Riktlinjer för nyhetsbrev på KI

Den är viktig för dig som är ansvarig för ett nyhetsbrev eller planerar att skapa ett att veta hur nyhetsbrev fungerar på KI. Här hittar du också länkar till interna nyhetsbrev.

När är ett nyhetsbrev rätt kanal?

Flera kanaler för intern kommunikation finns att använda. Dessa kan vara medarbetarportalen, nyhetsbrev, periodisk e-post inom grupper och möten. Det är viktigt att du har klart för dig varför ditt nyhetsbrev behövs i relation till dessa andra kanaler.
Innan du startar ett nyhetsbrev bör du svara på dessa frågor: 

  • Vilka mål har vi med att skicka ett nyhetsbrev? Hur kan vi uppnå dessa mål? Är ett nyhetsbrev rätt kanal?
  • Vem är mottagaren för nyhetsbrevet?
  • Varför ska mottagaren läsa vårt nyhetsbrev?
  • Vem har det övergripande ansvaret för nyhetsbrevet?
  • Vem planerar utskick och innehåll?
  • Vem producerar text- och bildinnehåll

Vilket verktyg ska jag använda?

Ett nyhetsbrev är en regelbunden publikation distribuerad via epost. Den kan göras som ett vanligt e-post i Outlook, vara en bilaga i Word eller PDF eller skapas i ett verktyg avsett för just nyhetsbrev. Fördelen med ett verktyg är bland annat att du lätt kan skapa ett snyggt utskick med bilder, rubriker och länkar, och att verktyget håller reda på prenumeranter och statistik. Många av våra generella tips gäller oavsett kanal, så ta gärna del av dem även om du väljer en annan lösning för dina nyhetsbrev.
Postman från företaget Paloma är det nyhetsbrevsverktyg som kommunikationsavdelningen kommer att erbjuda support för. Du beställer det genom att kontakta Paloma: support@paloma.se

Så skriver du ett bra nyhetsbrev

Ett bra nyhetsbrev är överskådligt, lättläst, har bra rubriker och följer KI:s grafiska profil (som du hittar här). Använd KI:s mall för nyhetsbrev. Har du inte den, fråga huvudredaktören på din institution.
Ett nyhetsbrev ska helst inte innehålla unik information, det vill säga information som inte går att hitta någon annanstans på webben. Det behöver därför finnas korrekt information på webben att länka till. För att skriva ett bra nyhetsbrev behöver du därför oftast börja arbetet med att uppdatera informationen på eller skapa de webbsidor du kommer att länka till.

Ett bra nyhetsbrev ska:

  • Vara lättläst, kortfattat och tydligt
  • Innehålla nyheter
  • Vara relevant för mottagaren
  • Ta upp det viktigaste för läsaren, inte hela nyheten
  • Inte innehålla unikt innehåll (behöver alltså inte sparas)
  • Hänvisa till fördjupning
  • Erbjuda möjligheten att avregistrera sig
  • Följa KI:s grafiska profil

Checklista för varje nyhetsbrev

En vanlig ambition är att skicka nyhetsbrev med jämna mellanrum. Det viktigaste för mottagaren är emellertid att få nyheterna medan de fortfarande är nya. Skicka därför gärna brevet när det finns något att säga, även om det leder till olika långa brev eller ojämn utskicksfrekvens. Använd denna checklista inför varje utskick:

  • Vad är nytt inom mitt område?
  • Vad behöver min målgrupp veta för att fortsatt kunna göra ett bra jobb?
  • Vilka frågor får jag från verksamheten? De kan vara uppslag till nyhetsbrevet.
  • Brukar jag skriva långa mejl om vissa ämnen? Är det kanske för att målgruppen behöver information om detta?
  • Finns information på webben som redan svarar på användarnas frågor? Behöver denna info uppdateras? Kan jag påminna om att den informationen finns/har uppdaterats?

Anvisningar för nyhetsbrev på KI