IT-kedjan för VIL/VFU på KI

Den administrativa processen för e-tjänstekort till studenter som ska göra VFU kan kort sammanfattas i följande steg:

1. Studenten registreras först i Placeringsprotalen av VFU-samordnare på respektive utbildningsprogram, baserat på listor från Ladok. Placeringen förs automatiskt över till EK (Region Stockholms elektroniska katalog), detta genererar ett så kallat HSAID.
2. Studenten genomför utbildningen JoBSH (Journaler, Bemötande, Sekretess, Hygien) i Kompetenstorget.
3. Slutförd JoBSH ger en automatisk beställning av ett eTjänstekort som utfärdas och skickas hem till studenten på dess folkbokföringsadress.
4. Studenten aktiverar kortet på Kortkontoret på Lindhagensgatan eller SÖS.
5. Behörigheter till lokaler, datorer och IT-system läggs på lokalt i den verksamhet där studenten har sin VFU.

Placeringsportalen

Placeringsportalen är driftsatt och ersätter KliPP (Kliniskt placeringsprogram).

Administration med bland annat beställninar av VIL-/VFU-platser inom Region Stockholm görs i systemet Placeringsportalen. Uppgifterna i Placeringsportalen ligger också till grund för KI:s utbetalning av ersättning till klinikerna (utom för läkarprogrammet och logopedprogrammet).

• Projektets hemsida Portal
• Regionens hemsida om Placeringsportalen

KliPP stängs ner under HT26. Det innebär att:

1. Beställningar, Reservationer och Placeringar för våren 2026 görs i Klipp: KliPP, Kliniskt Placeringsprogram.
2. Förfrågningar, Bokningar och Placeringar för hösten 2026 görs i Placeringsportalen. Hitta inloggningsväg på sidan: Placeringsportalen | Vårdgivarguiden

Undantag, ovan gäller inte för:

• Läkarprogrammet
• Tandläkarprogrammet och Tandhygienistprogrammet
• Optikerprogrammen.

Beställning av behörighet som administratör i Placeringsportalen

Kontakta funktionsbrevlåda: placeringsportalen.hsf@regionstockholm.se.

EK (Elektroniska katalogen)

Elektroniska katalogen (EK) är en databas som innehåller uppgifter om personer, funktioner, enheter och verksamheter som har ett avtal med Region Stockholm, till exempel anställda och studenter. När VIL-samordnaren lagt in en student i Placeringsportalen skapas automatiskt en så kallad personpost i EK knuten till aktuellt utbildningsprogram och VFU-placeringar.

Olika hanteringar gäller för den som har svenskt personnummer och är folkbokförd i Sverige och den som saknar personnummer eller folkbokföring i Sverige. Kontakta KI:s samordnare för närmare information (kontaktuppgifter längst ner på sidan).

När personposten skapats i EK får studenten ett unikt HSAID som är Region Stockholms identifiering av varje person som har uppdrag i vården. HSA står för Hälso- och sjukvårdens adressregister.

JoBSH

Studenter på KI:s utbildningsprogram som ska delta i någon form av VIL/VFU, inklusive studiebesök, måste ha genomgått JoBSH - en nätbaserad utbildning i journalhantering, bemötande, sekretess och hygien. Det är Region Stockholm som tillhandahåller utbildningen genom plattformen Kompetenstorget.

Utbildningen nås via en länk som skickas ut till student tidigast ett dygn efter registrering i Placeringsportalen av respektive VIL-samordnare. Utbildningen tar cirka två timmar att genomföra. Efter genomförd utbildning ska studenten själv generera ett intyg. När utbildningen är genomförd i sin helhet skickas automatiskt en beställning på e-tjänstekort för studenten.

Utbildningen finns översatt till engelska på KI:s Canvas plattform med utbytesstudenter som huvudsaklig målgrupp. Internationella handläggarna administrerar den informationen.

