Rapportera incidenter
Har du varit med om olycksfall, sjukdom, sett eller varit med om en avvikande situation eller upplever att universitetet brister i sina rutiner kring arbetsmiljö, säkerhet eller miljö, ska du göra en så kallad incident- och avvikelserapportering i IA-systemet. IA-systemet är ett webbaserat systemstöd för risk-, incident- och avvikelserapportering som hjälper oss att systematiskt utveckla KI som arbetsplats. Därför är det viktigt att du rapporterar det som hänt.
I inloggat läge hittar du inloggningsuppgifter samt mer information för att komma igång med appen IA - Avvikelser i arbetsmiljön.
Kom ihåg, om det är möjligt:
- att i första hand alltid kontakta din chef och/eller skyddsombud när något händer, och gärna rapportera in händelsen tillsammans. Vid allvarliga händelser ska alltid chef kontaktas, läs mer här.
- ange plats eller situation så att ärendet kan följas upp och skapa underlag för utveckling och förbättring av arbetsmiljön.
- om detta inte är möjligt för dig kan du rapportera anonymt.
Vad är viktigt att rapportera
Alla avvikelser inom arbetsmiljö ska registreras i IA-systemet som är ett webbaserat systemstöd för risk-, incident- och avvikelserapportering. Om du till exempel har skadat dig, eller upplever att universitetet brister i sina rutiner kring arbetsmiljö eller säkerhet, ska du göra en så kallad incident- och avvikelserapportering i IA-systemet.
Vilka får information om händelsen?
Närmaste chef, prefekt/motsvarande, utredare i studentärenden och skyddsombud kan få information om händelsen.
Rapporteringar gällande anställda går i första hand till närmsta chef som har arbetsmiljöansvaret och som ska se till att ärendet hanteras och att åtgärder vidtas för att förhindra att ytterligare personer drabbas av samma skada eller tillbud.
Arbetsskador och tillbud
En oönskad händelse som hade kunnat leda till ohälsa eller olycksfall men som slutade väl. Alternativt att något av nedanstående höll på att inträffa.
Till exempel:
- Ventilerade arbetsplatser (dragskåp) vars larmfunktion inte fungerar har använts under en längre tid – detta kan ha lett till att personal exponerats för farliga ämnen.
- Hantering av djurburar och spån som innehåller farliga ämnen har ej märkts upp vilket leder till att personalen som tömmer/diskar burarna exponeras för farliga ämnen.
- Kontroll av nödutrustning (ögondusch, brandsläckare, m m ) har ej genomförts.
- Avfallshantering – farligt avfall är felmärkt, felpaketerat eller felplacerat.
- Otillåten transport av omärkta vetenskapliga prover på pendelbussen.
- Medarbetare följer inte hanteringsinstruktioner/säkerhetsrutiner.
- Riskbedömningar saknas för laborativt arbete.
- Medarbetare/studenter använder inte personlig skyddsutrustning.
- Instrument/verktyg används på ett sätt som innebär risk för personskada.
- Bristande tillgänglighet.
- Kränkningar, mobbing, trakasserier eller liknande som kan leda till ohälsa.
Oönskad händelse som leder till skada, dödsfall eller sjukdom.
- halkade och bröt armen
- skada på grund av spill av frätande kemikalier
- stick- eller skärskada.
- stick- eller skärskada
- bitskador
- smitta vid utlandstjänstgöring
Olycksfall/dödsolycka som sker på väg till eller från arbetet under resan mellan bostaden och arbetsplatsen.
Sjukdom som kan uppkomma eller försämras till följd av arbetet eller arbetsförhållandena. Sannolikt beror på skadlig inverkan i arbetet under längre tid.
- Smärta i nacke/axlar/rygg p.g.a. ensidig eller tung belastning.
- Allergi p.g.a. exponering av farliga ämnen på arbetsplatsen.
- För hög arbetsbelastning.
- Mobbing, trakasserier och diskriminering som lett till ohälsa.
Egendom, säkerhet och miljö
Händelser som påverkar eller riskerar att påverka miljön och säkerheten. Allt som händer kopplat till egendom och säkerhet ska rapporteras. Vid fastighetsrelaterade fel i husen på KI:s campus gör felanmälan.
- Brand- och utrymningssäkerhet t.ex. vid utrymningsövning nödutgång är blockerad, personer stannar kvar i lokaler vid brandutrymningsövning.
- Personsäkerhet t.ex. hot av en besökande på campus.
- Aktivism t.ex. aktivister blockerar ingången till en KI-byggnad.
- Inbrott, inbrottsförsök.
- Stöld, stöldförsök.
- Driftstörning.
- Fastighetsskada t.ex. klotter, skadegörelse.
- Falsklarm.
- Miljöskada, -händelse t.ex. utsläpp av farliga kemikalier.
