Vad är ett projekt på KI?

Vi säger ofta att vi ”jobbar i ett projekt”, även när det handlar om ett uppdrag eller en förbättring inom vårt ordinarie arbete. På KI använder vi projektformen mer specifikt och på den här sidan beskriver vi hur, och ger konkreta exempel på vad ett projekt är. Du får också svar på hur du gör för att ansöka om utvecklingsmedel.

Konkreta exempel på projekt

Projektformen som arbetssätt kan användas för att införa ett KI-gemensamt arbetssätt, centralisera en process, uppfylla nya myndighetskrav, bygga om eller flytta in i nya lokaler, eller genomföra en större IT-relaterad förändring med verksamhetspåverkan.

När arbetet i stället handlar om löpande förbättringar som ryms inom en enhets ansvar, ordinarie budget och linjestyrning, betraktas det inte som ett projekt – utan som en del av det ordinarie arbetet.

Välj att arbeta i projekt när uppdraget:

kräver tvärfunktionellt samarbete
behöver separat styrning och tydliga beslut
ska leverera ett avgränsat resultat inom en viss tid.

I korthet – ett projekt:

har ett tydligt mål
är tidsbegränsat
kräver kompetens från flera områden
har en tillfällig organisation
har en egen budget eller särskilt avsatta medel.

Vad är ett utvecklingsprojekt?

Ett utvecklingsprojekt är ett projekt som kräver särskild finansiering i form av utvecklingsmedel. Tidigare benämndes dessa som administrativa utvecklingsprojekt.

Utvecklingsprojekt uppfyller något eller flera av nedan:

har strategisk betydelse för KI
svarar mot behov av verksamhetsutveckling eller krav på KI som myndighet
berör flera avdelningar inom GVS och/eller kärnverksamheten
syftar till att förbättra och effektivisera verksamhetsprocesser

Utvecklingsprojekt används när projektets kostnader inte ryms inom ordinarie budget och därför kräver särskilda utvecklingsmedel. Utvecklingskontoret ger stöd i ansökan, beredning och uppföljning av utvecklingsprojekt.

Ansök om utvecklingsmedel för projekt inom GVS

För utvecklingsprojekt som drivs av GVS (KI:s gemensamma verksamhetsstöd) och som kräver särskild finansiering, finns möjlighet att ansöka om utvecklingsmedel.

Ansökan om utvecklingsmedel kan ske på två sätt, beroende på hur långt idén har kommit:

Om idén är i ett tidigt skede och behöver undersökas närmare kan utvecklingsmedel sökas för att genomföra en förstudie. Förstudien syftar till att fördjupa förståelsen för behov, mål, möjliga lösningar, kostnadsbild och förutsättningar.

Om en förstudie redan är genomförd kan utvecklingsmedel sökas för att genomföra projektet. Förstudien används då som underlag för beslut om projektstart, inriktning och finansiering.

Oavsett väg används gemensamma underlag för att säkerställa att beslut fattas på ett jämförbart och genomtänkt sätt. Utvecklingskontoret ger stöd i arbetet med underlag, beredning och uppföljning.

Stäm gärna av tidigt

Även om det inte är ett formellt krav, är det alltid en god idé att ta kontakt med Utvecklingskontoret så tidigt som möjligt, innan mycket tid och resurser läggs på arbetet.

Genom en tidig dialog kan vi hjälpa till att:

se om liknande initiativ redan pågår inom KI
identifiera beroenden till andra projekt eller satsningar
bedöma om idén lämpar sig som utvecklingsprojekt
spara tid och undvika onödigt arbete i ett tidigt skede

Det behöver inte finnas ett färdigt förslag – ibland räcker det med en kort avstämning för att komma rätt från början.
För större eller mer komplexa utvecklingsprojekt fattas beslut ofta stegvis. Det innebär att medel kan beviljas i olika delar, till exempel först för en förstudie och därefter för genomförande.

Efter genomförd förstudie tas ställning till om projektet ska:

gå vidare till genomförande och tilldelas ytterligare utvecklingsmedel
ändras i inriktning
eller avslutas

Syftet med detta är att säkerställa att resurser används på ett ansvarsfullt sätt och att projekt bygger på tillräckligt genomtänkta underlag innan större åtaganden görs.

I praktiken – så går det till

Du har en idé som inte ryms inom ordinarie budget, eller påverkar många verksamheter

Du tar kontakt med Utvecklingskontoret för dialog
Antingen söks medel för att göra en förstudie
Eller så används en genomförd förstudie för att söka projektmedel
Utvecklingskontoret stöttar dig i din ansökan
Beslut fattas i GVS ledningsgrupp och följs upp över tid

Ta gärna kontakt även om idén är i ett tidigt skede eller inte fullt ut formulerad.

Dekorativ illustration som symboliserar projektarbete

Foto: Getty Images

Nästa steg: arbetssätt för projekt på KI

När det är tydligt vad som är ett projekt uppstår nästa fråga: Hur jobbar vi då med projekt på KI?

På KI använder vi gemensamma arbetssätt för att skapa tydlighet, underlätta samarbete och säkerställa att beslut, resultat och lärdomar blir spårbara över tid. Arbetssätten är till för att stödja arbetet – inte för att göra det mer administrativt.

Lär dig mer om hur vi arbetar med projekt på KI, vilka arbetssätt som finns och hur du kan använda dem i praktiken – både i formella projekt och i andra typer av uppdrag eller utvecklingsinitiativ.

Du behöver inte kunna allt från start – tanken är att du ska kunna hitta rätt nivå av stöd utifrån ditt sammanhang.

Läs mer på: Arbetssätt och projektmodell