• JoBSH information PDF
• KI:s information till studenter om JoBSH

För att genomföra JoBSH-utbildningen behöver studenten

1. Logga in på Kompetenstorget extern.
   Kompetenstorget extern
2. Välj inloggning via Karolinska Institutet (samma inloggning som till studentmejl och Canvas).

Om studenten har inloggningsproblem:

• Säkerställ att inloggningsuppgifterna stämmer genom att logga in på KI, till exempel Canvas.
• Om inloggningsuppgifter stämmer, skicka informationen, gärna tillsammans med skärmdump (fn + prt sc) på ditt felmeddelande, till Serviceportalen - Region Stockholm.

eTjänstekort (elektroniskt tjänstekort)

eTjänstekortet innehåller information om tjänsteidentitet och kan användas för säker inloggning på datorer samt inloggning till journalsystem och administrativa system. 

Procedur för studenten att erhålla ett e-tjänstekort:

1. När studenten genomgått den obligatoriska JoBSH-utbildning beställs automatiskt ett eTjänstekort (elektroniskt tjänstekort inom Region Stockholm) för studenter med svenskt personnummer. Manuell hantering för övriga (kontaktuppgifter nedan).
2. När kortbeställning är gjord ska studenten fotografera sig på kortkontoret på Lindhagensgatan eller på SÖS i fotoautomat (efter 24 timmar från avslutad JoBSH).
3. E-tjänstekortet skickas sedan hem till folkbokföringsadressen (normalt inom 2 veckor). 
4. Studenten ska därefter gå till Kortkontoret för att aktivera sitt kort.

5. Behörighet till lokaler och IT-system behöver läggas på lokalt i verksamheten. 

   Här finns all relevant information om e-tjänstekort för studenterna (gäller även oss medarbetare på högskolor)

Vårdguiden om etjänstekort för studenter

Beställningen gäller i 90 dagar och om inte studenten tagit foto på Region Stockholms kortkontor före dess måste en ny beställning göras. Sedan höstterminen 2025 är kortet stående med foto och ordet "student" är borttaget.Kortet gäller i fyra år, därefter måste nytt kort beställas. Studenterna ansvarar själva för att kontakta ansvarig på respektive program i god tid innan det gamla kortet slutar gälla. 

Om studenten inte fått sitt e-tjänstekort hemskickat inom tre veckor efter fotograferingen, beställ ett nytt kort med en notering i anteckningsrutan om att skicka kortet som rekommenderat brev. 

Den som redan har eTjänstekort

Den som redan har ett eTjänstekort, till exempel från en anställning kopplad till Region Stockholm, behöver inte ett nytt kort men genomgången JoBSH-kurs samt utskrift av intyget på godkänd utbildning krävs.

Studenter med kort från annan Region rekommenderas att skaffa ett nytt kort alternativt ett tillfälligt e-tjänstekort som gäller i 6-12 månader.

Byte av namn

Om en student byter/ändrar efternamn eller byter ut ett av sina förnamn ska kortet bytas ut, ett nytt e-tjänstekort ska beställas. Det görs av VIL/ VFU samordnare för programmet.

Inresande utbytesstudenter

Efter antagning till utbyte mejlar den internationella studenthandläggaren vid Gemensamt verksamhetsstöd/avdelningen för utbildningsstöd aktuell praktisk information till studenterna. Det finns en egen rutin för utbytesstudenter, kontakta internationella handläggarna eller samordnare på avdelningen för utbildningsstöd om aktuell information. I stora drag gäller rutinen nedan för studenter utan svenskt personnummer.

Inresande studenter behöver för att få behörighet till TakeCare (TC) få ett reservnummer då de reservnummer med T inte fungerar i TakeCare. Normalt är det IT-avdelning eller kortkontor i verksamheten som ger behörigheten som också kan generera reservnummer.

