Att ansöka om forskningsmedel vid institutionen för odontologi

Olika märkningar:

Gemensam för KI, gäller hela KI. Källa: medarbetarportalen.

Specifikt för Dentmed, är lokala rutiner och kontakter vid institutionen för odontologi

Gäller båda, är KI:s ramverk - tillämpat lokalt vid Denmed

Samlat stöd: Forskarstöd   ·   Forskningsfinansiering

2. Innan du ansöker

Gäller både KI och Dentmed

Det här ska vara på plats (KI)

• Stäm av projektidén med avdelningschefen innan du börjar arbeta med budget, underlag eller ansökan.
• Datahanteringsplan (DMP) om finansiären kräver det. Vanligt för EU och USA.
• Etiktillstånd för djur, människa eller biobank. Sök i god tid.
• Immaterialrätt och GDPR, särskilt när en företagsfinansiär är inblandad.
• Köns- och hållbarhetsperspektiv, som större finansiärer väger in.
• KI:s registreringsuppgifter och finansiärens egna blanketter.

Läs mer: Steg 1   ·   Datahanteringsplaner   ·   Blanketter och registreringar

Stäm av med avdelningschefen först (Dentmed)

Börja med att stämma av projektidén med din avdelningschef innan du börjar ta fram budget, underlag eller ansökan. Syftet är att tidigt säkerställa att projektet ryms inom avdelningens verksamhet, prioriteringar, bemanning och eventuella åtaganden. När avdelningschefen har gett klartecken kontaktar du ekonomienheten via ekonomi@dentmed.ki.se så snart du vet vilken utlysning du siktar på. Hör av dig minst 2–3 veckor före deadline, och tidigare för EU och USA. Mer i avsnitt 3.

3. Dentmeds budget: ta hjälp av ekonomienheten efter chefens klartecken

Specifikt för Dentmed

När projektidén är förankrad med avdelningschefen ska budgeten visa projektets fulla kostnad enligt KI:s modell. Ekonomienheten vid Dentmed räknar fram budgeten åt dig i institutionens kalkylmall.

Så fungerar fullkostnadsmodellen (KI)

• Lönerna får ett lönekostnadspåslag (LKP). Ovanpå de direkta kostnaderna läggs indirekta kostnader (INDI). Modellen ger full kostnadstäckning.
• Stäm av: är alla kostnader stödberättigade, behövs medfinansiering, ska lokaler, utrustning eller underavtal med.

Läs mer: Ekonomi och budget   ·   INDI-modellen

Satserna gäller forskning på Dentmed (OF), 2026 års nivåer. Andra institutioner har andra INDI-satser. Kontrollera alltid aktuella satser med ekonomienheten.

Så går budgetstödet till (Dentmed)

1. Stäm av projektidén med avdelningschefen innan budgetarbete och ansökan påbörjas.
2. Hör av dig till ekonomienheten i god tid efter chefens klartecken.
3. Samla underlaget: finansiär och utlysning, projektets längd, personal med roller och omfattning, ev. doktorander, drift, utrustning, resor och lokaler.
4. Ekonomienheten räknar fram budgeten i kalkylmallen, med Dentmeds satser och doktorandstegen.
5. Stäm av medfinansiering och åtaganden med avdelningschefen vid behov, särskilt om finansiären inte täcker hela INDI eller om bemanning, lokaler eller infrastruktur påverkas.
6. Du får en färdig budget att bifoga ansökan och som underlag för signering.

Dentmed har en kalkylmall för de vanligaste finansiärerna (VR, Forte, Formas, Vinnova, Cancerfonden, Hjärt-Lungfonden, KAW, ADSS, Tandläkarsällskapet och SOF) med LKP, INDI, doktorandstege och medfinansiering inbyggt. Be ekonomienheten om den.

4. Slutlig avstämning och påskrift

Gäller både KI och Dentmed

Bekräfta åtaganden före signering (Dentmed)

När budgeten är framtagen görs en slutlig avstämning med avdelningschefen innan ansökan skickas in. Den tidiga avstämningen i avsnitt 2 ska redan ha klargjort att projektidén kan drivas inom avdelningen; den här avstämningen bekräftar de ekonomiska och praktiska åtagandena.

• att projektet ryms i avdelningens verksamhet och prioriteringar,
• vad avdelningen åtar sig: medfinansiering, lokaler och infrastruktur,
• bemanning under projekttiden, inklusive doktorander.

Avdelningschefen bekräftar att avdelningen står bakom åtagandet innan ansökan går vidare för signering. Budgetunderlaget är grunden för samtalet.

Signering före inskick (KI)

• De flesta ansökningar signeras av prefekten.
• Vissa signeras centralt, av chefen för Grants Office, rektor eller universitetsdirektören.
• Internationella ansökningar kräver en särskild blankett och central signering. Räkna med upp till tio arbetsdagar.

Läs mer: Steg 1 – signering och inlämning

5. Skicka in ansökan

Gemensamt för KI

• Oftast skickar du in ansökan själv i finansiärens portal.
• Svenska statliga bidrag, till exempel VR, hanteras i Prisma.
• Amerikanska federala ansökningar lämnas in av Grants Office.

