Rapportera incidenter

Alla vid KI är skyldig att rapportera incidenter!

Första gången du rapporterar ombedes du bekräfta dina användaruppgifter i IA-systemet. Ändra inte användarnamnet som skapas! Sedan kommer du att styras om till KI:s inloggningsportal (SSO). Ange användarnamn och lösenord till din KI-dator/konto. 

Vad kan jag rapportera i IA-systemet?
 

Tillbud: Händelse som kunnat orsaka skada eller sjukdom.

Olycksfall: Plötslig/oförutsedd händelse som orsakade skada/ohälsa.

Färdolycksfall: Olycksfall som sker på väg till/från arbetet/studierna.

Arbetssjukdom: Insjuknande eller diagnos som kan härledas till arbetsuppgift/studier.

Miljö: Händelse som riskerar skada på miljön/naturen.

Egendom/Säkerhet: Händelse som orsakat skada på egendom/fastighet eller som upplevts som direkt/indirekt hotande och/eller förstörande.

Kränkningar/Diskriminering: Attack mot integritet (kränkningar); Upprepade negativa handlingar (mobbing); Orättvis behandling (enl. Diskrimineringslagen). Läs gärna mera om detta längre ned på sidan innan du rapporterar.

Vad kan jag inte rapportera i IA-systemet?
 

Rapportera anonymt: Det går inte att rapportera anonymt av utredningsrättsliga skäl. Vill du rapportera anonymt får du göra detta utanför systemet. Var medveten om att anonyma händelser inte går att utreda.

Visselblåsa: Länk till sida om visselblåsarfunktionen

Rapportera informationssäkerhets- eller personuppgiftsincident: Länk till sida om informationssäkerhet

Felanmäla: Felanmälan görs ofta direkt till fastighetsägaren eller av denne utsedda servicefunktion där felet uppstått. En felanmälan handlar ofta om mindre allvarliga tekniska fel/brister där det inte råder någon risk för att felet kan orsaka olycka eller allvarligt tillbud. Länk till sida för var du kan felanmäla.

Studenter på grund- och avancerad nivå kan rapportera direkt i systemet. Men vi ser helst att Ni först tar del av informationen på webben Student på KI före inrapporteringen. 

Chef, HR, Skyddsombud eller du som har fått en uppgift i IA-systemet och ska utreda, åtgärda, anmäla eller följa upp en rapporterad incident hittar allt du behöver veta på vår IA-sida i SharePoint. Länk till sida i sharepoint

Där hittar du steg-för-steg instruktioner, filmer och expertstöd vid knepiga ärenden och systemfrågor

Du behöver logga in mot Microsoft 365 med din ki-mejl och lösenord för att kunna nå denna sida. 

https://www.office.com 

När du öppnar sidan:

1. Klicka på ”Logga in”
2. Logga in med ditt KI‑användar-ID / KI‑e‑postadress
3. Bekräfta inloggningen med tvåstegsverifiering (Microsoft Authenticator)

Jag behöver hjälp i systemet

Det kan handla om inloggningsproblem, behörigheter eller buggar/fel i systemet. Här ska du anmäla ett ärende genom att mejla till payroll@ki.se: Märk alltid ärendet "IA-systemet". 

Jag behöver hjälp med att rapportera eller hantera ett ärende

Kontakta i första hand utsedda handläggare vid din institution (ofta lokal HR). De kan förklara hur de olika modulerna/flikarna i systemet fungerar, hur man ska hantera t ex fördolycksfall eller skador som uppstår i annat land samt hur man avslutar ett ärende. De kan även vara behjälplig med anmälan till Försäkringskassan och ansökan om ersättning via AfA försäkring eller Kammarkollegiet.

Jag behöver hjälp med att utreda eller bedöma allvarlig/komplicerad händelse

Kan inte lokal handläggare, eller din HR-administratör, hjälpa dig kan du i andra hand kontakta Patrik Emanuelsson, GVS | HR-avdelningen | Arbetsrätt och arbetsmiljö. 
Det kan handla om att bedöma allvarlighetsgrad, om hur man anmäler till Arbetsmiljöverket eller om arbetsmiljöansvar och tolkningar av lagar och interna regler. 

