Det utforskande arbetssättet – hur det fungerar
På KI använder vi det utforskande arbetssättet i de projekt där behov, lösning eller väg framåt inte är helt kända från start. I stället för att följa fasta faser arbetar man mer iterativt, med fokus på lärande, reflektion och stegvisa vägval. Här beskrivs hur processen ser ut och vilken dokumentation som behövs.
Arbetssättet ger struktur utan att låsa, och passar särskilt i tidiga skeden av utvecklingsarbete eller när nya arbetssätt, lösningar eller angreppssätt behöver prövas.
Den utforskande modellen är inte mindre strukturerad eller planerad – den är planerande på ett annat sätt. Den utforskande modellen passar när:
- problembilden inte är helt klar
- lösningen behöver testas och justeras
- lärande är en viktig del av arbetet
Det utforskande arbetssättet kan beskrivas som en resa från att undersöka och förstå, till att ta ställning och – vid behov – gå vidare till genomförande. Processbilden nedan visar ett typiskt flöde i ett utforskande arbetssätt. Det är ingen fast process och de tre stegen, från att utforska till att ta ställning och genomföra, kan överlappa eller upprepas.
Arbetet sker mer iterativt, med utrymme för att utforska, testa och dra lärdomar längs vägen. Det betyder inte att arbetet är mindre planerat – tvärtom. Struktur och plan ligger i reflektion, dokumentation och återkommande beslut om hur man går vidare.
Det utforskande arbetssättet används ofta tidigt i utvecklingsarbete eller när nya arbetssätt behöver prövas.
Att arbeta utforskande
I ett utforskande arbetssätt sker arbetet inte i fasta steg, utan i återkommande cykler av:
- utforska och samla insikter
- testa och jämföra alternativ
- reflektera och ta ställning
- fatta beslut om hur man går vidare.
Planeringen ligger inte i fasta faser, utan i tydliga avstämningar, dokumenterade vägval och gemensam förståelse för nästa steg.
Det är vanligt att ett utforskande arbete senare övergår i ett mer planerat arbetssätt, när mål och lösning har blivit tydligare.
Dokumentation i ett utforskande arbetssätt
I ett utforskande arbetssätt används dokumentation för att skapa kunskap, spårbarhet och underlag för beslut – inte för att låsa lösningar eller uppfylla formella krav i förtid. Dokumenten är utformade för olika syften och används i takt med att förståelsen ökar. Alla initiativ behöver inte alla dokument.
Nedan beskrivs de dokument som används i ett utforskande arbetssätt. Alla mallar finns att ladda ner från sidan med mallar för ett utforskande arbetssätt.
Ett utforskande arbetssätt inleds med ett startbeslut. Startbeslutet ger mandat att påbörja en tidsbegränsad utforskande fas, till exempel genom tester, dialoger eller analyser.
Startbeslutet:
- är en överenskommelse mellan beställare och utförare
- innebär inte ställningstagande till slutlig lösning
- sätter ramar för vad som får göras och vad som inte ingår.
Startbeslutet ska diarieföras.
Dokumentmall för startbeslut finns på sidan med mallar för ett utforskande arbetssätt.
Det utforskande arbetsdokumentet är ett levande arbetsstöd. Det används för att samla frågor, observationer, lärdomar, risker och möjliga vägval under arbetets gång.
Arbetsdokumentet:
- är inte ett beslutsunderlag
- förväntas vara preliminärt, ofullständigt och förändras över tid
- används för att stödja reflektion och gemensam förståelse.
Arbetsdokumentet diarieförs normalt inte, men ligger till grund för senare sammanfattning och beslut.
Du hittar en mall för arbetsdokument på sidan med mallar för ett utforskande arbetssätt.
När det utforskande arbetet har gett tillräcklig kunskap tas en samlad rekommendation och beslut om fortsatt hantering fram. Beslut fattas av ansvarig beställare eller motsvarande beslutsfattare.
Dokumentet:
- sammanfattar vad man nu vet
- beskriver realistiska handlingsalternativ
- rekommenderar väg framåt och konsekvenser
- ligger till grund för beslut om fortsatt hantering
Det är i detta dokument organisationen tar ställning till om initiativet ska:
- avslutas
- hanteras i förvaltning
- övergå i projekt eller annat genomförande
Dokumentet ska diarieföras.
Mall för en samlad rekommendation och beslut finns på sidan med mallar för ett utforskande arbetssätt.
Om den rekommenderade vägen innebär ett mer omfattande genomförande kan en projektplan tas fram.
Projektplanen:
- används när genomförandet kräver samordning, styrning eller formella beslut
- bygger på tidigare beslut och rekommendation
- ska inte innehålla ny analys eller omprövning.
Projektplanen ska diarieföras.
Dokumentmall för en projektplan hittar du på sidan med mallar för ett utforskande arbetssätt.
Sammanfattning – så används dokumenten
Dokumenten i det utforskande arbetssättet:
- används i olika skeden, för olika syften
- utvecklas i takt med ökad kunskap
- är stöd för beslut, inte mål i sig
Vid osäkerhet kring dokumentation eller diarieföring – ta kontakt med Utvecklingskontoret.
Från utforskande till ett planerande arbetssätt
Ett utforskande arbetssätt är ofta ett sätt att förbereda för nästa steg. När mål, omfattning och lösning har blivit tydligare kan arbetet gå över till ett planerande arbetssätt enligt projektmodellen.
Det här är en naturlig övergång och inte ett misslyckande – tvärtom är det ofta ett tecken på att det utforskande arbetet har gjort sitt jobb.
Stöd från utvecklingskontoret
Utvecklingskontoret kan stötta i:
- val av arbetssätt
- upplägg för utforskande arbete
- dokumentation och spårbarhet
- övergång till planerat projektarbete