammans med brukaren. Eftersom AV-support i första hand är en jourhavande roll så finns inte möjlighet för AV-support att sitta med under hela mötet utan att detta förfrågats och accepterats uttryckligen vid bokningen.

Om kameraman, ljudmixer (rollen), bildmixer (rollen), producent, postproduktionstekniker eller annan mediaproduktionsroll önskas så hänvisas till aktuellt, relevant ramavtal. Mer information ges av AV-support.

Datorer i salar

Föreläsningsalar och hörsalar på KI är generellt sett inte utrustade med datorer och AV-support tillhandahåller inte datorer eller annan hårdvara i någon form. Vänligen medtag egen dator och nödvändig hårdvara eller kontakta ansvarig institution eller arrangör för ett eventuellt lån.

I vissa salar ingår dock stationär dator - det rör sig om några salar i Widerströmska huset samt salarna Jan-Åke Gustafssonsalen, Erna Möllersalen och Eva & Georg Klein.

För att nyttja datorerna i Widerströmska krävs KI-konto, vilket innehas av KI-personal och -anknutna. Har man KI-konto så loggar man in på datorn med kontots uppgifter och kan då nyttja internet, MS Office-paketet med exempelvis PowerPoint samt visa datorns bild för deltagarna på rummets bildskärm eller -duk. Vilka salar det rör sig om framgår i salens beskrivning i TimeEdit och på ki.se.

Salarna Jan-Åke Gustafssonsalen, Erna Möllersalen och Eva & Georg Klein erbjuder dator utan krav på KI-konto men däremot utan access till internet. Man får ta med USB-minne med sitt material på. Detta fungerar också som en bra backup-lösning ifall en medhavd dator får slut på batteri eller inte klarar mata ut bild mm.

Bild från dator

Majoriteten av salarna på KI har bildanslutningar med HDMI- och VGA-kontakt. Använd bara en (1) av de två sorterna per brunn åt gången. Om båda används samtidigt så kommer HDMI ges företräde. I många fall behöver man manuellt välja i styrpanelen vilken anslutning som ska visas och var.

Med HDMI så spelas ljud från datorn upp via samma kabel medan VGA kräver en extra anslutning av ljudkabel - denna sitter fast på VGA-kabeln eller ligger löst i brunnen och passar i hörlursutgången på datorn (eller smartphone mm).

Om du ej har någon av de nämnda bildutgångarna på din dator så behöver du använda en adapter för att visa bild från datorn. Har du dator med display port, display port mini, thunderbolt eller annan digital port så rekommenderar vi adapter till HDMI för bästa bildkvalitet.

Det är rekommenderat att alltid använda HDMI i första hand eftersom det ger bäst bildkvalitet i systemen på KI. Om man av någon anledning däremot inte får ut bild via HDMI så kan man med fördel prova att nyttja VGA om möjligt eftersom VGA är indirekt bakåtkompatielt med det mesta, via adapter.

Om du får felaktig bildvisning av något slag, exempelvis rosa, blått eller grönt färgstick, bild som blinkar eller bild som efter ett tag försvinner helt, så prova följande i ordning: byta bildanslutning, byta adapter, starta om datorn, starta om systemet i salen eller i värsta fall byta dator. Om inget av detta avhjälper felet vänligen kontakta AV-Support. Om vi inte lyckas lösa problemet tillsammans direkt på plats så kommer vi erbjuda att byta lokal, om det är tekniskt möjligt och önskvärt.

AV-support ansvarar aldrig för brukarens utrustning, dess skick, avsedd hantering och liknande.

Av respekt för allas tid så rekommenderas att teknisk start sker i god tid innan mötets start och att eventuella brister och frågetecken avhandlas med AV-Support direkt. Ring direkt - det kan ta några minuter innan någon är på plats. Tappra teknikintresserade studenter får gärna vara den som ringer, hellre än att försöka fixa allt själva.

Ljud från dator

Styrpanelen i salen reglerar ut-ljudet från an ansluten dator.

Om du använder HDMI så är styrpanalen i salen den enda möjligheten att höja och sänka volymen då datorn via HDMI alltid skickar maximal volym. Vid föreläsning innehållandes ljud så rekommenderas därför alltid att testa ljudvolym i salen innan start för att bespara åhörarnas öron och förskräckelse. Vid VGA (ljud via hörlursutgång på datorn) så ställer man även volymen på själva datorn.

Sikta på att ha maximal volym på datorn i första hand och använd därefter reglaget på salens styrpanel vid behov.

Om du vill spela upp ljud via ansluten HDMI men inget ljud hörs så beror det oftast på att datorns inställningar för ljud manuellt behöver justeras till att spela upp via HDMI. Oftast sker dock denna växling per automatik vid anslutning av HDMI-kabeln.

I vissa salar kan ljud från ljudingången i salen spelas upp även med HDMI som vald källa - exempelvis de i Biomedicum, Neo och Scheele. Plugga in ljudkabeln i valfri källa och kör. Kan fungera som lounge-musik eller ljudexempel från annan enhet än bildkällan.

Generellt sett kan endast 1 ljudkälla nyttjas åt gången.

Talljud

Alla större bokningsbara lokaler på KI är utrustade med talförstärkning i form av trådlöst headset och i många fall förekommer även trådlös handhållen mikrofon.

I Jan-Åke Gustafssonsalen och Bengt Winbladsalen finns inga trådlösa mikrofoner alls eftersom salen i sig är byggd för att förstärka det naturligt förekommande ljudet. Principerna för detta regleras via styrpanelen och grundläget är systemet är avstängt. Testa gärna innan mötet för att säkerställa att den som ska tala förstår hur enkelt det är samt vilket röstläge som krävs för att alla ska höra bra.

Om ljudet är för svagt så behöver mikrofonen först och främst komma närmare munnen. Vid nyttjande av headset så kan man ibland behöva reglera bygeln för att få bättre passform och därmed bättre hörbarhet. Om bygeln är stum (av design) så får man istället reglera bygelns position på huvudet. Tala tydligt och relativt starkt även med förstärkning.

Det finns inga reglage för att ställa volymen på mikrofonerna då installationen är anpassad efter gällande lagar och regler för ljudnivåer i publika miljöer. Om en mikrofon alltid ger svagt ljud så kontakta gärna AV-support.

Kontakt

Vänligen kontakta AV-Support på respektive campus för akut hjälp med utrustningen i bokningsbara lokaler. Vi bistår även med demonstration av utrustningen samt rekommendationer kring nyttjande och inköp av egen utrustning. Detta är särskilt värdefullt vid mer prestigefyllda möten och evenemang där man vill vara extra säker på att tekniken ska fungera.

AV-support hjälper gärna till att starta möten av alla de slag men förbehåller sig rätten att som mest ägna max ca 1 h bokad tid till detta. Vid akut support brukar inställelsetiden vara mellan 5-10 min beroende på rådande belastning och personaltillgång.