1. En mejlnotis går nu till din närmaste chef som utses till "Händelseansvarig" i systemet. Per default går även notis till utsedda IA-handläggare inom din institution och till av KI utsedda superusers i systemet. Per default får även skyddsombud en notis om händelser inom sitt skyddsområde, dock utan personuppgifter. För att skyddsombudet ska få tillgång till personuppgifter, och därmed kunna stödja dig i ärendet, behöver du aktivt välja att lägga till skyddsombudet vid rapporteringen.
    
2. Har du valt "Begränsad åtkomst" vid rapportering ( t ex vid kränkningar eller diskriminering) kan enbart din närmaste chef se ärendet. I dessa fall har varken skyddsombud, handläggare eller annan person tillgång till ärendet.
    
3. Händelseansvarig ska nu bedöma ärendets allvarlighetsgrad och vid allvarligt tillbud/olycka anmäla händelsen till Arbetsmiljöverket. Vid personskada ska händelseansvarig/arbetsgivaren även se till att detta anmäls till Försäkringskassan. Det gäller även du som drabbat göra genom att gå in på Försäkringskassans hemsida. Dessa två uppgifter samkörs sedan för att kunna bekräfta rätt till eventuell ersättning.
    
4. Händelseansvarig ska sedan se till att händelsen utreds, att förebyggande åtgärder vidtas och följs upp. Händelseansvarig kan delegera detta till behöriga inom sitt ansvarsområde. 
    
5. När alla åtgärder är klarmarkerade får du en bekräftelse på att ärendet är klart och arkiverat.
    
6. Har du behov av att se exakt vad du skickat, in i efterhand, kan du kontakta lokal IA-handläggare/närmats chef.

Då systemet inte per automatik skickar notiser till dig under utredning och uppföljning bör du stämma av med närmaste chef ifall ingen feedback kommer. Anser du att händelsen inte hanteras korrekt eller adekvat bör du föra en dialog med din närmaste chef. Går inte detta kontakta ditt lokala eller centrala skyddsombud, alternativt ditt lokala HR-stöd. 

En oönskad händelse som hade kunnat leda till ohälsa eller olycksfall men som slutade väl. Alternativt att något av nedanstående höll på att inträffa. 

Till exempel:

• Ventilerade arbetsplatser (dragskåp) vars larmfunktion inte fungerar har använts under en längre tid – detta kan ha lett till att personal exponerats för farliga ämnen.
• Hantering av djurburar och spån som innehåller farliga ämnen har ej märkts upp vilket leder till att personalen som tömmer/diskar burarna exponeras för farliga ämnen.
• Kontroll av nödutrustning (ögondusch, brandsläckare, m m ) har ej genomförts.
• Avfallshantering – farligt avfall är felmärkt, felpaketerat eller felplacerat.
• Otillåten transport av omärkta vetenskapliga prover på pendelbussen.
• Medarbetare följer inte hanteringsinstruktioner/säkerhetsrutiner.
• Riskbedömningar saknas för laborativt arbete.
• Medarbetare/studenter använder inte personlig skyddsutrustning.
• Instrument/verktyg används på ett sätt som innebär risk för personskada.
• Bristande tillgänglighet.
• Kränkningar, mobbing, trakasserier eller liknande som kan leda till ohälsa.

Oönskad händelse som leder till skada, dödsfall eller sjukdom.

• halkade och bröt armen
• skada på grund av spill av frätande kemikalier
• stick- eller skärskada.
• bitskador
• smitta vid utlandstjänstgöring

Olycksfall/dödsolycka som sker på väg till eller från arbetet under resan mellan bostaden och arbetsplatsen.

• ramlar/krockar med cykel
• skadar mig på bussen, tunnebanan, tåget
• halkar på isfläck och skadar mig

Sjukdom som kan uppkomma eller försämras till följd av arbetet eller arbetsförhållandena. Sannolikt beror på skadlig inverkan i arbetet under längre tid.

• Smärta i nacke/axlar/rygg p.g.a. ensidig eller tung belastning.
• Allergi p.g.a. exponering av farliga ämnen på arbetsplatsen.
• För hög arbetsbelastning.
• Mobbing, trakasserier och diskriminering som lett till ohälsa.

Miljö är händelser kopplade till skadlig påverkan på miljö/hållbarhet, till exempel

• Spill, läckage, utsläpp
• Felaktig källsortering, återvinning etc. 