Portaler: KI Prisma   ·   Aktuella utlysningar

6. När du fått beviljat

Gäller både KI och Dentmed

Avtal och firmatecknare (KI)

• Avtalet mellan finansiären och KI skrivs under av behörig firmatecknare, inte av dig som PI.
• Svenska och nordiska medel: institutionen sköter ekonomi. Du arkiverar avtal och ansökan vid institutionen genom att kontakta ekonomienheten.
• EU- och USA-medel: kontakta Grants Office direkt. Alla avtal går via Grants Office och Juridiska, med cirka 14 dagars handläggning.
• Övriga internationella finansiärer: skicka avtalet till Grants Office och bifoga en application assurance form signerad av dig, prefekt och administrativ chef.

Läs mer: Steg 2 – avtal   ·   Grants Office   ·  Steg 3 – uppföljning

Lägg upp projektet hos ekonomienheten (Dentmed)

1. Meddela ekonomienheten och skicka beslut, kontrakt och den inskickade ansökan.
2. Ekonomienheten lägger upp projektet i UBW med projektnummer och en uppföljningsbudget.
3. Firmatecknaren skriver under avtalet via institutionen.
4. Nu kan kostnader börja belasta projektet. Stäm av startbudget och rapporteringsdatum med controllern.

Tips för PI: KI har en UBW-guide för att ta ut projektsaldorapporter som stöd vid löpande ekonomisk uppföljning av projekt. Ekonomienheten finns också som stöd och kan alltid kontaktas för insyn och hjälp med löpande uppföljning av projektet.

7. När beloppet blev lägre än du sökte

Gäller både KI och Dentmed

Finansiärer beviljar ofta mindre än du sökt. Då justerar ni budgeten innan projektet startar.

Så gör du (Dentmed)

1. Kontakta ekonomienheten och räkna om budgeten till det beviljade beloppet.
2. Prioritera om kostnaderna för personal, drift och utrustning, och minska projektets omfattning om det behövs (procentuell omfördelning baserad på beviljade medel kan ske). 
3. Stäm av med avdelningschefen igen om åtagandet ändras, till exempel mer medfinansiering eller ändrad bemanning.
4. Kolla finansiärens krav. Vissa vill ha en reviderad budget innan de betalar ut.

Den fulla kostnaden står kvar (KI)

Projektets fulla kostnad enligt KI:s modell ändras inte för att finansiären ger mindre. Den del av INDI som finansiären inte täcker blir KI-medfinansiering, och den ska vara förankrad hos avdelningschef och prefekt. Kalkylmallen räknar fram medfinansieringen när finansiärens OH-sats är lägre än full INDI.

8. Tidslinje

Gäller både KI och Dentmed

Riktmärken före deadline. EU och USA kräver längre framförhållning.

9. Checklista

Gäller både KI och Dentmed

Inför inskick

• Projektplan klar, finansiär och utlysning vald
• Projektidén tidigt avstämd med avdelningschefen
• Budget framtagen med ekonominenheten
• Medfinansiering avstämd om INDI inte täcks helt
• Datahanteringsplan klar om den krävs
• Etiktillstånd identifierade
• Immaterialrätt och GDPR hanterade
• Köns- och hållbarhetsperspektiv beaktade om de krävs
• Registreringsuppgifter och blanketter ifyllda
• Slutlig avstämning med avdelningschefen genomförd
• Signering ordnad (internationellt minst fem dagar i förväg)

Efter beviljat anslag

• Ekonomienheten meddelad, beslut och ansökan skickade
• Avtalet signerat av firmatecknare
• Projektet upplagt i UBW
• Budgeten omarbetad om beloppet blev lägre
• Avtal och ansökan arkiverade
• Rapporteringsdatum noterade

10. Kontakt: ekonomienheten och forskarstöd vid Dentmed

Specifikt för Dentmed

Ekonomienheten vid institutionen hjälper dig med budget, projektuppläggning och uppföljning. Börja via funktionsbrevlådan.

Mer om verksamhetsstödet: Organisation och ledning   ·   Dentmeds medarbetarsida

Kontrollera aktuella uppgifter på ki.se. Roller kan ändras.

11. KI:s interna utlysningar

Gemensamt för KI

Du kan också söka interna medel vid KI. KI förvaltar medel från stiftelser och donationer och delar ut forsknings- och resebidrag samt priser. Du söker i Prisma, och ansökningsperioderna är ofta korta, cirka två veckor.

Exempel

• Resebidrag, till exempel KI:s resebidrag och Axel Hirschs resebidrag, med flera perioder per år.
• Doktorandmedel, som KID-medel, Forskar-AT, FiH och KI–NIH-programmet.
• Stiftelser och fonder, ett trettiotal namngivna, bland annat Erik och Edith Fernströms stiftelse.
• Priser och utmärkelser ur KI:s stiftelser.

Sök i: KI forskningsbidrag och priser   ·   Utlysningar för doktorander   ·   KI Prisma

Budgetera även interna medel rätt. Reglerna för indirekta kostnader skiljer sig mellan olika utlysningar, så stäm av med ekonomienheten (avsnitt 3).

12. Fler resurser på KI

Gemensamt för KI

• Forskarstöd
• Forskningsfinansiering
• Steg 1 – Ansök om bidrag
• Steg 2 – Avtal
• Steg 3 – Uppföljning och rapport
• Ekonomi och budget
• INDI-modellen
• KI Prisma
• KI interna bidrag och priser
• Grants Office
• Blanketter och registreringar
• Aktuella utlysningar