FAQ- utlägg, ersättning och reseräkningar

En tjänsteresa är en resa som görs på uppdrag av KI utanför den ordinarie arbetsplatsen för att utföra arbete eller delta i arbetsrelaterad verksamhet. Reglerna gäller både anställda och andra personer, exempelvis studenter, som reser på uppdrag av KI. 

Efter en tjänsteresa ska du göra en reseräkning i PA-webben. Den ska lämnas in senast tre månader efter hemkomsten.

Ett utlägg är kostnader som du har betalat i tjänsten och som ska redovisas till KI. Det kan exempelvis vara kostnader för logi, taxi eller annat färdmedel, representation eller parkering i samband med en tjänsteresa.  Men även utlägg för varor, licenser, medlemskap med mera. Även utlägg som gjorts med KI:s tjänstekort ska redovisas i PA-webben.

En reseräkning alltid ska upprättas efter en utförd tjänsteresa om man ska begära traktamente. Om du har gjort utlägg på tjänsteresan, men ska inte ha traktamente behöver du bara göra ett utlägg. Utlägg som görs med tjänstekort ska redovisas i PA-webben som rese- eller utläggsräkning.

Ja, då kan man göra ett utlägg för konferensavgiften. Till utlägget ska du bifoga underlag som visar vad betalningen avser. 

Faktura räcker om det framgår tydligt på fakturan att den är betald. Kontoutdrag är ett komplement till kvitto eller faktura för att visa att kostnaden är betald, eller när man har gjort ett utlägg i en annan valuta och vill få betalt i svenska kronor (SEK). Ett kvitto ska visa vad köpet avser, moms och datum. För exempelvis en konferensavgift behövs dessutom underlag som visar vad betalningen avser. 

Bifoga dokumentation som styrker resan och kostnaderna. Bland annat:

• konferensprogram
• biljett
• “Travel itinerary” med avgångs- och ankomsttider
• deltagarbevis eller annan dokumentation som visar att resan genomförts
• kvitton för utlägg, till exempel hotell/logi, taxi eller annat färdmedel och representationsmåltider. För en konferens bör alltså såväl relevanta resehandlingar som konferensunderlag och kvitton finnas med.

Ja, syftet med resan ska alltid anges.

Ja, för resor inom tjänsten i Sverige om du använder Taxi Stockholm eller Flygtaxi. Ersättning utbetalas ej om du använt Bolt, Uber eller andra app-baserade taxibolag när du reser i Sverige. Resekostnadsersättning betalas mot kvitto för utlägg för det färdmedel som bestämts när resan beordrades. Ersättning får inte betalas för en längre färdväg än vad tjänsteresan motiverar. Kollektivtrafik bör alltid väljas framför taxi när så är möjligt.

Vid tjänsteresa och förrättning har medarbetaren rätt till traktamente. Om du får en måltid som du inte själv betalar ska måltidsavdrag normalt göras från traktamentet. Det finns undantag, bland annat för måltider ombord på allmänna transportmedel. 

Om KI betalar måltiden ska kostförmån normalt tas upp. Undantag finns för frukost som ingår i hotellrumspriset, måltider ombord på allmänna kommunikationer samt representation. 

Nej, man får inte ersättning för utlägg för att fira en framgång eller en person anställd på MBB. Ersättning för sådana utlägg kommer utan undantag att nekas då de ska bekostas av var och en. MBB har två tillfällen per år där man bjuder personalen på exempelvis middag.

Vilket cateringbolag ska jag anlita för mat och fika?

Fika och mat ska beställas från upphandlad leverantör för catering. Läs mer här. 

Ja. Parkeringsavgifter som uppkommit i samband med tjänsteresan kan redovisas som utlägg utöver milersättningen. Ett giltigt kvitto ska alltid bifogas.

När egen bil används betalas milersättning enligt gällande statlig skattefri milersättning. Drivmedel samt väg-, bro- och färjeavgifter ingår i milersättningen. KI ersätter dessutom skattepliktig milersättning utöver den skattefria ersättningen samt trängselskatt när eget fordon har använts enligt KI:s riktlinjer.

Ja. Medarbetare omfattas av Kammarkollegiets tjänstereseförsäkring. Vid tjänsteresor utomlands ska en elektronisk personlig intygsmall för tjänstereseförsäkring utfärdas av institutionen och alltid tas med. Vid resa inom EU/EES ska även EU-kort från Försäkringskassan tas med. 

Ja, för att omfattas av Kammarkollegiets tjänstereseförsäkring via KI som gäller vid sjukdom och vid händelse av katastrof. Måste bokning ske genom KI:s resebyrå. Argument för att man tex hittat en billigare resa utanför KI:s resebyrås erbjudande accepteras inte. Kontakta KI:s resebyrå här.

Det ska i så fall stämmas av med HR före bokning- ett lägre pris hos annan leverantör är inte skäl för undantag.