Händelser som kan kopplas till vår fysiska och psykiska säkerhet och som skulle kunna leda till ohälsa om åtgärder inte vidtas, till exempel

• Stöld, inbrott
• Obehöriga, behörigheter/accesser
• Hot, våld
• Fel på skalskydd/lås/dörrar
• Sabbotage, skadegörelse
• Kraftiga avvikelser i värme/kyla/fukt på arbetsplatsen
• Felaktiga luftflöden

Du bör i första hand kontakta en chef i din närhet, HR på din institution eller någon annan du har förtroende för när det handlar om att rapportera inom det här området. Komihåg att det inte går att rapportera anonymt i IA-systemet. Vill du vara helt anonym går det bra att göra detta utanför systemet via mejl eller brev till arbetsgivaren.

Vid KI råder nolltolerans mot diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkningar och vi behöver och ska agera i ett så tidigt skede som möjligt. När en chef eller annan arbetsgivarföreträdare får kännedom om dessa händelser är vi som arbetsgivare, i första hand närmaste chef, skyldiga enligt lag att agera och utreda händelserna. Läs gärna mera om detta innan du rapporterar: https://medarbetare.ki.se/vart-ki/ki-pa-lika-villkor/hit-kan-du-vanda-dig-om-du-ar-utsatt

Till exempel

• Kränkning är ett angrepp mot någons person, frihet, frid eller ära och anses vara en attack mot någons integritet
• Mobbing innebär upprepade kränkningar över tid, där en person systematiskt utsätts för negativa handlingar av en eller flera individer
• Diskriminering är när någon behandlas sämre än någon annan i en jämförbar situation på grund av någon av de skyddade diskrimineringsgrunderna

Skyddsombud och handläggare är specifika roller i IA-systemet med behörighet att kunna ta dela av händelser inom sitt skyddsområde eller sin institution.

För att få denna utökade behörighet måste du ansöka om denna roll i IDAC.

1. Gå till denna sida och Logga in i IDAC
    
2. Ny sida öppnas. Klicka på Request access
   1. Ange orsak: Ny som skyddsombud/Ny som handläggare
   2. Tidsperiod: Sätt 3 år för skyddsombud och 1 år för handläggare
   3. Sök: IA
   4. System:IA
       
3. Nu kommer sju olika alternativ upp
   1. Välj: IA Safety Representative (för skyddsombud); IA Administrator (för IA-handläggare)
   2. Add/lägg till
       
4. Nu kommer en sökruta upp.
   1. Du ska nu välja den organistoriska tillhörighet som bäst stämmer på ditt skyddsområde eller ansvarsområde
   2. Det kan vara din grupp/avdelning eller hela institutionen. Välj det som täcker in ditt skyddsområde eller ansvarsområde
   3. OK.
       
5. Nu kommer du tillbaka till startvy
    
6. Skicka/Submit
    
7. Nu går ett godkännandeflöde igång till AC och närmaste chef
    
8. När de gett OK har du automatiskt tillgång till inkomna ärenden
    
9. Gå till hemsida Rapportera incidenter och klicka på röda knappen: Rapportera/Administrera händelse
   1. Om det finns ärenden inom ditt skyddsområde/ansvarsområde ska de komma upp på startsidan under fältet:
      Mitt IA.

Tyvärr är denna information kraftigt begränsad i systemet (ännu). Du får en mejl-bekräftelse på att ärendet har IN-rapporterats och fått ett ärendenummer. Spara detta mejl. Därefter får du bara en bekräftelse när ärendet är helt klart.

Vi uppmanar alla chefer att löpande hålla den drabbade informerad, men sker inte detta begär själv feedback och status.

Behöver du en kopia på det du skickat in måste du kontakta IA-handläggare på din institution alt din närmaste chef.

Det vanligaste felet är att du inte kryssat i att utredning och alla åtgärder inte är klarmarkerade/ibockade. Alla steg måste vara klarmarkerade.

Det sista som måste klarmarkeras är under Uppföljning. Där måste du kryssa i alternativet JA på frågan: 

"Har åtgärderna haft avsedd effekt? 

Det kan många gånger vara en hypotetisk fråga som måste hanteras pragmatiskt. Du som händelseansvarig chef måste här bedöma att JA, åtgärderna bör haft avsedd effekt, även om du inte kan vara helt säker på detta.

Mera fördjupande instruktioner (bilder/filmer) etc hittar du som chef/handläggare/skyddsombud på denna utbildningssida för IA-systemet i Sharepoint (inloggning via Microsoft 365)