Antagning till forskarutbildning

KI har en process för antagning till forskarutbildning med syfte att säkerställa att det för varje doktorand finns förutsättningar för en forskarutbildning av hög kvalitet.

Antagningsprocessen börjar med att en doktorandplats inrättas (steg 1). Därefter vidtar rekrytering av doktorand (steg 2), och processen avslutas med prefektens beslut om antagning till utbildning på forskarnivå (steg 3). Efter antagning upprättas en individuell studieplan (steg 4). Se nedan för information om rutiner för varje steg.

Steg 1: Inrättande av doktorandplats

Kvalitetssäkring av forskningsprojekt, handledning och övrig forskarutbildningsmiljö.

Blivande huvudhandledare ansöker till aktuell institution om att få inrätta en doktorandplats genom att lämna in blankett Inrättande av doktorandplats

För att inrätta en doktorandplats krävs att:

I detta steg bedöms också om det finns skäl för undantag från kravet på utlysning av doktorandplatsen, se rekrytering nedan.

Ingen rekrytering eller antagning till forskarutbildning kan ske utan att det finns ett beslut om inrättad doktorandplats.

Blanketter som rör forskarutbildning 

Steg 2: Rekrytering

Kvalitetssäkring av doktorandens behörighet, lämplighet och förmåga.

Bedömning av behörighet

Behörighetsbedömning görs på följande sätt för de som söker en utlyst doktorandplats:

  1. De sökande laddar upp dokument i rekryteringssystemet Varbi enligt instruktionerna i annonsen.
  2. Handläggare på universitetsförvaltningen (UF) bedömer behörigheten för samtliga sökande.
  3. Selektionsprocess, se Bedömning av lämplighet och förmåga nedan. Notera att urval endast görs bland behöriga sökanden.
  4. Då en kandidat har valts ut utfärdar UF-handläggarna ett s.k. behörighetsutlåtande för aktuell person. Detta ska sedan bifogas som underlag för beslut om antagning.

Om behörighet till utbildning på forskarnivå

Behörighetsbedömning görs på följande sätt då undantag från krav på utlysning gäller:

  1. Handledare eller doktorandkandidat kontaktar forskarutbildningsadministratör på institutionen som ger doktorandkandidaten tillgång till rekryteringssystemet Varbi.
  2. Doktorandkandidaten laddar upp efterfrågade dokument enligt instruktioner i Varbi.
  3. Handläggare på universitetsförvaltningen bedömer behörigheten för den aktuella personen.
  4. Om behörighet föreligger utfärdas ett s.k. behörighetsutlåtande vilket ska bifogas som underlag för beslut om antagning. Observera att för kandidater som inte finns i Sverige ska behörigheten bedömas innan ankomst.

Om behörighet till utbildning på forskarnivå

Vid följande situationer kan undantag från utlysningskravet enligt högskoleförordningen (7 kap. 37§ HF) medges:

  1. Om en doktorand ska genomgå utbildningen inom ramen för en anställning hos en annan arbetsgivare än högskolan# (t.ex. Region Stockholm, annan högskola eller ett företag).
  2. Om en doktorand tidigare har påbörjat sin utbildning på forskarnivå vid ett annat lärosäte.
  3. Om det finns liknande särskilda skäl. Vid KI anses särskilda skäl vara utbildningsplatser där doktoranden redan har blivit utvald i en konkurrensutsatt rekryteringsprocess.

#: En mall för finansieringsavtal för samverkansdoktorand kan erhållas genom att skriva till till avtal@ki.se (juridiska avdelningen, KI). Ange gärna information om ärendet. Notera att denna mall inte är anpassad för doktorander anställda av Region Stockholm.

Bedömning av lämplighet och förmåga

Institutionen har ett ansvar att säkra lämplighet och förmåga hos doktorandkandidaten - även då undantag från utlysningskravet föreligger.

