Arbetsgång vid uppdragsutbildning - från initiering till arkivering

Initiering 

En uppdragsutbildning kan komma till på flera olika sätt, till exempel en upphandling som bevakas av Enheten för uppdragsutbildning, en offertförfrågan från kund, en idé från institution eller en idé från Enheten för uppdragsutbildning. Institutionen ska alltid godkänna och besluta om en uppdragsutbildning ska starta, vilket sker genom en formell initiering där Enheten för uppdragsutbildning skickar e-post till AC och GUA som godkänner att arbete påbörjas. I samband med initiering ska institutionen också meddela vilket av institutionens projekt som ska kopplas till uppdraget. 

För uppdragsutbildning motsvarande 60 hp eller mer ska enheten för uppdragsutbildning tillsammans med institutionen ansöka hos kommittén för utbildning om att få erbjuda uppdragsutbildningen. Enligt Riktlinjer för uppdragsutbildning (Dnr 1–303/2019, avsnitt 4.2 Kvalitet), gäller samma krav på kvalitetsutveckling, kvalitetssäkring och kvalitetsuppföljning för uppdragsutbildning som för utbildning på grundoch avancerad nivå. Om tidigare genomförd uppdragsutbildning ska erbjudas på nytt ska en kopia på kursanalys bifogas till institutionen i samband med initiering av ny kursomgång, samt länkas till på kurswebben. 

För den som önskar stöd i struktur av kursanalys, hänvisas till den Exempelmall för kursanalys som finns på denna sida: Styrdokument och mallar för kvalitetsutvärdering i Medarbetare (ki.se) Enheten för uppdragsutbildning inleder arbete med en uppdragsutbildning först efter godkännande av kursansvarig institution.

Överenskommelse internt inom KI 

För varje uppdragsutbildning ska en överenskommelse tecknas mellan Enheten för uppdragsutbildning och institutionen. Enheten för uppdragsutbildning färdigställer överenskommelsen. Överenskommelsen ska spegla avtal med uppdragsgivare, innehålla en arbetsfördelning och kalkyl för uppdragsutbildningen och undertecknas av administrativ chef (eller den administrativ chef delegerat till) och prefekt.

Ansvarsfördelning 

Ansvarsfördelning mellan Enheten för uppdragsutbildning och institutionen anges i bilaga till överenskommelse. För program som ges som uppdragsutbildning finns en särskild bilaga. 

Avtal med uppdragsgivare 

Uppdragsutbildning får inte genomföras utan skriftligt avtal med uppdragsgivaren. Enhetschefen för uppdragsutbildning har genom fullmakt delegerats rätt att teckna avtal om uppdragsutbildning för Karolinska Institutets räkning. Det ingår inte i prefekts delegation att teckna avtal om uppdragsutbildning. 

Diarieföring och arkivering 

Enheten för uppdragsutbildning diarieför och arkiverar handlingar som är kopplade till presentation av kurs, deltagarhantering, avtal med uppdragsgivare samt överenskommelse med institution. Institutionen ska upprätta en kursakt för uppdragsutbildning och arkivera handlingar i denna, på samma sätt som för ordinarie utbildning. Dokumenthanteringsplan som visar hur olika handlingar ska hanteras tillhandahålls av registrator.