Projektet Införande av Ladok ISP
Nuvarande ISP-system kommer under 2026 att ersättas med Ladoks funktionalitet för ISP.
Bakgrund
Sedan 2020 använder KI systemet e-ISP för att skapa och fastställa digitala individuella studieplaner (ISP) för doktorander. Systemet driftas av Lunds Datacentral (LDC) och förvaltas av Göteborgs Universitet (GU). Systemet används av KI, GU, KTH, LiU, LTU, LU och tidigare även MAU.
Motsvarande funktionalitet för skapande och fastställande av ISP:ar finns sedan en tid tillbaka även i Ladok. Mot bakgrund av det vill KI gå över till Ladok för att därmed minska antal system och integrationer. Ladok anses även mer framtidssäkert då det bygger på ett nationellt samarbete mellan ett betydligt större antal lärosäten än nuvarande lösning. Med detta i åtanke utfördes en förstudie för att utreda om den nya ISP-funktionaliteten i Ladok uppfyller KI:s krav, vilket den gör. I augusti 2025 fattades beslut om att inleda detta projekt.
Viktiga datum och information
På sidan ISP i Ladok finner ni mer information om systemet. Där finns även en inspelad visning av systemet samt manualer.
Den 18 juni
Detta datum stängs möjligheten till att göra ändringar i ISP:ar i det nuvarande ISP-systemet och arbetet med att flytta över ISP:ar till Ladok påbörjas.
Endast doktorandens senast fastställda ISP flyttas över till Ladok.
Den 1 september
I september beräknas all överföring vara klar till Ladok och ni ska då kunna börja arbeta med era ISP:ar i Ladok.
Under perioden 18 juni – 1 september
När det nuvarande ISP-systemet har stängt kan inga nya individuella studieplaner skapas för nyantagna doktorander.
En av våra pilotinstitutioner, KBH, har skapat en wordmall som de så vänligt har delat med sig av. Det dokumentet kan användas till en nyantagen doktorand som då kan fylla i all information under tiden systemstödet är stängt och sedan använda som underlag när man skapar sin nya ISP i Ladok. Denna mall sänds ut till alla forskarutbildningsadministratörer på institutionerna och du kan även hitta det längst ner på denna sida.
Det är viktigt att veta att det kommer att komma mailaviseringar från Ladok under tiden som vår robot migrerar alla ISP-ar från det gamla till det nya systemet. Skapa gärna en mapp för dessa aviseringar och en regel som hänvisar dessa mail till mappen, så att du inte blir störd av aviseringarna.
Gamla ISP:ar som nu finns i ISP-systemet kommer att arkiveras på KI i samarbete med Arkivet. Mer information om detta följer.
Doktorand och handledare
- Arbetar ni med en ISP nu, se till att fastställa den före den 18/6.
Endast den senast fastställda ISP versionen kommer att föras över till Ladok. - Arbetar ni med en ISP som inte hinner fastställas före den 18/6 kommer ni behöva skriva om dessa uppdateringar manuellt i Ladok när all överföring är klar och systemet öppnar.
- Om du ska disputera innan 1 november, behöver du inte använda den nya funktionen i Ladok. Se bara till att du har din ISP fastställd i det nuvarande ISP-systemet före 18/6 och att du har laddat ner den i pdf-form med alla bilagor. OBS att även dessa ISP:ar flyttas över till Ladok.
Studierektor
I Ladok får administratören inga aviseringar. Ska administratören vara behjälplig med granskning inför fastställande måste ni tillsammans hitta ett arbetssätt så att hen får information när det är dags för en granskning.
Manualer, behörighet och support
- Berörda användare på KI kommer automatiskt att få behörighet till Ladok ISP. Externa bihandledare kommer att få KI-konton med syfte att enbart kunna logga in i Ladok.
- Manualer finns redan tillgängliga. Manual för doktorand, handledare och studierektor finns här. Manual för administratörer finns här.
- Visningar av systemet kommer att arrangeras inför lanseringen. Tidpunkter kommer att publiceras här vid ett senare tillfälle.
