Projektet Införande av Ladok ISP

Mål

Införandet förväntas ge följande effekter:

• Minskade kostnader då det nuvarande e-ISP med tillhörande integrationer mot Ladok kan avvecklas
• Ökad användbarhet då användarna kan arbeta i ett och samma system (Ladok)

Projektet har följande mål- och delmål:

• Införa ISP-funktionaliteten i Ladok på KI bestående av följande delmål:
  • Fastställa hur hantering av huvudhandledare och bihandledare (behörigheter och konton) ska ske. Detta då bihandledare idag inte har KI-konton.
  • Utifrån arbetet i tidigare förstudie fastställa hur verksamhetsprocesserna ska sättas upp i Ladok.
  • Konfigurering av Ladok ISP för att uppnå beslutade verksamhetsprocesser
  • Framtagande av informations- och utbildningsmaterial
  • Produktionssättning
• Samtliga aktiva ISP:ar överflyttade från GU:s ISP till Ladok ISP bestående av följande delmål:
  • Instruktioner till KI:s RPA-process (robot) har framtagits
  • Migrering av samtliga ISP:ar med en livslängd som sträcker sig över årsskiftet 2026/2027.
  • Framtagande av informationsmaterial angående vad som har migrerats samt vad som måste åtgärdas manuellt av institutionerna.
• Avveckling av nuvarande ISP-system bestående av följande delmål:
  • Säkerställa att stängda ISP:ar arkiveras
  • Avveckling av integrationer som inte längre behövs då allt ligger samlat i Ladok.
  • Avveckling av nuvarande ISP-system

Projektorganisation

Styrgrupp

Ordförande:

Åsa Nandorf, Avdelningschef, Avdelningen för utbildningsstöd

Ledamöter:

Fredrik von Feilitzen, Enhetschef, Utveckling, IT-avdelningen

Gottfried Gemzell, Teamchef, Institutionen för fysiologi och farmakologi

Joakim Jedholt, Enhetschef, Universitetsbiblioteket

Matti Nikkola, Studierektor, Institutionen för cell- och molekylärbiologi

Jenny Degerholm Langsmo, Administrativ chef, Institutionen för Laboratoriemedicin

Håkan Andersson Grundutbildningsansvarig, Institutionen för medicinsk biokemi och biofysik

Projektledare

Mathias Pettersson, Avdelningen för utbildningsstöd

Projektgrupp

Björn Miksch, objektspecialist Ladok, Avdelningen för utbildningsstöd

Catherine Bollö, objektspecialist ISP, Avdelningen för utbildningsstöd

Eva Ringnell, objektspecialist Ladok, Avdelningen för utbildningsstöd

Arbetsgrupper

Verksamhetsprocesser:

Caroline Rådestad, Utbildningsadministratör, Institutionen för kvinnors och barns hälsa

Eva Noréns, Utbildningshandläggare, Institutionen för medicin Solna

Ingeborg van der Ploeg, Samordnare, Fakultetskansli utbildning

Karin Vågstrand, Samordnare, Fakultetskansli utbildning

Information till piloterna (KBH och FyFa)

KBH och FyFA kommer under vårterminen att vara piloter för det nya systemet. Med hjälp av bland annat en referensgrupp har systemet konfigurerats enligt de behov som där har framkommit. En pilot möjliggör dock ytterligare ett kvalitetssäkringssteg med möjlighet att påverka eventuella justeringar som bör göras inför hösten då hela KI ska börja använda systemet. 

Här följer information som relevanta medarbetare på KBH och FyFA behöver känna till inför piloten:

• Arbetet med att flytta befintliga ISP:ar kommer att påbörjas den 20:e februari. Från och med detta datum och framåt kommer det inte att vara möjligt att göra förändringar i ISP:ar i det nuvarande systemet tillhörande KBH och FyFa. Övriga institutioner som inte är en del av piloten kan arbeta som vanligt med sina ISP:ar.
• VIKTIGT: Endast senast fastställda ISP:ar kommer att flyttas över. Se därför till att eventuella fastställande görs innan den 20:e februari. Ej fastställda ISP:ar kommer inte att migreras, utan eventuell information i dessa behöver flyttas manuellt av handledaren och doktoranden.
• När ovanstående är klart kommer Ladok ISP att öppnas upp för användning av KBH och FyFa, preliminärt under första veckan i mars.
• Tidigare fastställda ISP:ar som ej flyttas över till Ladok kommer att arkiveras av projektgruppen. Var de kommer att läggas kommer att bestämmas tillsammans med enheten för Arkiv och registratur under våren.
• För ISP:ar där doktoranden disputerar innan 2026-11-01 kan ni fortsatt använda det nuvarande systemet om ni så önskar det. Detta då nuvarande system kommer att finnas kvar fram till dess. Om ni önskar detta behöver ni meddela projektgruppen så att dessa kan låsas upp.
• Berörda användare på KI kommer automatiskt att få tillgång till Ladok ISP. Bihandledare kommer att få KI-konton med syfte att enbart kunna logga in i Ladok. Vi kommer att återkomma angående hur de informeras om detta.
• Manualer kommer att finnas tillgängliga inför starten.
• En visning av system kommer att arrangeras den 4:e mars kl 10.00 – 11.30
• Supportstugor kommer att arrangeras varje fredag kl 10.30-11.30 under mars månad. Som vanligt kommer det även vara möjligt att få hjälp genom att kontakta isp@ki.se
• Ovanstående datum kan komma att justeras om de testkriterier som satts upp inte uppnås under projektets pågående testfas.

Information till övriga institutioner

Mer information till övriga institutioner kommer att börja publiceras i april.