Roller och ansvar i genomförande av projekt

GVS ledningsgrupp, med universitetsdirektören som ordförande, har det övergripande ansvaret för alla utvecklingsprojekt som finansieras med utvecklingsmedel på KI. Ledningsgruppen fattar beslut om projektidéer, förstudier, projektdirektiv, start/stopp samt godkännande av slutrapport. Ledningsgruppen säkerställer att projekten ligger i linje med KI:s strategiska riktning. 

Beställaren (ofta en avdelningschef) leder styrgruppen och har det formella ansvaret för projektets mål och resultat.

Beställaren:

• fattar beslut med stöd av styrgruppen
• utser projektledare och projektgrupp tillsammans med utvecklingskontoret
• följer projektets framdrift och stöttar projektledaren
   

Styrgruppen sätts samman av beställaren och projektledaren och ska representera relevanta delar av verksamheten. Tänk på att styrgruppen bör ha överblick och insikter om verksamhetsområdet som projektet berör, och att de måste kunna fatta beslut om sådant som är viktig för projektets genomförande. Styrgruppen:

• följer upp projektets status och hanterar risker
• stöttar beställaren i beslut om projektplan, leveranser och överlämning
• stöttar i förankring och vägval under projektets gång

Referensgruppen bidrar med kunskap, synpunkter och kvalitetssäkring. De fungerar som:

• rådgivare till projektet
• förankringsstöd som samlar in och förmedlar perspektiv från verksamheten
• testpanel vid piloter
• ambassadörer som sprider information och bygger förtroende

Projektledaren ansvarar för projektets planering, genomförande och uppföljning. Det innebär att:

• ta fram och driva projektplanen
• leda projektgruppen och koordinera aktiviteter
• rapportera till styrgruppen och referensgrupp, och arbeta nära beställaren
• hantera risker, avvikelser och leveranser
• säkerställa att projektmetodiken följs och att dokumentation diarieförs

Projektledaren träffar normalt styrgruppen månadsvis och referensgruppen minst lika ofta, men mötesfrekvensen kan variera beroende på projektets typ och behov. 

I större projekt kan en förändringsledare utses, men ofta hanteras delar av rollen i praktiken av projektledaren. Fokus ligger på att skapa förutsättningar för att de förändringar projektet leder till faktiskt får genomslag. Rollen handlar om att:

• skapa förståelse och engagemang
• kommunicera syfte, mål och effekter
• förbereda verksamheten för nya arbetssätt, system eller rutiner
• stötta vid utbildning och beteendeförändring
• bidra till hållbar effekthemtagning

Projektgruppen består av personer med relevant kompetens. Deras arbetstid ska vara godkänd av respektive chef. Gruppen:

• arbetar operativt med projektets uppgifter
• deltar aktivt i planering, leveranser och analys
• leds av projektledaren

Redan i projektdirektivet ska det framgå vilken del av förvaltningen som ska ta emot projektets resultat. Minst en person från mottagarorganisationen ska ingå i projektgruppen. Mottagaren ansvarar för att:

• förbereda införande och drift
• säkra förvaltning, utbildning och långsiktigt ägarskap
• ta emot kunskap och leveranser på ett sätt som möjliggör effekthemtagning