Kommunikationskanaler Dentmed och Unitand

Här hittar du en sammanställning av kanaler för kommunikation vid institutionen för odontologi och Universitetstandvården. Logga in med ditt KI-ID, så ser du informationen som riktar sig till dig.

Ledningsinfo

Frekvens: en gång per månad. Institutionen för odontologis prefekt Bodil Lund och övriga i ledningsgruppen informerar om aktuella händelser och information som berör medarbetarna. Dessa möten är hybridmöten, både digitalt och i konferenslokal. När mötet avslutats publiceras den senaste presentationen som en Nyhet på Medarbetarportalen.

Målgrupp: samtliga medarbetare på institutionen för odontologi och Universitetstandvården.

Syfte: öka transparensen mellan ledning och medarbetare. Ett tillfälle för medarbetare att ställa frågor och synpunkter.

Nyheter på medarbetarportalen

Du som är anställd eller anknuten till KI och därmed har KI-ID kan skapa nyheter och kalenderhändelser på medarbetarportalen för din institution på ki.se. På medarbetarportalens startsida finns nyheter som gäller institutionen för odontologi och Universitetstandvården – för att se dem behöver du vara inloggad med ditt KI-ID. Gör den sidan till startsida i din webbläsare, så säkerställer du att få all aktuell info.

Målgrupp: medarbetare på institutionen för odontologi och Universitetstandvården. Nyheter kan även ses av allmänheten. Vissa nyheter är låsta så att de endast visas för den som är inloggad med KI-ID.

Syfte: lyfta speciella händelser och påminna om event.

Under ”Jag vill nå interna sidor” kan du skrolla till Dentmed.

Medarbetarsida för institutionen och Universitetstandvården

Via ”Jag vill nå interna sidor/Dentmed” kommer du till vår sida för medarbetare. Här hittar du länkar till mest de mest efterfrågade sidorna på ki.se. Eftersom du redan är inloggad med ditt KI-ID så kommer du att se de lokala tillägg som rör Odontologi – de har en turkos linje framför sig. Längst ner på sidan finns även Nyheter och Kalenderhändelser samlade.

Målgrupp: huvudsaklig målgrupp är medarbetare på institutionen för odontologi och Universitetstandvården. Innehållet kan även ses av allmänheten, inklusive presumtiva medarbetare. En del av innehållet är låst med åtkomst genom inloggning med KI-ID.

Syfte: underlätta för medarbetare i sitt dagliga arbete. Öka synlighet och kännedom om våra kommunikationskanaler.

Kalenderhändelse på ki.se

Här bokas datum, tid och plats för event, disputationer, seminarier och liknade. Kalenderhändelser kan bokas av samtliga medarbetare och kan ses av både medarbetare och allmänhet.

Målgrupp: medarbetare och allmänhet

Syfte: att informera om evenemang inom KI.

Universitetstandvårdens hemsida

Här finns information om samtliga kliniker inklusive studentkliniken, varje sida finns på svenska och engelska. Hemsidan administreras av Dentmeds kommunikatör. Innehållet tas fram i samarbete med tandvårdschef och respektive klinikchef.

Målgrupp: nya och gamla patienter samt allmänhet.

Syfte: information och marknadsföring.

Dentmed på webbplatsen ki.se

På Dentmeds externa sida på ki.se finns kontaktuppgifter till centrala administrationen, information om Dentmeds forskning och utbildning, nyheter samt kalenderhändelser. Den externa webbplatsen uppdateras vid behov.

Målgrupp: allmänhet, inklusive presumtiva, befintliga studenter samt andra myndigheter och beslutsfattare, samt medarbetare (anställda och anknutna) vid KI.

Syfte: att presentera institutionen, samt att presentera och sprida forskningsresultat och nyheter som berör institutionen.

Digitala skärmar Campus Flemingsberg

På KI Campus Flemingsberg finns flera platsbundna digitala skärmar i allmänna utrymmen som institutionens kommunikatör publicerar information på. Informationen på dessa skärmar har relevans för personer som passerar: aktuella aktiviteter, event, disputationer och seminarier. Skärmarna administreras av Campus Flemingsbergs kommunikatörer, där Dentmeds kommunikatör är en av dem.

Målgrupp: Medarbetare vid institutionen för odontologi och Universitetstandvården samt andra medarbetare som vistas i lokalerna. Även viss allmänhet som har tillgång till lokalerna.

Syfte: Marknadsföra och informera om events, seminarier, konferenser, och disputationer.

Digitala skärmar i lunchrum

Tre skärmar är utplacerade i fika- och lunchrum på plan 6 och 8. Skärmarna är en kommunikationskanal som kompletterar Medarbetarportalen. Här läggs kortare information ut, som berör medarbetarna. Administreras av Dentmeds kommunikatör i samarbete med tandvårdschef och klinikchefer.

Målgrupp: Medarbetare vid Universitetstandvården.

Syfte: att marknadsföra och informera om aktuella händelser

Digital skärm i väntrum plan 6

Här läggs information upp som berör patienter, till exempel villkoren för att vara patient hos en student, eller att det pågår enkätundersökning. Skärmen administreras av Dentmeds kommunikatör i samarbete med tandvårdschef.

Målgrupp: patienter till Universitetstandvården

Syfte: information och marknadsföring för patienten i väntrummet.

digitala skärmar på vägg i studentkliniken

Digitala skärmar på studentkliniken

Tre digitala skärmar på studentkliniken är till för information som riktas enbart till våra studenter, till exempel ett schema som visar vilket bås som gäller för dagen. Informationen läggs upp av Denmeds kommunikatör.

