Det planerande arbetssättet – steg för steg

I förberedelsefasen skapas förutsättningar för att genomföra rätt projekt. Här ryms både idéarbete, förstudie och övergripande planering.

Syfte

Att säkerställa att projektet är rätt satsning, har tydlig inriktning och är redo att genomföras. 

Detta görs i fasen:

• Identifiera och beskriva behov eller problem
• Ta fram och avgränsa en projektidé
• Genomföra förstudie för att bekräfta behov, mål och möjliga lösningar
• Ta fram beslutsunderlag, budgetram och inriktning
• Fastställa projektets ramar och organisation

Frågor att ta ställning till:

• Vad ska projektet åstadkomma och varför?
• Vilka alternativ finns och vilka nyttor kan uppnås?
• Vad kommer projektet att kosta på en övergripande nivå?
• Är projektet redo att starta?

Beslut

Beslut om att starta projektet och gå vidare till genomförande.

Stöd från utvecklingskontoret

Rådgivning, metodstöd och kvalitetssäkring av beslutsunderlag.
 

I förberedelsefasen används olika dokument beroende på behov och inriktning. Alla projekt behöver inte alla dokument eller alla rubriker – välj det som ger stöd i ditt sammanhang.

• Idékort – Används som ett första steg för att testa en idé. Kan stämmas av med Utvecklingskontoret för att se hur idén förhåller sig till andra initiativ.
• Idé+förstudiedirektiv - Innehåller mer information än idékortet och beskriver varför en förstudie ska genomföras.  Kan användas vid ansökan om utvecklingsmedel.
• Förstudierapport - Visar resultatet av förstudien och används som beslutsunderlag inför fortsatt arbete eller vid ansökan om utvecklingsmedel.   

Dokumenten är stöd för att tänka efter före och fatta välgrundade beslut – inte checklistor som måste följas i alla lägen.

Du hittar malldokument på sidan med dokument kopplat till det planerande arbetssättet.

I genomförandefasen planeras och genomförs projektets arbete i praktiken.

Syfte

Att genomföra projektet enligt beslutad inriktning och nå uppsatta mål.

Detta görs i fasen

• Ta fram detaljerad projektplan
• Genomföra planerade aktiviteter
• Följa upp tid, kostnad, kvalitet och risker
• Rapportera status och hantera beslut löpande

Frågor att ta ställning till

• Hur ska målen uppnås i praktiken?
• Hur följs arbetet upp och rapporteras?
• Vilka risker behöver hanteras?

Beslut

Beslut om fortsatt genomförande vid behov.

Stöd från utvecklingskontoret

Stöd i planering, uppföljning och hantering av risker och vägval.
 

Nedan visas exempel på dokument som används under genomförandefasen. Alla projekt behöver inte alla dokument.

• Projektdirektiv - Överenskommelse mellan beställaren och projektledaren som anger ramar för projektet och används som styrande dokument under genomförandet.  
• Projektplan - Skrivs av projektledaren och beskriver hur projektet ska genomföras. Dokumentet skapar en samsyn och gemensamma förväntningar.
• Beslutslogg och beslutsunderlag - Inför styr- och referensgruppsmöten skickas beslutsunderlag för att grupperna ska kunna förbereda sig. Tagna besluts dokumenteras i en beslutslogg. Ett mindre projekt använder förmodligen bara beslutsloggen.
• Statusrapporter - Presenteras och delas med styr- och referensgrupp, vanligtvis månadsvis. Utvecklingsprojekt delar statusrapporten med utvecklingskontoret varje månad.  
• Protokoll och minnesanteckningar - Från styrgruppsmöten skrivs protokoll, och från referensgruppsmöten skrivs minnesanteckningar.
• Överlämningsmaterial - Projektledaren ansvarar för överlämningsmaterialet, i samråd med mottagande part. Materialet ska innehålla allt som krävs för att förvaltningen ska kunna ta emot projektet. 

På Sharepoint finns mallar för dokument kopplat till det planerande arbetssättet.

I avslutsfasen avslutas projektets arbete och resultatet lämnas över till mottagande verksamhet.

Syfte

Att säkerställa att projektets resultat tas om hand, kan användas i verksamheten och att projektet avslutas på ett ordnat sätt.

Detta görs i fasen

• Sammanställa projektets resultat och leveranser
• Utvärdera projektets genomförande
• Planera och genomföra överlämning till mottagande part
• Dokumentera lärdomar och erfarenheter

Frågor att ta ställning till

Vad har projektet levererat i förhållande till mål och inriktning?

• Vad ska lämnas över, till vem och på vilket sätt?
• Finns det kvarstående aktiviteter eller ansvar efter projektets slut?
• Vilka lärdomar är viktiga att ta med vidare?

Beslut

Beslut om att avsluta och stänga projektet.

Stöd från Utvecklingskontoret

Stöd i avslut, överlämning och dokumentation av erfarenheter.

• Utvärdering - Inför projektavslut görs en utvärdering för att lära vad som gjorts bra och vad som kan göras bättre till nästa gång. Resultatet av utvärderingen kan vara en del av slutrapporten.
• Slutrapport – Skrivs av projektledaren och beskriver projektets genomförande och avgörande händelser. Lämnas till beställare och utvecklingskontoret.
• Överlämningsmaterial – Det underlag som krävs för att mottagande verksamhet eller förvaltning ska kunna ta över resultatet.

Malldokument finns att ladda ner på sidan med dokument kopplat till det planerande arbetssättet.

I uppföljningsfasen följs projektets långsiktiga resultat och effekter upp.

Syfte

Att säkerställa att nyttor realiseras och att erfarenheter tas tillvara.

Detta görs i fasen

• Följa upp effekter och nyttor över tid
• Identifiera kvarvarande eller nya behov
• Sammanställa lärdomar och rekommendationer

Frågor att ta ställning till

• Vilka effekter har uppnåtts?
• Hur har verksamheten påverkats?
• Vad kan göras bättre nästa gång?

Beslut

Beslut om eventuella åtgärder, fortsatt uppföljning eller avslut av uppföljningen.

Stöd från Utvecklingskontoret

Stöd i effektuppföljning och erfarenhetsåterföring.

• Uppföljning av effekthemtagning – Genomförs av mottagaren, för att fastställa till vilken grad effektmålen uppnåtts. 

Uppföljningen stöttas av utvecklingskontoret och ska också identifiera eventuella problem och förbättringspotential och rekommendera åtgärder.

Mall för uppföljning finns på Sharepoint-sidan med dokument kopplat till det planerande arbetssättet.