- Bristande kunskap om KI:s avfallsregler gör att kemikalier hälls ut i avloppet.
- Läckage/risk för läckage av kemikalier/farliga ämnen till avlopp/miljö.
Diskriminering, kränkningar, trakasserier och sexuella trakasserier
Du bör i första hand kontakta en chef i din närhet, HR på din institution eller någon annan du har förtroende för när det handlar om att rapportera inom det här området.
Vid KI råder nolltolerans mot diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkningar och vi behöver och ska agera i ett så tidigt skede som möjligt. När en chef eller annan arbetsgivarföreträdare får kännedom om dessa händelser är vi som arbetsgivare, i första hand närmaste chef, skyldiga enligt lag att agera och utreda händelserna.
Mer om hur du går du tillväga, var du kan få stöd och vad som händer med informationen.
Intern rapportering i IA-systemet
Rapportera gärna gemensamt; chef, medarbetare och skyddsombud. Rapportering i IA-systemet går direkt till närmaste chef och görs vanligtvis under processens gång. Att rapportera kan utgöra ett stöd för att klargöra och förtydliga vad som hänt, när det hänt och är en möjlighet att dokumentera under ärendets gång. Det ger även möjlighet till lärande och utveckling av verksamheten.
I en utredning av trakasserier, sexuella trakasserier eller kränkande särbehandling går det inte att vara anonym. För att processen ska kunna vara rättssäker för alla parter behöver den som kritiseras ha möjlighet att bemöta anklagelser. I utredningsprocessen klargörs fakta kring vad som hänt.
Självklart finns det ändå möjlighet att påtala problem anonymt. Arbetsgivaren är skyldig att undersöka och förebygga risker i arbetsmiljön även vid en anonym anmälan. Däremot blir arbetsgivarens förutsättningar för att säkerställa arbetsmiljön och arbeta framåtriktat begränsad om medarbetare inte träder fram med sin kritik.
Arbetsgivaren har ansvar för att förebygga, utreda och åtgärda. Det är därför viktigt att trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling kommer till arbetsgivarens kännedom. Här hittar du som är utsatt stöd innan, under och efter processen.
Rapportera anonymt (centralt)
Om du av någon anledning inte kan framföra information om arbetsmiljöbrister och avvikelser du upplevt eller observerat, direkt till närmaste chef eller någon annan ansvarig finns möjligheten att anonymt rapportera och beskriva händelser eller nära-på händelser.
Det är bra att känna till att det är svårt att agera på anonymt rapporterade händelser och att KI understryker vikten av att i första hand direkt påtala brister i arbetsmiljön för att kunna hantera och lösa dem direkt.
Rapportera anonymt utan inloggning i IA-systemet.
Visselblåsarfunktion
Genom att använda kanalen för visselblåsning kan medarbetare i ett arbetsrelaterat sammanhang rapportera missförhållanden som är så allvarliga att allmänheten har ett intresse av att de kommer fram och upphör.
Informationssäkerhetsincident
Rapportera alla informationssäkerhets- och personuppgiftsincidenter. En incident kan bestå av ett IT-angrepp där information; exempelvis personuppgifter läcker, förloras eller förvanskas:
- felaktig, olovlig eller skadlig hantering av information som kan innebära negativ påverkan för KI.
- information som kommit i orätta händer.
- stöld av utrustning eller fysiska dokument innehållande känslig information.
- dataintrång.
Chef eller skyddsombud? Så använder du IA-systemet
Nedan finns ett urval av manualer för att hjälpa dig att förstå och använda IA-systemet på ett effektivt sätt. Materialet tillhandahålls av AFA försäkringar vilket garanterar att materialet uppdateras när uppdateringar görs i systemet.
Behörighetsblanketten skickas till: ufs-systemforvaltning@ki.se dit du också kan vända dig för support avseende IA-systemet.
E-learning för chefer med interaktiva övningar och quiz på:
Hitta händelser i händelselistan.
Anmäl händelser till Försäkringskassan, AFA, Arbetsmiljöverket.
Support
Har du frågor om hur du hanterar IA-systemet kontakta: ufs-systemforvaltning@ki.se
Behörighetsblankett
IA appkonto
Medarbetare och studenter kan även ladda ner IA-appen. För detta krävs att du först loggar in på medarbetarportalen. Scrolla sedan ned på denna sida. Där hittar du ett generiskt användarnamn och lösenord till KI:s app-konto i IA-systemet. Följ sedan instruktionerna i appen.
Kom ihåg att det inte är samma användarnamn och lösenord till appen som till webbversionen och att du enbart kan rapportera IN i appen. Inte utreda eller åtgärda.
Lycka till!
Mer information för inloggade medarbetare
Det finns mer information för dig som arbetar i följande grupper
- All KI staff