Målgrupp: studenter på Universitetstandvården

Syfte: information och att underlätta samarbete

Mejl

Mejl används för viss information riktat till speciella målgrupper, till exempel avdelningschefer. Vanligtvis är det Dentmeds prefekt, kommunikatör eller HR-medarbetare som informerar via mejl.

Målgrupp: anpassad målgrupp för olika tillfällen och information.

Syfte: att nå ut med information och underlätta samarbete inom institutionen för odontologi och Universitetstandvården.

Möte med ledningsgruppen

Frekvens: var 14 dag. Ledningsgruppen består av prefekt, biträdande prefekter och uppdragsansvariga. Vid dessa möten behandlas aktuella frågor vid institutionen och KI, samt information till och från avdelningar och verksamhetsstöd. Ledningsmötena fungerar även som ett forum för prefekten och ledningspersoner att diskutera och få vägledning i komplexa och komplicerade frågor som kräver expertis inom forskning, forskarutbildning, grundutbildning och kommunikation.

Målgrupp: Institutionsövergripande frågor eller beslut som fattas av prefekten som rör hela Dentmed, kommuniceras vidare till institutionens medarbetare. Detta görs bland annat genom ledningsinfomöten, på medarbetarportalen, digitala skärmar samt i viss mån via e-post.

Syfte: Kommunikationen kring Dentmeds ledningsmöten syftar till att öka transparens och ge samlad information till medarbetarna vid institutionen. Ledningsmötena ska skapa förutsättningar för ett öppet kommunikationsklimat och en bra dialog mellan ledning och medarbetare, samt med syfte att kommunicera och förankra Dentmeds och KI:s vision.

Verksamhetsstrategiskt möte, VSM

Frekvens: en gång i månaden. VSM består av prefekt, avdelningschefer, tandvårdschef, GUA och kommunikatör som träffas i ärenden som berör strategi inom verksamheten.

Syfte: Att fånga upp och kommunicera information och beslut till övriga i verksamheten.

Cheferna har kommunikationsansvar

Den verksamhetsansvarige chefen har ansvar för den interna och externa kommunikationen inom sitt verksamhetsområde i enlighet med KI:s kommunikationspolicy. Chefer har ansvar för att skapa förutsättningar för ett öppet kommunikationsklimat och en bra dialog. Chefer har också ett ansvar för att kommunicera och förankra KI:s vision, mål, strategier, regler och kärnvärden.

Exempel på verksamhetsnära möten är administrationsavdelningens verksamhetsstöd, avdelningsmöten och enhetschefsmöten.

Syfte: återkoppling via chefer från VSM och andra för verksamheten viktiga möten. Samverkan och dialog med medarbetarna, verksamhetsnära frågor, miljö och arbetsmiljö ska alltid finnas på agendan.

Målgrupp: samtliga medarbetare och anknutna.

Universitetstandvårdens chefsgrupp

Möte med klinikchefer och chefen för klinikstöd

Frekvens: varje vecka träffas tandvårdschef och cheferna på Universitetstandvården.

Målgrupp: Klinikchefer, chef för klinikstöd och tandvårdschef på Universitetstandvården

Syfte: Lyfta frågor inom bland annat kommunikation, HR, IT-säkerhet, riskbedömningar, patientsäkerhet, samverkan, ekonomi, arbetsmiljö med mera som ska kommuniceras till medarbetare på respektive klinik.

Klinikmöte/enhetsmöte

Frekvens: 1 gång per månad

Målgrupp: medarbetare på respektive klinik.

Syfte: klinikcheferna informerar om det som berör kliniken.

Ledningsråd

Ledningsrådets uppgift är att ge återkoppling från verksamheten till prefekten och att verka rådgivande. På ledningsrådets möten diskuteras aktuella händelser och ges återkoppling och synpunkter.

Ledningsrådet representeras av ledamöter från hela verksamhetens olika personalgrupper. Ledamöterna utses av den grupp de representerar.

Syfte: att fånga upp information till prefekten och kommunicera till övriga i verksamheten.

Samverkansråd

Frekvens: samverkansrådet hålls 2 gånger per termin.

I samverkansrådet ingår ordförande (prefekt), 3 st arbetsgivarföreträdare: personalchef, GUA, tandvårdschef, 2 st fackliga representanter, 2 st skyddsombud, studerandeskyddsombud, doktorandrepresentant och sekreterare.

Målgrupp: mötesdeltagarna i samverkansrådet får protokollet, ingen annan informeras.

Syfte: Effektivt system för internkommunikation, där alla involveras i övergripande beslut. Ökad kommunikationsförmåga i organisationen med ökad medvetenhet om kommunikationsansvaret.

Arbetsmiljöråd

Frekvens: 6 gånger per år.

I arbetsmiljörådet sitter skyddsombud, fackliga representanter, servicechef, kemikalieombud, HR, prefekt och tandvårdschef.

Syfte: att utveckla arbetsmiljöarbetet på institutionen och Universitetstandvården.

Målgrupp: samtliga medarbetare på institutionen och Universitetstandvården.

Miljögruppen

Frekvens: Möte 6 gånger om året enligt miljöåret.

I miljögruppen ingår miljösamordnare, miljöombud, kemikalieombud, brandansvarig och inköpssamordnare

Syfte: Sprida information från KI centralt, lyfta förbättringar i vårt gemensamma miljöarbete, ta fram förslag för nästa års miljömål (miljövänligare produkt) samt förbättra och uppdatera miljökursen.

Målgrupp: samtliga medarbetare