Så jobbar vi med projekt på KI
På KI använder vi en gemensam projektmodell för projektarbete. Syftet är att skapa tydlighet, underlätta samarbete och säkerställa att beslut, resultat och lärdomar blir spårbara över tid. Här beskrivs projektmodellen tillsammans med två olika arbetssätt och i vilka sammanhang de är användbara.
Projektmodellen och arbetssätten är stöd, inte regelverk. Anpassa omfattning, dokumentation och arbetssätt efter behov.
Du kan använda dem fullt ut i ett projekt, men också plocka delar som passar när du till exempel arbetar med ett uppdrag, en utredning eller ett utvecklingsarbete.
Varför gemensamma mallar och dokument?
De gemensamma mallarna finns inte för att skapa mer dokumentation, utan för att:
- göra syfte, mål och beslut tydliga i rätt tid
- skapa igenkänning och ett gemensamt språk
- underlätta överlämning, uppföljning och lärande.
Hur mycket som dokumenteras, och när, anpassas efter projektets karaktär och behov.
Viktigt att tänka på innan uppstart av projekt
För att kunna starta ett projekt behöver vissa grundläggande förutsättningar vara på plats. Det handlar inte om att fylla i alla mallar från början, utan om att skapa tillräcklig tydlighet för att kunna fatta beslut och gå vidare.
För att starta ett projekt behöver det finnas:
- ett tydligt syfte och mål
- en utsedd beställare
- ett tydligt mandat
- ett sätt att dokumentera och följa upp beslut.
Det här är en startpunkt. När projektet utvecklas – eller när projektet har särskilda krav på uppföljning, samordning eller finansiering – behöver ytterligare dokumentation tillkomma.
Två sätt att arbeta – beroende på vad du behöver
Alla initiativ ser inte likadana ut. Ibland vet vi tidigt vad som ska göras, ibland behöver vi utforska problemet och möjliga lösningar längs vägen.
För att ge stöd i olika situationer kan projekt bedrivas på två sätt: planerande eller utforskande. Båda hjälper till att skapa tydlighet och välgrundade beslut – men på olika sätt. Oavsett hur projektmodellen används ger den stöd för att tänka igenom arbetet, fatta beslut i rätt tid och dokumentera det som är viktigt.
Ett sätt att avgöra vilket av dessa arbetssätt som lämpar sig för ditt projekt är att reflektera över ifall det är ett komplicerat eller ett komplext projekt du ska genomföra.
- Komplicerade projekt kännetecknas av att målen, omfattningen och beroendena i stort är kända från början. Problemen kan vara svåra (komplicerade), men de är begripliga, förutsägbara och hanteringen går att planera i förväg. För den typen av projekt lämpar sig ett planerande arbetssätt med tydliga faser och beslutspunkter.
- Komplexa projekt kännetecknas av att många faktorer är okända, och både mål och lösning utvecklas under resans gång. Det finns ofta många aktörer, beroenden och en hög grad av osäkerhet. Då behövs ett utforskande, iterativt arbetssätt med stegvisa leveranser, där man genom att göra och följa upp i iterationer lär sig vad som fungerar.
Komplicerade projekt kan planeras mer på förhand – komplexa projekt måste utforskas:
| Planerande arbetssätt | Utforskande arbetssätt | |
|---|---|---|
| Passar när: | Behov och lösning är kända. | Behov eller lösning måste undersökas. |
| Arbetssätt: | Fasta projektfaser. | Iterativt arbete. |
| Planering: | Projektplan i tidigt skede. | Löpande planering. |
| Förstudie: | Behov, mål och lösning definieras innan start. | Test, uppföljning och reflektion sker löpande. |
| Passar när: | Lösning är känd. Omfattning och tid är förutsägbart. | Lösningen är oklar. Otydliga externa krav. Behov av lärande. |
| Styrkor: | Ger struktur, överblick och tydlighet. | Ger flexibilitet, tempo och möjlighet till lärande. |
| Att tänka på: | Kan upplevas tung om mycket är oklart eller behöver testas först. | Kräver tydliga avstämningar för att hålla riktning. |
| Dokumentation: | Löpande enligt projektets faser. | Löpande enligt projektets faser. |
Använd projektmodellerna i andra sammanhang än projekt
Du behöver inte driva ett formellt projekt för att ha nytta av projektmodellen. Många använder delar av modellen i uppdrag, utredningar eller utvecklingsinitiativ för att:
- tydliggöra syfte och mål
- strukturera arbetet
- dokumentera vägval och beslut
- skapa spårbarhet för sig själv och andra.
Modellen är verktyg – inte krav.
Dokumentation, spårbarhet och diarieföring – varför är det viktigt?
Att dokumentera arbetet är en naturlig del av hur vi jobbar på KI. Det handlar inte om dokumentation för dokumentationens skull, utan om att:
- göra beslut och vägval begripliga i efterhand
- möjliggöra uppföljning och lärande
- säkerställa transparens och kontinuitet.
I projekt innebär det bland annat att viktiga beslut och underlag dokumenteras och diarieförs enligt gällande rutiner. I princip ska allt inom ett projet diarieföras, så länge dokumenten tillför något nytt. Stäm gärna av med utvecklingskontoret eller arkiv och registratur om ni har funderingar.
Hur hänger modeller, dokumentation och uppföljning ihop?
Projektmodellen ger struktur för hur vi arbetar.
Dokumentationen skapar spårbarhet.
Uppföljningen gör att vi kan ta tillvara resultat och erfarenheter.
Tillsammans hjälper de oss att arbeta mer genomtänkt – oavsett om det handlar om ett mindre uppdrag eller ett större utvecklingsprojekt.