Rekommendationer för kvalitetssäker selektion och för bedömning av förmåga och lämplighet:

  • Potentiella kandidater inbjuds till forskargruppen för intervju och/eller specifika arbetsprov
  • En rekryteringsgrupp inrättas för bedömning av kandidater
  • Rekryterande handledare bör använda befintlig HR-kompetens vid institutionen samt KI:s rekryteringsguide på webben

Mer information om rekrytering, urval och bedömningsgrunder

Steg 3: Beslut om antagning

Det är prefekten på aktuell institution som beslutar om antagning till utbildning på forskarnivå på rekommendation av institutionens studierektor. I detta steg ingår att utse handledare.

Beslut fattas löpande då en kandidat är utvald och rekryteringen avslutad, utan någon vänteperiod.

Notera att datum för prefektens beslut inte måste vara samma som datum för studiestart (t.ex. om kandidaten ännu inte anlänt till Sverige).

Följande ligger till underlag för beslutet:

Efter antagning fattas i de flesta fall även ett beslut om anställning. Mer information om anställningar och försörjning av doktorander.

Steg 4: Upprättande av individuell studieplan (ISP)

Kvalitetssäkring av individuell studieplan.

Enligt högskoleförordningen (6 kap. 29 §) ska det för varje doktorand upprättas en individuell studieplan (ISP). I en ISP beskrivs det vetenskapliga projektet, vilka kurser och andra lärandemoment som planeras samt hur doktoranden, inom aktuellt forskningsområde och utifrån det specifika projektet, ska uppnå målen för forskarutbildning. Studieplanen blir sedan den karta doktorand och handledare ska följa. En genomarbetad ISP innebär att förväntningarna blir tydliga och därmed att det finns goda förutsättningar för bra handledning.

Mer information om individuell studieplan

Rutin:

  1. Omedelbart efter studiestart påbörjas arbetet med en individuell studieplan (notera att forskningsplan och finansieringsplan redan är färdigställda)
  2. Senast en månad efter studiestart lämnar doktorand och handledare in ett förslag på ISP
  3. Studierektor ser till att den är korrekt ifylld och genomarbetad
  4. ISP-seminarium (se nedan)
  5. Studierektor fastställer den individuella studieplanen (under förutsättning att prefekt har vidaredelegerat beslutsrätten). Senast tre månader efter studiestart ska alla doktorander ha en fastställd ISP

ISP-system

Under 2019 påbörjade implementering av ett digitalt system för individuella studieplaner, ISP-systemet. I första steget är det endast nyantagna doktorander på vissa institutioner som kommer att använda systemet, därefter följer ett stegvis införande. Om aktuell institution ännu inte inför digitala studieplaner upprättas individuella studieplaner på papper, blankett 3.

ISP-seminarium

Seminariets syfte:

  • Att fungera som startseminarium och välkomnande av ny doktorand
  • Presentation av forskningsprojektet utifrån doktorandens perspektiv med möjlighet till återkoppling
  • Ett lärandemoment för doktoranden. Observera att seminariet ska hållas på engelska
  • Att underlätta för institutionen att tillse att alla har en ISP

Seminariet kan läggas upp på olika sätt på olika institutioner, se institutionens webb eller kontakta studierektor för forskarutbildning på institutionen.

UKÄ:s tillsynsbeslut angående KI:s antagningsprocess

Universitetskanslersämbetet (UKÄ) slog fast i ett tillsynsbeslut att KI:s antagningsprocess för doktorander inte följde högskoleförordningen och högskolelagen. KI:s process och antagningsordning ändrades därför 2018 i enlighet med UKÄ:s klargörande.

Följande kritiserades:

  • Det är inte tillåtet att före antagning till forskarutbildning ha en period som uppfattas som prövotid. Antagning till forskarutbildning ska ske direkt efter avslutad rekrytering.
  • Urval av kandidater får endast göras bland behöriga sökanden. Behörighetsgranskning ska därför göras innan urvalsprocessen tar vid.
  • En individuell studieplan (ISP) ska upprättas i samråd med den antagna doktoranden, och kan därmed inte fastställas förrän efter beslut om antagning.

Mer information för inloggade medarbetare

Det finns mer information för dig som arbetar i följande grupper

  • H5.Laboratoriemedicin
  • OF.Odontologi
  • OV.Universitetstandvården
Logga in med KI-ID