Rutiner för rekrytering vid institutionen för medicin, Huddinge

Observera att rutin för rekrytering av läraranställningarna professor och lektor, samt rutin för rekrytering av doktorand vid MedH skiljer sig från rekryteringsprocessen för anställningar som beskrivs på den här sidan.

Rekrytering anställningar vid MedH

Steg 1

Som rekryterande chef ansvarar du för att den planerade anställningen kan finansieras. Kontakta ekonomi@medh.ki.se om du behöver hjälp med budgetering inför en eventuell anställning. Tillsvidareanställningar och biträdande lektorat måste alltid stämmas av med ekonomi vid MedH.

Steg 2

När anställningens finansiering är säkerställd, mejlar rekryterande chef hr@medh.ki.se (med avdelningschef i kopia), följande uppgifter:

1. Befattning.
2. Om det gäller anställning eller stipendium.
3. Förslag på annonstext (HR-partner kan skicka mall och exempelannonser om så önskas).
4. Önskat datum för publicering av annonsen, samt tidsperiod för annonseringen (minst 10 arbetsdagar).
5. Lista på de webbsidor där annonsen ska publiceras. Kontakta HR-partner om du är osäker.
6. Projekt och projektnummer som ska finansiera anställningen.
7. Tillsvidare- eller tidsbegränsad anställning.
8. Anställningens omfattning i procent.
9. Tänkt lönespann.
10. Önskad BESTA – nivå. Denna beslutas av HR i samråd med rekryterande chef.

Steg 3

HR-partner återkopplar kring inkomna uppgifter enligt steg 2 och skickar utkast på annons i Varbi för godkännande till rekryterande chef. Rekryterande chef måste vara inloggad i Varbi för att kunna se utkastet på den opublicerade annonsen.

Vänligen observera att det, beroende på arbetsbelastningen, kan ta uppemot en vecka eller längre innan HR kan stötta dig med din rekryteringsförfrågan.

Steg 4

1. HR-partner publicerar rekryteringsannonsen när den är godkänd av rekryterande chef.
2. HR-partner skickar annonslänk och annonsens slutdatum till rekryterande chef.
3. Tre dagar innan slutdatum genereras ett mejl om kvarvarande rekryteringstid. Som rekryterande chef ansvarar du för att meddela HR-partner ifall tidsperioden för annonsen ska förlängas. Observera att det inte går att förlänga annonseringstiden efter att den löpt ut.

Viktigt!

• Rekryterande chef får kontakta kandidater innan sista ansökningsdag, men alla som söker i tid ska bedömas på likvärdiga grunder.
• Anställning kan inte utlovas till någon kandidat innan annonseringstiden har löpt ut och alla kandidater har bedömts.

Steg 5

När annonseringstiden har löpt ut, får rekryterande chef ett mejl från Varbi. HR-partner skickar då bedömningsmatris och information om urvalsprocessen till rekryterande chef.

Steg 6

1. Rekryterande chef granskar samtliga ansökningar och väljer ut kandidater för intervju.
2. Rekryterande chef meddelar HR-partner ifall potentiella kandidater för närvarande har, eller tidigare har haft anställning vid Karolinska Institutet (KI).
3. Rekryterande chef tar referenser på samtliga kandidater som ska anställas.

Steg 7

När urval, intervjuer samt referenstagning genomförts och rekryterande chef beslutat vem/vilka den önskar anställa, behöver denne mejla hr@medh.ki.se följande uppgifter:

1. Kort motivering till val av kandidat tillsammans med bedömningsmatrisen.
2. Namn på de referenser som har kontaktats.
3. Tilltänkt period för anställningen.
4. Projekt och projektnummer som anställningen ska konteras på.
5. Tänkt lönenivå för vald kandidat. Lön måste stämmas av med HR samt avdelningschef innan den utlovas till tilltänkt kandidat.

Steg 8

När en kandidat har valts och rekryterande chef har återkommit med efterfrågad information enligt steg 7, anslår HR-partner tillsättningsbeslut och tar kontakt med kandidaten för att upprätta anställningsbevis och påbörja onboarding för kandidaten.

Innan anställningsbevis kan upprättas måste MedH säkerställa att vald kandidat har uppehållstillstånd och rätt att arbeta i Sverige, se information om vad som gäller för kandidat/er som inte är EU-medborgare.

Rekrytering av biträdande lektor, senior forskare, senior forskningsspecialist, senior forskningsinfrastruktursspecialist 

Sakkunniggranskning krävs vid rekrytering till en del positioner. Rekryteringsprocessen skiljer sig därmed från övriga rekryteringar för följande titlar:

• Biträdande lektor
• Senior forskare
• Senior forskningsspecialist
• Senior forskningsinfrastruktursspecialist

Eftersom det ibland kan ta tid att hitta lämplig/a sakkunnig/a, rekommenderar HR att rekryterande chef tidigt börjar att söka tänkbara sakkunniggranskare. Beslut om sakkunnig/a går att ta först när det står klart vilka kandidater som ska granskas.

Vid biträdande lektorat behöver anställningsperioden på 4-6 år fastställas innan annonsen publiceras.

Rutiner för sakkunniggranskning vid MedH

Steg 1-5

Samma förfarande som i steg 1-5 för rekrytering av anställningar vid MedH (som inte är rekrytering av professor, lektor eller doktorand, se annan process).

Steg 6

När annonseringstiden har löpt ut, går rekryterande chef igenom samtliga kandidater och gör ett första urval. Samtliga kandidater som uppfyller behörighetskraven skickas därefter till sakkunniggranskning. 

Arbetsgång vid sakkunniggranskning

1. Rekryterande chef ansvarar för att inkomma med förslag på sakkunniggranskare.
2. HR-partner kontrollerar jäv gentemot de kandidater som ska granskas.
3. HR-partner kontaktar sakkunnig och frågar om den/de är villiga att åta sig uppdraget, samt om sakkunnig anser sig vara fri från jäv. HR-partner informerar om vad som förväntas av den sakkunnige. Tidsram för granskningen fastslås. Normalt tar det cirka två veckor.
4. HR-partner tar fram ett prefekt-beslut om sakkunniggranskare.
5. HR-partner ger den sakkunnige behörighet att granska kandidater i Varbi och skickar ut inloggningsuppgifter via Varbi. I samband med detta skickas också instruktioner till sakkunniggranskningen samt prefekt-beslutet.
6. HR-partner ordnar med ersättningen till den sakkunnige, alternativt informerar administratör om ärendet. Arvodet betalas ut när rekryteringen är stängd.

Steg 7

När sakkunnig inkommit med sitt utlåtande, informerar HR-partner rekryterande chef om utlåtandet. Rekryterande chef kan därefter gå vidare med intervju och referenstagning.

När en kandidat är vald, behöver rekryterande chef delge HR-partner följande:

• Vilka referenser som har kontaktats.
• Tilltänkt period för anställningen.
• Projekt som anställningen ska konteras på.
• Tänkt lönenivå för vald kandidat. Lön måste stämmas av med HR-partner och avdelningschef innan den utlovas till tilltänkt kandidat. 

Steg 8

När en kandidat har valts och rekryterande chef har återkommit med efterfrågad information enligt steg 7, anslår HR-partner tillsättningsbeslut och tar kontakt med kandidaten för att upprätta anställningsbevis och påbörja onboarding för kandidaten.