- Supportstugor kommer att arrangeras efter driftsättning. Som vanligt kommer det även vara möjligt att få hjälp genom att kontakta isp@ki.se
Mål
Införandet förväntas ge följande effekter:
- Minskade kostnader då det nuvarande e-ISP med tillhörande integrationer mot Ladok kan avvecklas
- Ökad användbarhet då användarna kan arbeta i ett och samma system (Ladok)
Projektet har följande mål- och delmål:
- Införa ISP-funktionaliteten i Ladok på KI bestående av följande delmål:
- Fastställa hur hantering av huvudhandledare och bihandledare (behörigheter och konton) ska ske. Detta då bihandledare idag inte har KI-konton.
- Utifrån arbetet i tidigare förstudie fastställa hur verksamhetsprocesserna ska sättas upp i Ladok.
- Konfigurering av Ladok ISP för att uppnå beslutade verksamhetsprocesser
- Framtagande av informations- och utbildningsmaterial
- Produktionssättning
- Samtliga aktiva ISP:ar överflyttade från GU:s ISP till Ladok ISP bestående av följande delmål:
- Instruktioner till KI:s RPA-process (robot) har framtagits
- Migrering av samtliga ISP:ar med en livslängd som sträcker sig över årsskiftet 2026/2027.
- Framtagande av informationsmaterial angående vad som har migrerats samt vad som måste åtgärdas manuellt av institutionerna.
- Avveckling av nuvarande ISP-system bestående av följande delmål:
- Säkerställa att stängda ISP:ar arkiveras
- Avveckling av integrationer som inte längre behövs då allt ligger samlat i Ladok.
- Avveckling av nuvarande ISP-system
Översiktlig tidplan
| Vad? | Tidpunkt |
|---|---|
| Beslut: Projektstart | september 2025 |
| Processutveckling och systemförberedelser | september 2025 - januari 2026 |
| Utarbeta manualer och informationsmaterial | december 2025 - februari 2026 |
| Beslut: Inleda pilot | februari 2026 |
| Pilotmigrering | februari 2026 |
| Pilotkörning med två institutioner | fr o m mars 2026 |
| Beslut: Fullständig driftsättning | juni 2026 |
| Migrering | juni 2026 - augusti 2026 |
| Driftstart | september 2026 |
| Avveckling av nuvarande ISP-system & arkivering av stängda ISP:ar | oktober 2026 - december 2026 |
| Beslut: Projektavslut samt överlämnande till förvaltning | december 2026 |
Projektorganisation
Styrgrupp
Ordförande:
Åsa Nandorf, Avdelningschef, Avdelningen för utbildningsstöd
Ledamöter:
Fredrik von Feilitzen, Enhetschef, Utveckling, IT-avdelningen
Gottfried Gemzell, Teamchef, Institutionen för fysiologi och farmakologi
Joakim Jedholt, Enhetschef, Universitetsbiblioteket
Matti Nikkola, Studierektor, Institutionen för cell- och molekylärbiologi
Jenny Degerholm Langsmo, Administrativ chef, Institutionen för Laboratoriemedicin
Håkan Andersson Grundutbildningsansvarig, Institutionen för medicinsk biokemi och biofysik
Projektledare
Mathias Pettersson, Avdelningen för utbildningsstöd
Projektgrupp
Björn Miksch, objektspecialist Ladok, Avdelningen för utbildningsstöd
Catherine Bollö, objektspecialist ISP, Avdelningen för utbildningsstöd
Eva Ringnell, objektspecialist Ladok, Avdelningen för utbildningsstöd
Arbetsgrupper
Verksamhetsprocesser:
Caroline Rådestad, Utbildningsadministratör, Institutionen för kvinnors och barns hälsa
Eva Noréns, Utbildningshandläggare, Institutionen för medicin Solna
Ingeborg van der Ploeg, Samordnare, Fakultetskansli utbildning
Karin Vågstrand, Samordnare, Fakultetskansli utbildning