Studenter utan svenskt personnummer

Övergripande rutin för programstudenter utan svenskt personnummer:

1. Studenten blir antagen till program och registrerar sig, etableras i Ladok via NyA.
2. KI-konto genereras i Ladok.
3. VFU-samordnare för program informerar om vad som gäller för studenter utan svenskt personnummer.
4. VFU-samordnare tar in passkopia och skickar vidare till EK H.
5. VFU-samordnaren informerar EK H om placering (vilken verksamhet/ sjukhus och under vilken tid med exakta datum).
6. EK H etablerar i EK och genererar HSAID, samt lägger in placering i EK för respektive placering.
7. EK H gör HSAID tillgängligt för VIL-samordnare.
8. VIL-samordnare på program lägger in studenterna i Placeringsportalen.
9. Avseende JoBSH. Information till studenterna om JoBSH sköts av internationell handläggare/ VFU samrodare. De ska göra den engelska versionen av JoBSH som finns i KI:s Canvas (Administreras av EK H), studenterna måste läggas till i Canvas-utbildningen manuellt. Alternativt kan studenten göra JoBSH på svenska och då används HSAID som användarnmn och lösenord som studenten själv genererar via återställningslänk.
   Studenten gör JoBSH och genererar själv intyg som hen skickar till VFU-samordnare.
10. VFU-samordnaren/EK H beställer tillfälligt/reserv eTjänstekort, utan foto, som normalt gäller i sex månader från utfärdandet (det kan förlängas vid behov till 12 månader).
11. VFU-samordnare meddelar studenten vad hen ska göra för att hämta ut sitt e-tjänstekort på Kortkontoret vid Lindhagen. Notera att studenten ska legitimera sig med samma handling som är grund för studentposten i EK. Om studenten bytt pass eller ID-handling är det viktigt att det uppdateras i EK (manuellt av EK H).

Information från Regionen om utfärdande av kort.

Studenter med skyddad identitet

• Personer med skyddade personuppgifter läggs in i Placeringsportalen på vanligt sätt med uppgifterna i Ladok.
• En kryssruta finns för att markera sekretess. Studentens namns syns då inte i listorna till verksamheten. Studenten ska själv kontakta verksamheten.
• Studenterna ska ha ett ordinarie e-tjänstekort med ordinarie uppgifter i EK.

Det finns en egen rutin för studenter med skyddad identitet med alias, kontakta Ladok-supporten på Avdelningen för utbildningsstöd för aktuell information.

Student med endast skyddade adressuppgifter

Adressen är dold via Skatteverket som synkas i Ladok. Adressen i Ladok är alltså dold och KI agerar inte vidare på detta.​ Studenten finns med sitt personnummer i:​

• Ladok: studenten är sökbar och utan adressuppgifter, studenten kan ändra e-postadress och telefon precis som andra.
• Canvas: studenten hanteras som vanligt​.
• EK: ska ligga sökbar, adressen finns inte i EK​.
• Placeringsportalen: som vanligt enligt information i Ladok, möjligen kryssa för sekretessknappen
  Obs! Adressen får inte läggas in Placeringsportalen.​ Det finns en sekretessknapp men då kommer inte studentens namn och kontaktuppgifter med i listan till verksamheten.
• TakeCare: personerna ligger som vanligt i TC med sitt personnummer.

Avbruten VFU

Examinator ska med omedelbar verkan avbryta en students verksamhetsförlagda utbildning (VFU) om studenten visar sådana allvarliga brister i kunskaper, färdigheter eller förhållningssätt att patientsäkerheten eller patienternas förtroende för sjukvården riskeras. Läs vidare på sidan Anvisningar för avbrytande av verksamhetsförlagd utbildning.

Support och kontakt

Vid problem, felnmäl till Tellus: Serviceportalen - Region Stockholm.

Vill du ringa servicedesk för att anmäla ett ärende, kontakta via telefonnummer 08-123 145 10.

Om du har frågor om eTjänstekort eller fotograferingen, titta först på https://vardgivarguiden.se/it-stod/etjanstekort/student/.